Trả lời nhanh: Volume Licensing là hình thức mua giấy phép phần mềm theo số lượng cho tổ chức, thay vì mua từng bản lẻ. Doanh nghiệp nhận một khóa dùng chung cho nhiều máy, quản lý tập trung qua cổng của hãng, và thường được quyền cài lại khi đổi máy. Cách này rẻ hơn theo đơn vị và quan trọng hơn là dễ chứng minh khi có đợt rà soát.
Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm theo kiểu nhặt từng bản một, mỗi đợt tuyển người là mua thêm một khóa, giữ hóa đơn trong hộp thư của người mua. Đến lúc cần chứng minh toàn bộ máy trong công ty đều hợp lệ thì không ai dựng lại được bức tranh. Volume Licensing giải quyết cả bài toán giá lẫn bài toán bằng chứng.
Ba cách mua phần mềm và khác nhau chỗ nào
Với phần mềm doanh nghiệp, cùng một sản phẩm thường có ba đường mua, giá khác nhau vì quyền khác nhau.
- Bản theo máy do nhà sản xuất cài sẵn. Rẻ nhất, nhưng giấy phép gắn chết vào máy đó. Máy hỏng bo mạch là mất giấy phép, không chuyển sang máy mới được.
- Bản hộp bán lẻ. Đắt hơn, đổi lại được phép chuyển sang máy khác khi ngừng dùng máy cũ. Phù hợp với cá nhân và nhóm rất nhỏ.
- Volume Licensing. Mua theo số lượng cho tổ chức. Được quyền chuyển máy, có khóa cài đặt dùng chung, có cổng quản lý riêng và có bản cài đặt dành cho doanh nghiệp.
Sai lầm tốn kém hay gặp là mua bản theo máy để tiết kiệm rồi ba năm sau thay máy hàng loạt, phải mua lại toàn bộ. Tính theo vòng đời năm năm, khoản chênh ban đầu thường nhỏ hơn khoản phải mua lại.
Từ bao nhiêu máy thì mua theo số lượng được
Ngưỡng thấp hơn nhiều so với suy nghĩ thông thường. Với các chương trình dành cho tổ chức phổ biến hiện nay, mức bắt đầu thường là năm giấy phép, và không bắt buộc mua cùng một sản phẩm cho đủ số đó.
Nghĩa là một công ty mười người hoàn toàn có thể mua theo đường này. Điều kiện thực tế không phải quy mô mà là doanh nghiệp phải có pháp nhân và mua qua một đơn vị phân phối được ủy quyền, vì hợp đồng ký với tổ chức chứ không với cá nhân.
Một số dòng sản phẩm còn có mức giá riêng cho tổ chức giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận, thấp hơn đáng kể so với mức thương mại. Nếu đơn vị của bạn thuộc nhóm này, hãy hỏi rõ trước khi mua theo giá thường.
Kích hoạt tập trung, phần lợi ít người biết
Với số lượng máy lớn, việc từng máy tự gọi ra máy chủ của hãng để kích hoạt vừa phiền vừa khó kiểm soát. Volume Licensing cho phép dựng một dịch vụ kích hoạt ngay trong mạng nội bộ.
Cách hoạt động ngắn gọn: một máy chủ trong công ty giữ khóa, các máy trạm hỏi máy chủ đó để được kích hoạt, và tự động gia hạn theo chu kỳ khi còn nằm trong mạng. Máy mới cài xong là hợp lệ ngay, không cần nhập khóa thủ công.
Lợi ích kèm theo là quản trị viên nhìn được số máy đang kích hoạt qua dịch vụ này, tức là có ngay một con số đối chiếu với số giấy phép đã mua. Đó là thứ mà cách mua lẻ không bao giờ cho bạn.
Quản lý hồ sơ giấy phép cho đúng
Khi có đợt rà soát, thứ được hỏi không phải là phần mềm có chạy được không mà là bằng chứng mua hợp lệ. Bộ hồ sơ tối thiểu nên có bốn thứ.
- Hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng đứng tên pháp nhân doanh nghiệp.
