Trả lời nhanh: SPLA là chương trình cấp phép của Microsoft dành cho bên cung cấp dịch vụ, cho phép họ cho khách hàng bên ngoài dùng phần mềm và trả tiền theo tháng dựa trên mức sử dụng thực tế. Doanh nghiệp mua giấy phép thông thường không được cho bên thứ ba dùng, nên nhà cung cấp máy chủ hay dịch vụ ứng dụng buộc phải đi đường này.
Nếu doanh nghiệp của bạn thuê máy chủ có sẵn Windows, hoặc bán một dịch vụ chạy trên nền phần mềm Microsoft cho khách hàng bên ngoài, thì bạn đang chạm vào một vùng luật lệ mà giấy phép mua đứt thông thường không phủ tới. Bài này giải thích SPLA là gì, khi nào bắt buộc phải có, và những câu cần hỏi nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng.
Ranh giới quyết định: người dùng ở trong hay ở ngoài tổ chức
Toàn bộ câu chuyện xoay quanh một câu hỏi: người sử dụng phần mềm có thuộc tổ chức đã mua giấy phép hay không.
Giấy phép doanh nghiệp thông thường cấp cho nhân viên, nhà thầu và những người làm việc cho tổ chức. Nó không cho phép bạn dựng một dịch vụ rồi bán quyền sử dụng cho khách hàng bên ngoài.
Ví dụ cụ thể. Một công ty mua giấy phép Windows Server để chạy hệ thống nội bộ, hoàn toàn hợp lệ. Cũng công ty đó dựng máy chủ Windows rồi cho các doanh nghiệp khác thuê, đây là hoạt động cung cấp dịch vụ và giấy phép cũ không phủ tới. Đường hợp lệ cho trường hợp sau là SPLA.
Cách tính tiền và cách báo cáo
SPLA khác giấy phép mua đứt ở ba điểm cơ bản.
- Trả theo tháng. Không có khoản mua một lần. Tháng nào dùng thì trả tháng đó, ngừng dịch vụ là ngừng trả.
- Không tích lũy quyền sở hữu. Trả tiền năm năm liên tục cũng không sở hữu giấy phép nào. Đây là điểm khác biệt lớn nhất về mặt tài chính so với mua đứt.
- Tự khai báo. Bên cung cấp dịch vụ tự đếm mức sử dụng trong tháng rồi báo cáo. Đi kèm là nghĩa vụ giữ hồ sơ và chịu rà soát khi được yêu cầu.
Cách đếm tùy sản phẩm. Với hệ điều hành máy chủ thường tính theo lõi vật lý của máy đang chạy. Với các sản phẩm khác có thể tính theo người dùng. Điểm chung là đếm theo tháng cao điểm chứ không theo trung bình.
Ai bắt buộc phải dùng đường này
Bốn nhóm điển hình.
- Nhà cung cấp máy chủ và dịch vụ lưu trữ web cho khách hàng thuê máy có sẵn hệ điều hành Windows.
- Công ty bán phần mềm dạng dịch vụ chạy trên nền cơ sở dữ liệu hoặc hệ điều hành của Microsoft, nơi khách hàng dùng qua trình duyệt.
- Đơn vị cung cấp máy tính ảo từ xa cho nhân viên của công ty khác.
- Bên nhận vận hành hệ thống cho khách hàng trên hạ tầng của chính mình.
Ngược lại, nếu khách hàng tự mua giấy phép và mang sang, có những chương trình riêng cho phép việc đó với điều kiện kèm theo. Đây là chỗ cần đọc kỹ hợp đồng chứ không suy đoán.
Khách thuê máy chủ cần hỏi gì
Doanh nghiệp đi thuê nên hỏi ba câu trước khi ký.
Windows trên máy này được cấp phép theo đường nào. Nếu bên bán nói giá đã bao gồm bản quyền, hãy hỏi thêm bản quyền đó thuộc chương trình nào. Câu trả lời hợp lệ cho máy chủ thuê thường là giấy phép dành cho bên cung cấp dịch vụ.
Nếu tôi mang giấy phép của mình sang thì có được không. Có những trường hợp được, nhưng kèm điều kiện về loại giấy phép và về hạ tầng. Cần văn bản chứ không phải lời nói.
Khi có rà soát thì ai chịu trách nhiệm. Điểm này nên ghi vào hợp đồng. Rủi ro lớn nhất với bên thuê là dùng máy có phần mềm không được cấp phép đúng mà không hề biết.
Rủi ro khi làm sai
Hai loại rủi ro, và loại thứ hai thường bị xem nhẹ.
Rủi ro tài chính trực tiếp. Khi rà soát phát hiện dùng sai loại giấy phép, khoản phải trả bù thường tính lùi cho toàn bộ thời gian đã dùng, cộng thêm phần chênh lệch giữa loại đã dùng và loại đúng.
Rủi ro gián đoạn kinh doanh. Với bên bán dịch vụ, việc phải dừng cung cấp cho tới khi hoàn tất thủ tục cấp phép đúng gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với chính khoản tiền phải trả.
Cách phòng đơn giản: xác định rõ ngay từ đầu người dùng cuối là ai, rồi chọn chương trình cấp phép tương ứng. Chi phí làm đúng ngay từ đầu luôn thấp hơn chi phí sửa sau.
Đường thứ ba: thuê máy vật lý riêng
Khi bạn thuê nguyên một máy chủ vật lý dành riêng, hoặc gửi máy của mình vào trung tâm dữ liệu, tình huống trở nên rõ ràng hơn nhiều.
Lúc đó bạn cấp phép theo lõi vật lý của máy đó như với máy chủ đặt tại công ty. Quy tắc quen thuộc áp dụng: đếm toàn bộ lõi, mức tối thiểu mười sáu lõi mỗi máy, một bộ Standard cho hai máy ảo Windows.
