Trả lời nhanh: Trong trang quản trị có báo cáo cho biết ai đã dùng dịch vụ nào trong ba mươi ngày qua. Ba thứ đáng tìm: giấy phép gán cho người đã nghỉ, giấy phép mua rồi chưa gán, và người giữ gói cao mà chỉ dùng phần cơ bản. Đợt rà đầu ở công ty năm mươi người thường tìm ra tiền thật.
Chi phí giấy phép là khoản cố định hằng tháng mà ít ai rà lại sau khi mua. Bài này chỉ cách dùng báo cáo có sẵn để tìm phần đang trả thừa.
- Báo cáo có sẵn trong trang quản trị, không cần công cụ gì thêm.
- Ba nhóm lãng phí: người đã nghỉ, giấy phép chưa gán, và gói quá cao.
- Xem theo dịch vụ để biết ai không dùng ứng dụng cài trên máy.
- Rà mỗi quý, và làm trước mỗi kỳ gia hạn.
- Hạ gói cần kiểm dung lượng và tính năng người đó đang dùng.
Báo cáo nằm ở đâu và có gì
Trong trang quản trị Microsoft 365, vào phần báo cáo, mục sử dụng.
Bốn nhóm báo cáo hữu ích:
- Hoạt động người dùng theo dịch vụ. Ai đã dùng Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams trong khoảng thời gian chọn.
- Kích hoạt ứng dụng. Ai đã cài và kích hoạt ứng dụng trên máy, và trên bao nhiêu thiết bị.
- Mức sử dụng dung lượng của hộp thư và OneDrive từng người.
- Tổng quan giấy phép trong phần thanh toán, cho biết đã mua bao nhiêu và đã gán bao nhiêu.
Khoảng thời gian chọn được, thường tới ba mươi hoặc chín mươi ngày. Chọn khoảng dài hơn cho kết quả đáng tin hơn, vì người nghỉ phép một tháng không phải người không dùng.
Về quyền riêng tư: có tùy chọn ẩn danh tên người dùng trong báo cáo. Một số tổ chức bật nó theo chính sách nội bộ, khi đó bạn thấy số liệu tổng nhưng không thấy tên cụ thể.
Ba nhóm lãng phí cần tìm
Một, giấy phép gán cho người đã nghỉ. Đây là nhóm dễ tìm nhất và cũng phổ biến nhất. Nguyên nhân là nhân sự và bộ phận công nghệ thông tin không thông báo cho nhau.
Cách tìm: xuất danh sách người dùng đang có giấy phép, đối chiếu với danh sách nhân sự hiện tại. Chênh lệch là tiền đang trả thừa.
Hai, giấy phép mua rồi chưa gán cho ai. Trong phần thanh toán, so số đã mua với số đã gán. Chênh lệch là giấy phép đang nằm không mà vẫn tính tiền.
Việc này hay xảy ra khi công ty mua dư để dự phòng rồi quên, hoặc mua cho một đợt tuyển dụng không diễn ra.
Ba, người giữ gói cao mà dùng ít. Đây là nhóm khó nhất nhưng cũng thường lớn nhất.
Cách tìm: xem báo cáo kích hoạt ứng dụng. Người có giấy phép bao gồm ứng dụng cài trên máy nhưng chưa bao giờ kích hoạt là ứng viên rõ ràng. Họ chỉ dùng email và bản trên trình duyệt, nghĩa là gói cơ bản đủ cho họ.
Trước khi hạ gói cho ai đó
Đừng hạ ngay khi thấy số liệu. Bốn thứ cần kiểm.
- Dung lượng hộp thư và OneDrive hiện tại. Nếu gói mới có mức thấp hơn mà người đó đang vượt, việc hạ gói gây rắc rối ngay.
- Tính năng họ đang dùng. Có dùng hộp thư lưu trữ không, có nằm trong chính sách bảo mật nào cần gói cao không.
- Kế hoạch sắp tới. Người sắp chuyển sang vị trí cần nhiều hơn thì hạ rồi lại nâng là phiền.
- Hỏi chính họ. Số liệu không nói hết. Có người dùng ứng dụng trên máy cá nhân không được ghi nhận, hoặc chuẩn bị dùng một tính năng mới.
Cách làm êm: thay vì hạ hàng loạt, hạ cho một nhóm nhỏ trước, theo dõi một tháng, rồi mở rộng. Và báo trước cho người liên quan để họ không bất ngờ khi một tính năng biến mất.
Về mặt kỹ thuật, chuyển giữa các gói trong cùng dòng doanh nghiệp thì dữ liệu giữ nguyên, không mất thư hay tệp.
Bốn cách tiết kiệm khác
Ngoài việc tìm giấy phép thừa, bốn cách nữa.
- Chuyển tài khoản dùng chung thành hộp thư dùng chung. Các địa chỉ phòng ban không cần giấy phép người dùng. Đây là khoản tiết kiệm rõ và không ảnh hưởng ai.
- Dùng gói cơ bản cho nhân viên chỉ cần email. Nhân viên kho, xưởng, bảo vệ thường chỉ cần nhận thông báo và dùng bản trên trình duyệt.
- Rà các tiện ích bổ sung. Các add-on như Copilot hoặc gói lưu trữ thêm dễ bị mua rồi quên. Kiểm ai đang có và có dùng không.
