Microsoft 365 Admin Center cơ bản cho SME: quản trị user, email và license

Microsoft 365 Admin Center (Trung tâm quản trị, tại admin.microsoft.com) là nơi chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý toàn bộ tài khoản: thêm và xóa nhân viên, cấp và thu hồi license, đặt lại mật khẩu, cấu hình email tên miền và phân quyền admin. Với một SME, chỉ cần nắm vài thao tác cơ bản trong Admin Center là bạn tự vận hành hệ thống mà không cần đội IT riêng. Toàn bộ quản lý tập trung trên một trang web, đăng nhập bằng tài khoản quản trị của tổ chức.

Bài viết giới thiệu những việc chủ SME cần làm trong Admin Center hàng tháng, trình bày theo thứ tự dễ làm nhất, kèm mẹo tránh sai sót khi cấp và thu hồi license.

Truy cập Admin Center

Bạn cần một tài khoản có quyền quản trị, thường là tài khoản đầu tiên tạo ra khi mua gói Business. Đăng nhập tại admin.microsoft.com. Giao diện chia thành các mục chính: Users (Người dùng), Billing (Thanh toán), Settings (Cài đặt), và các trung tâm quản trị chuyên sâu như Exchange cho email.

Nếu công ty bạn dùng gói Microsoft 365 Business Standard giá 2.475.000đ/user/năm, toàn bộ tính năng quản trị nêu dưới đây đều có sẵn.

Thêm và xóa nhân viên

Thêm user mới

1. Vào mục Users, chọn Active users, bấm Add a user.
2. Nhập tên, tạo địa chỉ email dạng [email protected], đặt mật khẩu ban đầu.
3. Gán license cho user (ví dụ một suất Business Standard) để họ dùng được Office và email.
4. Hoàn tất, gửi thông tin đăng nhập cho nhân viên.

Xóa hoặc chặn user khi nghỉ việc

Khi nhân viên nghỉ, bạn nên chặn đăng nhập ngay để bảo vệ dữ liệu, sau đó thu hồi license để không tốn tiền, và cân nhắc chuyển tiếp email hoặc lưu lại hộp thư trước khi xóa hẳn. Việc thu hồi license giúp bạn dùng suất đó cấp cho người mới mà không phải mua thêm.

Cấp và thu hồi license

License là thứ tốn tiền nhất nên cần quản lý chặt:

• Cấp license: Vào user cần cấp, mục Licenses and apps, tick gói muốn gán.
• Thu hồi license: Bỏ tick gói ở user không còn cần. License được giải phóng để gán cho người khác.
• Theo dõi số license còn trống: Vào Billing, mục Your products, xem đã dùng bao nhiêu trên tổng số đã mua.

Mẹo cho SME: rà soát license hàng tháng, thu hồi các suất gán cho tài khoản không hoạt động để tránh trả tiền thừa. Nếu cần thêm license, tham khảo các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp để mua bổ sung.

Đặt lại mật khẩu

Đây là yêu cầu hỗ trợ phổ biến nhất. Cách xử lý nhanh:

1. Vào Users, chọn user cần hỗ trợ.
2. Bấm Reset password. Bạn có thể để hệ thống tạo mật khẩu tạm và bắt user đổi khi đăng nhập lần đầu.
3. Gửi mật khẩu tạm cho nhân viên qua kênh an toàn.

Bạn cũng nên bật xác thực nhiều lớp (MFA) cho toàn bộ user để tăng bảo mật, giảm rủi ro bị chiếm tài khoản.

Cấu hình email tên miền

Để email chạy theo tên miền công ty ([email protected]), bạn cần thêm tên miền vào Admin Center và cập nhật vài bản ghi DNS:

1. Vào Settings, mục Domains, bấm Add domain.
2. Nhập tên miền công ty, làm theo hướng dẫn xác minh quyền sở hữu.
3. Cập nhật các bản ghi DNS (MX, TXT, CNAME) tại nơi quản lý tên miền để email hoạt động và tránh vào thư rác.

Phần DNS hơi kỹ thuật, nếu chưa quen bạn nên nhờ nhà cung cấp hỗ trợ để email hoạt động chuẩn ngay từ đầu.

Phân quyền admin

Không nên để mọi việc phụ thuộc vào một tài khoản admin duy nhất. Trong mục Users, bạn có thể gán vai trò quản trị cho một người thứ hai làm dự phòng, hoặc gán quyền hạn chế như chỉ quản lý mật khẩu. Điều này giúp công ty không bị kẹt nếu người giữ tài khoản admin chính vắng mặt.

