Trả lời nhanh: Có bảy trang quản trị riêng biệt chứ không phải một. Trang chính lo người dùng và giấy phép. Việc chuyên sâu về email nằm ở trang Exchange, về tài liệu nằm ở SharePoint, về danh tính nằm ở Entra, về bảo mật nằm ở Defender và Purview. Biết trang nào lo việc gì tiết kiệm rất nhiều thời gian mò tìm.
Người mới quản trị Microsoft 365 hay mất hàng giờ tìm một cài đặt mà không thấy, đơn giản vì nó không nằm ở trang họ đang mở. Bài này vẽ bản đồ các trang quản trị và nói rõ mỗi nơi lo việc gì.
- Bảy trang quản trị riêng, mỗi trang lo một mảng, không gộp làm một.
- Trang chính lo người dùng, giấy phép, thanh toán và thông báo dịch vụ.
- Việc chuyên sâu về hộp thư và luồng thư nằm ở trang Exchange.
- Danh tính, mật khẩu và điều kiện truy cập nằm ở trang Entra.
- Microsoft hay chuyển cài đặt giữa các trang, nên tìm theo chức năng.
Vì sao có nhiều trang quản trị
Microsoft 365 không phải một sản phẩm mà là nhiều dịch vụ ghép lại, và mỗi dịch vụ vốn có trang quản trị riêng từ trước. Khi gộp thành bộ, Microsoft giữ nguyên các trang đó và thêm một trang chính ở trên.
Kết quả là bạn có một trang chính lo các việc thường ngày, và các trang chuyên biệt lo việc sâu. Trang chính có liên kết dẫn sang các trang kia, nhưng nếu không biết chúng tồn tại thì rất dễ kết luận nhầm rằng Microsoft 365 không làm được việc mình cần.
Một lưu ý chung, quan trọng hơn việc nhớ tên trang: Microsoft thường xuyên chuyển các mục cài đặt giữa các trang và đổi tên menu. Vì thế bài này mô tả theo chức năng chứ không theo đường dẫn menu, và bạn nên tìm theo ô tìm kiếm ở đầu mỗi trang quản trị, nó tìm được cả cài đặt lẫn người dùng.
Trang chính và trang Exchange
Trang quản trị Microsoft 365 là nơi bạn ở nhiều nhất. Nó lo:
- Tạo, sửa, xóa người dùng và đặt lại mật khẩu.
- Mua, gán và thu hồi giấy phép.
- Thêm và quản lý tên miền.
- Nhóm và danh sách phân phối ở mức cơ bản.
- Thanh toán và hóa đơn.
- Trung tâm thông báo về thay đổi sắp tới và tình trạng dịch vụ.
Trang quản trị Exchange lo mọi thứ sâu về email:
- Hộp thư dùng chung, hộp thư phòng họp và thiết bị.
- Quyền truy cập và ủy quyền hộp thư.
- Quy tắc luồng thư, tức là các quy tắc tự động áp cho thư đi và đến.
- Bí danh và địa chỉ phụ.
- Theo dõi đường đi của một thư cụ thể khi cần điều tra.
- Hộp thư lưu trữ và chính sách dung lượng.
Quy tắc thực dụng: việc gì liên quan tới người dùng và giấy phép thì ở trang chính, việc gì liên quan tới thư thì ở trang Exchange.
Trang SharePoint, OneDrive và Teams
Trang quản trị SharePoint lo phần tài liệu và cũng lo luôn OneDrive, vì OneDrive chạy trên nền SharePoint:
- Tạo và quản lý các site.
- Chính sách chia sẻ ra bên ngoài, đây là cài đặt bảo mật quan trọng nhất ở đây.
- Hạn mức dung lượng cho từng site.
- Thùng rác cấp tổ chức, nơi khôi phục site đã xóa.
- Cài đặt đồng bộ cho ứng dụng OneDrive trên máy nhân viên.
Trang quản trị Teams lo họp hành và cộng tác:
- Chính sách họp, ghi hình và phiên âm.