- Điều chỉnh số lượng trước kỳ gia hạn. Với gói mua theo năm, số lượng thường chốt tại thời điểm gia hạn. Rà trước ngày đó thay vì sau.
Điểm cuối quan trọng về mặt thời điểm: rà soát một tháng trước kỳ gia hạn cho bạn thời gian điều chỉnh, còn rà sau khi vừa gia hạn thì phải chờ cả năm mới đổi được.
Đưa việc rà soát thành thói quen
Bốn việc, và cái đầu quan trọng nhất vì nó xử lý gốc.
- Đưa việc thu hồi giấy phép vào quy trình nghỉ việc. Nhân sự báo, công nghệ thông tin xử lý. Có quy trình thì không tích tụ.
- Rà mỗi quý bằng ba nhóm ở phần trên. Mỗi lần mất khoảng một buổi.
- Rà kỹ hơn trước mỗi kỳ gia hạn, làm sớm một tháng.
- Ghi lại kết quả mỗi lần rà: tìm thấy bao nhiêu, tiết kiệm được bao nhiêu. Con số này hữu ích khi cần giải trình ngân sách, và nó cũng cho thấy việc rà soát có đáng công không.
Với công ty năm mươi người, đợt rà đầu tiên thường tìm ra vài giấy phép thừa. Nhân với mười hai tháng là khoản đáng kể, đủ để bù cho việc nâng gói cho nhóm thật sự cần.
Ba nhóm lãng phí, và cách tìm bằng lệnh
Connect-MgGraph -Scopes "Directory.Read.All","Reports.Read.All"
# 1. Ghe da mua nhung chua gan cho ai
Get-MgSubscribedSku | Select SkuPartNumber,
@{n="DaMua";e={$_.PrepaidUnits.Enabled}},
@{n="DaGan";e={$_.ConsumedUnits}},
@{n="Trong";e={$_.PrepaidUnits.Enabled - $_.ConsumedUnits}}
# 2. Tai khoan da bi chan dang nhap nhung van giu giay phep
Get-MgUser -Filter "accountEnabled eq false" -All |
Select DisplayName, UserPrincipalName
# 3. Tai khoan lau khong dang nhap
Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,SignInActivity |
Select DisplayName, UserPrincipalName,
@{n="LanCuoi";e={$_.SignInActivity.LastSignInDateTime}} |
Sort LanCuoi| Nhóm lãng phí | Cách xử | Tiết kiệm được |
|---|---|---|
| Ghế trống chưa gán cho ai | Hủy bớt ở kỳ gia hạn | Toàn bộ tiền ghế đó |
| Tài khoản đã chặn nhưng còn giấy phép | Chuyển hộp thư thành hộp thư dùng chung rồi gỡ giấy phép | Toàn bộ tiền ghế đó |
| Người dùng gói cao nhưng chỉ dùng thư và Word | Hạ xuống gói thấp hơn | Phần chênh giữa hai gói |
| Người dùng bản có Teams nhưng không ai họp | Chuyển sang bản No Teams | 655.000đ mỗi người mỗi năm |
Trước khi hạ gói cho ai đó, kiểm ba thứ
- Người đó có dùng Office cài trên máy không. Hạ từ gói có bản cài xuống gói chỉ có bản web là lấy mất công cụ làm việc của họ.
- Dung lượng hộp thư và kho tệp hiện tại có vượt hạn mức của gói mới không. Vượt thì phải dọn trước, không thì dữ liệu bị khóa.
- Báo trước cho người dùng. Hạ gói im lặng rồi để họ tự phát hiện là cách nhanh nhất khiến bộ phận công nghệ thông tin bị ghét.
Rà mỗi quý và trước kỳ gia hạn
- Rà mỗi quý, và luôn rà trước kỳ gia hạn ít nhất một tháng để còn kịp điều chỉnh số lượng.
- Nối việc thu hồi giấy phép vào quy trình nghỉ việc, để không phải đi tìm lại sau.
- Ghi lại kết quả mỗi lần rà: bao nhiêu ghế thu hồi, tiết kiệm bao nhiêu. Con số này là thứ thuyết phục ban giám đốc rằng việc rà soát đáng làm.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo có chính xác không
Nó dựa trên hoạt động thật được hệ thống ghi nhận nên khá chính xác, nhưng có độ trễ vài ngày. Ngoài ra không dùng dịch vụ trong ba mươi ngày không có nghĩa là không cần, hãy hỏi người liên quan trước khi kết luận.
Thu hồi giấy phép thì dữ liệu người đó ra sao
Còn giữ khoảng ba mươi ngày rồi bị xóa. Với người đã nghỉ, cách đúng là chuyển hộp thư thành hộp thư dùng chung và lấy tệp OneDrive ra trước, rồi mới thu hồi.
Hạ gói giữa kỳ có được không
Tùy hình thức mua và điều khoản hợp đồng. Gói trả theo tháng linh hoạt hơn gói trả theo năm. Với gói năm, thời điểm điều chỉnh thuận lợi nhất là trước kỳ gia hạn.
Có công cụ nào tự động cảnh báo giấy phép thừa không
Trang quản trị có phần khuyến nghị nêu một số vấn đề. Ngoài ra bạn tự viết kịch bản PowerShell chạy định kỳ để xuất danh sách người dùng có giấy phép nhưng không đăng nhập trong một khoảng thời gian.