- Hóa đơn tài chính khớp với đơn hàng đó.
- Ảnh chụp hoặc bản kết xuất từ cổng quản lý giấy phép, thể hiện số lượng đang sở hữu.
- Bản kiểm kê máy đang cài, đối chiếu với số lượng trên.
Nên giao việc giữ hồ sơ này cho một người chịu trách nhiệm và lưu ở nơi chung của công ty, không lưu trong hộp thư cá nhân. Người mua nghỉ việc mà hồ sơ đi theo là tình huống rất hay gặp.
Những chỗ dễ tính sai chi phí
Ba khoản thường bị bỏ sót khi lập dự toán.
Giấy phép truy cập máy chủ. Mua máy chủ chưa đủ, mỗi người dùng hoặc mỗi thiết bị kết nối vào còn cần giấy phép riêng. Đây là khoản bị bỏ quên nhiều nhất.
Quyền nâng cấp phiên bản. Giấy phép mua đứt cho phép dùng mãi phiên bản đã mua, nhưng không tự động cho bản mới. Nếu kế hoạch ba năm có nâng cấp, phải tính khoản mua thêm quyền này ngay từ đầu chứ không phải sau.
Máy chủ ảo. Với phần mềm tính theo lõi vật lý, việc chạy trên máy ảo không làm giảm số giấy phép cần mua, vì cách đếm dựa trên phần cứng bên dưới. Nhiều nơi tính theo số máy ảo rồi mua thiếu.
Chọn mua đứt hay thuê bao
Câu hỏi thực tế nhất khi mua bổ sung. Ba tiêu chí quyết định.
Vòng đời hệ thống. Máy chủ chạy năm tới bảy năm không đổi thì mua đứt gần như luôn rẻ hơn tính trên tổng chi phí. Phần mềm đổi phiên bản hằng năm thì thuê bao hợp lý hơn.
Dòng tiền. Mua đứt là một khoản lớn một lần. Thuê bao chia đều theo tháng hoặc năm, dễ đưa vào chi phí vận hành hơn.
Nhu cầu tính năng đám mây. Nếu doanh nghiệp cần thư điện tử, lưu trữ trực tuyến và cộng tác thì gói thuê bao đã bao gồm sẵn, mua đứt phần mềm cài máy không cho những thứ đó.
Nhiều doanh nghiệp cuối cùng chọn hướng lai: mua đứt cho máy chủ và cơ sở dữ liệu, thuê bao cho bộ ứng dụng văn phòng và thư điện tử.
Ba đường mua và khác nhau ở đâu
| Đường mua | Đặc điểm | Hợp với ai |
|---|---|---|
| Bản kèm theo máy mới | Gắn chặt với máy đó, không chuyển sang máy khác | Công ty mua máy mới đồng loạt và ít thay máy |
| Bản bán lẻ | Mua từng bản một, chuyển sang máy khác được trong giới hạn cho phép | Số lượng ít, dưới ngưỡng mua theo số lượng |
| Mua theo số lượng | Một hợp đồng, một bộ hồ sơ, kích hoạt tập trung | Từ vài chục máy trở lên, hoặc cần chứng minh tuân thủ |
Khác biệt lớn nhất không nằm ở đơn giá mà ở khâu quản lý. Hai chục bản bán lẻ nghĩa là hai chục mã sản phẩm rời rạc, và khi cần chứng minh tính hợp lệ bạn phải tìm lại từng cái.
Bộ hồ sơ giấy phép cần giữ lại
# Bo ho so can giu, cat o noi khong mat khi doi nguoi phu trach: # 1. Hoa don mua hang co ten don vi va ma so thue# 2. Xac nhan quyen su dung tu he thong quan ly cua hang# 3. Danh sach may dang su dung, cap nhat khi co may vao ra# 4. Hop dong hoac phieu bao gia da ky # Kiem tra dinh ky moi quy:# - so may thuc te co vuot so giay phep dang co khong# - may da thanh ly da duoc go khoi danh sach chua# - thoi han cua phan mua theo thue bao con bao lau # Meo: dat lich nhac truoc ngay het han 60 ngay# Gia han gap thuong dat hon va de gian doan cong viecBốn khoản hay bị tính thiếu
- Quên giấy phép truy cập máy chủ. Mua hệ điều hành máy chủ chưa đủ, mỗi người dùng hoặc thiết bị kết nối vào còn cần phần cấp phép riêng.