- Quyền của khách bên ngoài và liên lạc với tổ chức khác.
- Ứng dụng nào được phép cài trong Teams.
- Phần tổng đài và số điện thoại nếu công ty dùng gói thoại.
Trang Entra, Defender và Purview
Ba trang này lo danh tính và bảo mật. Chúng là nơi người quản trị mới ít ghé nhất nhưng lại quyết định mức an toàn của cả tổ chức.
Trang quản trị Microsoft Entra, tên cũ là Azure Active Directory, lo danh tính:
- Xác thực nhiều yếu tố và các phương thức đăng nhập.
- Điều kiện truy cập, chẳng hạn chặn đăng nhập từ ngoài Việt Nam.
- Vai trò quản trị và ai đang giữ vai trò nào.
- Nhật ký đăng nhập, nơi bạn thấy ai đăng nhập từ đâu.
- Ứng dụng bên ngoài được phép truy cập dữ liệu tổ chức.
Trang Microsoft Defender lo phòng thủ: chính sách chống thư rác và lừa đảo, vùng cách ly thư đáng ngờ, cảnh báo sự cố, và bảo vệ thiết bị nếu gói của bạn có.
Trang Microsoft Purview lo tuân thủ: chính sách lưu giữ dữ liệu, nhãn nhạy cảm, chống rò rỉ dữ liệu, và nhật ký kiểm tra cho toàn bộ hoạt động trong tenant.
Cần quyền gì và nên vào trang nào trước
Không phải ai cũng vào được mọi trang. Quyền được cấp theo vai trò, và nguyên tắc đúng là cấp vai trò hẹp nhất đủ dùng.
Bốn vai trò hay dùng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Quản trị viên toàn phần: vào được mọi trang. Nên có ít nhất hai người và nhiều nhất bốn người giữ vai trò này.
- Quản trị viên người dùng: tạo tài khoản, đặt lại mật khẩu. Đủ cho nhân sự hoặc trợ lý.
- Quản trị viên Exchange: lo email mà không đụng phần còn lại.
- Người đọc toàn phần: xem được mọi thứ nhưng không sửa được. Rất hợp cho đơn vị hỗ trợ bên ngoài trong giai đoạn khảo sát.
Thứ tự nên làm quen với người mới nhận tenant: vào trang chính xem danh sách người dùng và giấy phép, sang trang Entra xem ai đang giữ vai trò quản trị và đã bật xác thực nhiều yếu tố chưa, rồi sang trang Exchange xem có quy tắc chuyển tiếp thư lạ nào không. Ba việc này thường lộ ra vấn đề tồn đọng của tổ chức.
Câu hỏi thường gặp
Có cách nào gộp hết vào một trang không
Không có trang nào làm được mọi việc. Trang chính là nơi gần nhất với vai trò đó và nó có liên kết dẫn sang các trang chuyên biệt. Cách nhanh nhất trong thực tế là lưu dấu trang các trang bạn hay dùng.
Vì sao tôi không thấy một mục cài đặt trong bài
Hai khả năng: gói của bạn không bao gồm tính năng đó, hoặc tài khoản của bạn không đủ quyền. Các tính năng bảo mật và tuân thủ nâng cao thường chỉ có ở gói Business Premium trở lên.
Microsoft đổi giao diện thì bài này còn dùng được không
Cách phân chia theo dịch vụ thì ổn định, còn tên menu và vị trí cụ thể thì Microsoft đổi khá thường xuyên. Vì thế hãy nhớ trang nào lo mảng nào, rồi dùng ô tìm kiếm trong trang đó thay vì nhớ đường dẫn.
Quản trị bằng PowerShell có cần không
Không bắt buộc cho việc hằng ngày, nhưng có những việc chỉ làm được bằng PowerShell hoặc làm bằng PowerShell thì nhanh hơn nhiều, chẳng hạn sửa hàng loạt hoặc xuất báo cáo chi tiết. Đáng học khi tổ chức vượt khoảng ba mươi người dùng.