Cần chú ý một điểm: dù bạn chỉ dùng một phần công suất máy, vẫn phải cấp phép cho toàn bộ số lõi vật lý. Điều này làm cho máy chủ thuê nhiều lõi trở nên đắt về giấy phép, và là lý do nên chọn cấu hình ít lõi xung cao khi chạy phần mềm tính tiền theo lõi.
Ranh giới quyết định, hỏi đúng một câu
| Người sử dụng phần mềm là ai | Đường cấp phép phù hợp |
|---|---|
| Nhân viên của chính tổ chức bạn | Mua theo số lượng hoặc mua thông thường |
| Khách hàng bên ngoài trả tiền để dùng dịch vụ của bạn | Đường cấp phép dành cho bên cho thuê dịch vụ |
| Công ty thành viên trong cùng tập đoàn | Tùy cấu trúc pháp nhân, phải hỏi rõ trước khi triển khai |
Câu hỏi này quyết định toàn bộ. Nhiều đơn vị cho thuê máy chủ vẫn dùng giấy phép mua thông thường cho khách hàng của mình, và đó là chỗ sai bị phát hiện khi có đợt kiểm tra.
Khách thuê máy chủ nên hỏi gì
- Giấy phép hệ điều hành trên máy tôi thuê thuộc về ai? Câu trả lời phải rõ ràng, không được là chúng tôi lo hết mà không nói cụ thể.
- Nếu tôi tự mang giấy phép của mình sang thì có được không? Có những loại giấy phép cho phép, có loại không. Hỏi trước khi mua.
- Hóa đơn có ghi rõ phần phí bản quyền không? Đây là thứ bạn cần khi giải trình với bộ phận kế toán và khi có đợt kiểm tra.
- Nếu tôi tăng số nhân xử lý thì phí bản quyền đổi thế nào? Cách tính thường theo cấu hình, nên biết trước để không bất ngờ.
Rủi ro khi làm sai và cách tự kiểm
# Rui ro khong chi la tien phat. Con co:# - phai mua bu toan bo phan thieu theo don gia tai thoi diem kiem tra# - gian doan dich vu neu phai go phan mem xuong# - anh huong toi ho so nang luc khi tham gia dau thau # Tu kiem moi quy, lam trong mot buoi:# 1. Liet ke moi may ao dang chay he dieu hanh co ban quyen# 2. Doi chieu voi so giay phep dang giu# 3. Voi moi may, ghi ro nguoi dung cuoi la noi bo hay khach ngoai# 4. May nao phuc vu khach ngoai ma dung giay phep noi bo: xu ly ngay # Luu ho so cua tung quy, khong ghi de len ban cu.# Khi co dot kiem tra, lich su tu kiem la bang chung ban lam nghiem tuc.Đường thứ ba khi hai đường trên đều vướng
Nếu mô hình kinh doanh của bạn khiến cả hai đường đều phức tạp, hãy xem hướng cho khách thuê máy vật lý riêng và tự họ mang giấy phép của mình sang. Khi đó ranh giới trách nhiệm rõ ràng: bạn cung cấp phần cứng và đường truyền, khách tự chịu phần phần mềm. Cách này giảm rủi ro cho bên cho thuê nhưng cũng giảm phần dịch vụ bạn bán được, nên đây là quyết định về mô hình kinh doanh chứ không chỉ về giấy phép.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp bình thường có cần quan tâm tới SPLA không
Chỉ cần nếu bạn cho người ngoài tổ chức dùng phần mềm. Công ty chỉ chạy hệ thống nội bộ cho nhân viên thì mua giấy phép doanh nghiệp thông thường là đủ, không liên quan tới chương trình này.
Thuê máy chủ đã bao gồm Windows thì tôi có phải mua thêm gì không
Nếu nhà cung cấp cấp phép đúng theo chương trình dành cho bên cung cấp dịch vụ, bạn không phải mua thêm giấy phép hệ điều hành. Nhưng các phần mềm khác bạn tự cài lên máy đó vẫn cần giấy phép riêng của bạn.
Trả tiền theo tháng nhiều năm có được đổi thành sở hữu không
Không. Đây là mô hình thuê quyền sử dụng, dừng trả là dừng quyền. Nếu dự định dùng lâu dài và ổn định cho nội bộ, mua đứt thường rẻ hơn tính trên vòng đời.
Ai chịu trách nhiệm báo cáo số lượng
Bên cung cấp dịch vụ, tức là bên ký hợp đồng với Microsoft. Họ tự đếm và báo cáo hằng tháng, đồng thời phải giữ hồ sơ đủ để đối chiếu khi bị yêu cầu rà soát.
Dùng key bán lẻ mua trên mạng cho máy chủ thuê có sao không
Không hợp lệ, và ngoài rủi ro pháp lý còn có rủi ro key bị thu hồi. Các key bán rất rẻ trên các sàn thường là key dành cho mục đích khác hoặc key đã bị lạm dụng, và khi bị thu hồi thì hệ thống của bạn rơi vào trạng thái chưa kích hoạt.
Máy chủ ảo thuê có tính giấy phép theo lõi ảo không
Với chương trình dành cho bên cung cấp dịch vụ thì nhà cung cấp tự tính theo quy định của chương trình đó, thường dựa trên phần cứng vật lý bên dưới. Bạn không phải tính, nhưng nên xác nhận là họ có tính.
Chuyển từ máy chủ thuê về máy tự mua thì giấy phép thế nào
Nếu trước đó nhà cung cấp lo giấy phép thì bạn không sở hữu gì, phải mua mới cho máy của mình. Đây là điểm nên tính vào bài toán khi so thuê với mua: khoản trả hằng tháng không tích lũy thành tài sản.