- Tính theo số nhân viên thay vì số máy. Hai cách tính cho ra con số rất khác nhau khi có người dùng nhiều máy hoặc nhiều người dùng chung một máy.
- Bỏ qua máy ảo. Máy ảo chạy hệ điều hành cũng cần giấy phép như máy vật lý. Đây là khoản bị quên nhiều nhất trong các đợt kiểm tra.
- So bản mua đứt với bản thuê bao chỉ trong một năm. Hãy so trong ba tới năm năm và cộng cả chi phí nâng cấp giữa chừng.
Câu hỏi thường gặp
Volume Licensing có rẻ hơn nhiều so với mua lẻ không
Chiết khấu theo đơn vị thường không quá lớn ở số lượng nhỏ. Khoản tiết kiệm thật đến từ quyền chuyển máy khi thay thiết bị, từ việc không phải mua lại khi đổi máy, và từ chi phí quản trị giảm nhờ kích hoạt tập trung.
Doanh nghiệp nhỏ mua theo cách này có phức tạp không
Không, phần việc phức tạp nằm ở phía đơn vị phân phối. Doanh nghiệp cung cấp thông tin pháp nhân, chọn sản phẩm và số lượng, sau đó nhận tài khoản truy cập cổng quản lý. Thời gian xử lý thường tính bằng ngày làm việc.
Khóa dùng chung có bị lộ ra ngoài không
Có rủi ro nếu phát khóa cho từng nhân viên. Cách đúng là không phát khóa cho người dùng cuối mà dựng dịch vụ kích hoạt nội bộ, để máy trạm tự lấy quyền kích hoạt khi nằm trong mạng công ty và tự hết hiệu lực khi rời mạng quá lâu.
Giấy phép mua rồi có dùng được vĩnh viễn không
Tùy loại. Giấy phép mua đứt cho phép dùng phiên bản đã mua không giới hạn thời gian. Giấy phép thuê bao chỉ hợp lệ trong thời hạn còn hiệu lực, hết hạn là phải gia hạn. Cần hỏi rõ loại nào trước khi ký, vì hai loại chênh nhau nhiều về tổng chi phí dài hạn.
Giấy phép mua theo chương trình cũ có bị vô hiệu không
Không. Đó là giấy phép mua đứt, bạn giữ quyền dùng phiên bản đã mua không giới hạn thời gian. Việc chương trình ngừng nhận đơn mới chỉ ảnh hưởng tới việc mua bổ sung, không ảnh hưởng tới thứ bạn đã sở hữu.
Doanh nghiệp mười người mua theo số lượng được không
Được. Ngưỡng tối thiểu của các chương trình hiện nay vẫn ở mức thấp, thường chỉ vài giấy phép. Điều kiện thực tế là phải có pháp nhân và mua qua đơn vị được ủy quyền, vì hợp đồng ký với tổ chức chứ không với cá nhân.
Có thể nâng cấp giấy phép cũ lên phiên bản mới không
Chỉ khi bạn đã mua kèm quyền nâng cấp tại thời điểm mua giấy phép gốc. Không có quyền đó thì muốn dùng phiên bản mới phải mua giấy phép mới. Đây là lý do nên cân nhắc kỹ khoản phí nâng cấp ngay lúc mua.
Mất hồ sơ giấy phép cũ thì làm sao chứng minh
Thử ba nguồn theo thứ tự: cổng quản lý trực tuyến của chương trình, đơn vị đã bán hàng cho bạn, và sổ sách kế toán của chính công ty. Nếu không nguồn nào còn, hãy tính tới việc mua lại để đưa hệ thống về trạng thái chứng minh được.