Việc nên làm định kỳ hàng tháng

• Rà soát danh sách user, khóa tài khoản đã nghỉ việc.
• Kiểm tra số license đang dùng so với đã mua, thu hồi suất thừa.
• Xem lại quyền admin, đảm bảo có người dự phòng.
• Nhắc nhân viên bật MFA nếu chưa bật.

TND - đối tác Microsoft chính hãng

TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 và Office bản quyền, kích hoạt trực tiếp trên tài khoản của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. TND hỗ trợ SME thiết lập tenant, thêm tên miền email, cấu hình DNS và hướng dẫn dùng Admin Center, giúp bạn vận hành hệ thống mà không cần đội IT riêng.

Lịch việc quản trị: hằng tháng và hằng quý

Bộ lệnh làm nhanh các việc trên

Connect-MgGraph -Scopes "Directory.Read.All","User.Read.All"
Connect-ExchangeOnline

# Ghe trong
Get-MgSubscribedSku | Select SkuPartNumber,
  @{n="DaMua";e={$_.PrepaidUnits.Enabled}},
  @{n="DaGan";e={$_.ConsumedUnits}}

# Tai khoan bi chan nhung con giay phep
Get-MgUser -Filter "accountEnabled eq false" -All | Select DisplayName, UserPrincipalName

# Quan tri vien toan cuc
Get-MgDirectoryRole | Where DisplayName -eq "Global Administrator" |
  ForEach-Object { Get-MgDirectoryRoleMember -DirectoryRoleId $_.Id }

# Chuyen tiep thu ra ngoai
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Where { $_.ForwardingSmtpAddress } |
  Select DisplayName, ForwardingSmtpAddress

# Khach ben ngoai
Get-MgUser -Filter "userType eq 'Guest'" -All | Select DisplayName, Mail, CreatedDateTime

Thứ tự đúng khi nhân viên nghỉ việc

1. Chặn đăng nhập và thu hồi mọi phiên đang mở.
2. Đặt hộp thư và kho tệp vào diện lưu giữ, trước mọi việc khác.
3. Chuyển quyền sở hữu tệp cho người kế nhiệm.
4. Chuyển hộp thư thành hộp thư dùng chung nếu cần giữ địa chỉ; hộp thư dùng chung không tốn giấy phép.
5. Gỡ giấy phép, và ghi lại ghế đó để dùng cho người mới.
6. Gỡ máy khỏi hệ thống quản lý thiết bị, và cập nhật sổ tài sản.

Làm sai thứ tự, cụ thể là gỡ giấy phép trước, là cách mất dữ liệu phổ biến nhất trong quản trị Microsoft 365.

Câu hỏi thường gặp

Admin Center có khó dùng với người không rành kỹ thuật không?

Các thao tác cơ bản như thêm user, cấp license, đặt lại mật khẩu khá trực quan, chủ SME tự làm được. Chỉ phần cấu hình DNS cho email là hơi kỹ thuật, nên nhờ nhà cung cấp hỗ trợ ban đầu.

Thu hồi license của nhân viên nghỉ việc có mất email của họ không?

Thu hồi license làm user mất quyền dùng app và email, nhưng bạn nên lưu lại hoặc chuyển tiếp hộp thư trước khi xóa hẳn để không mất dữ liệu quan trọng.

Một license có cấp cho nhiều người không?

Không. Mỗi license dành cho một người dùng. Khi người đó nghỉ, bạn thu hồi rồi gán lại cho người mới, không phải mua thêm.

Nên có bao nhiêu tài khoản admin?

Nên có ít nhất hai tài khoản có quyền quản trị để dự phòng, tránh bị kẹt khi người giữ admin chính vắng mặt. Đồng thời hạn chế số admin để giảm rủi ro bảo mật.

Bật MFA cho user ở đâu?

Bạn cấu hình trong phần bảo mật của Admin Center, bật xác thực nhiều lớp cho toàn bộ user. Đây là bước quan trọng để giảm rủi ro bị chiếm tài khoản.

Cần hỗ trợ thiết lập Microsoft 365 cho công ty?

Mới mua gói Business và chưa biết bắt đầu với Admin Center từ đâu? Nhắn tin cho TND qua Messenger để được hỗ trợ thiết lập và hướng dẫn quản trị. Mọi báo giá đã gồm hóa đơn VAT, license chính hãng kích hoạt trực tiếp trên tài khoản của công ty bạn.

Bài viết liên quan

• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp

Bài viết cùng chủ đề

• Gói Microsoft 365 nào có sẵn Teams, gói nào phải mua thêm
• Forms, Planner, To Do: những app ẩn trong Microsoft 365 ít người khai thác
• Microsoft 365 Standard hay Zoho Workplace cho công ty siêu tiết kiệm