Với công ty 100 người, cách tối ưu nhất thường không phải mua đồng loạt một gói mà là cấp phép hỗn hợp: phần lớn nhân viên dùng Business Standard (2.475.000đ/user/năm), còn nhóm giữ dữ liệu nhạy cảm như kế toán, nhân sự và ban lãnh đạo dùng Business Premium (6.900.000đ/user/năm) để có thêm bảo mật và quản lý thiết bị. Cách này vừa kiểm soát chi phí, vừa bảo vệ đúng chỗ cần bảo vệ.
- Cách tối ưu: phần lớn nhân viên dùng Business Standard (2.475.000đ/user/năm), nhóm dữ liệu nhạy cảm dùng Business Premium (6.900.000đ/user/năm).
- Cấp Premium cho toàn bộ 100 người tốn tới 690.000.000đ/năm, lãng phí vì đa số chỉ cần Office, email và Teams.
- Cấp phép hỗn hợp vừa kiểm soát chi phí vừa bảo vệ đúng nhóm cần bảo mật.
- TND tư vấn và cấp phép chính hãng, có hóa đơn VAT.
Vì sao không nên cấp Premium cho tất cả 100 người
Nếu mua Business Premium cho toàn bộ 100 người, chi phí là 100 x 6.900.000đ = 690.000.000đ/năm. Trong khi phần lớn nhân viên văn phòng chỉ cần Office, email và Teams, tức đúng những gì Business Standard đã có. Chênh lệch giá giữa hai gói rất lớn (hơn 4,4 triệu đồng mỗi người mỗi năm), nên cấp Premium cho người không dùng đến các tính năng bảo mật nâng cao là lãng phí.
Ngược lại, nếu chỉ mua Standard cho tất cả, những bộ phận nắm dữ liệu tài chính, hợp đồng, thông tin nhân sự lại thiếu lớp bảo vệ thiết bị và chống mã độc nâng cao. Đây là nhóm dễ trở thành mục tiêu tấn công nhất. Vì vậy chia theo phòng ban là hướng cân bằng.
Standard và Premium khác nhau ở đâu
| Tiêu chí | Business Standard | Business Premium |
|---|---|---|
| Giá/user/năm | 2.475.000đ | 6.900.000đ |
| Office desktop, email, Teams, 1TB OneDrive | Có | Có |
| Quản lý thiết bị tập trung (Intune) | Không | Có |
| Bảo vệ nâng cao trước mã độc, email lừa đảo (Defender) | Không | Có |
| Chính sách bảo mật, mã hóa dữ liệu nâng cao | Cơ bản | Nâng cao |
| Phù hợp | Nhân viên văn phòng phổ thông | Kế toán, nhân sự, lãnh đạo, IT |
Điểm mấu chốt: Premium là Standard cộng thêm bộ bảo mật và quản trị thiết bị. Cùng bộ Office và email, nhưng Premium bảo vệ dữ liệu và thiết bị ở mức doanh nghiệp. Xem chi tiết tại Business Standard và Business Premium.
Ba chiến lược cấp phép cho công ty 100 người
Chiến lược 1: toàn bộ Standard
100 x 2.475.000đ = 247.500.000đ/năm. Rẻ nhất nhưng nhóm dữ liệu nhạy cảm không được bảo vệ nâng cao. Hợp với công ty ít rủi ro dữ liệu, ví dụ sản xuất, thương mại phổ thông.
Chiến lược 2: hỗn hợp Standard và Premium (khuyến nghị)
Giả sử 80 người dùng Standard, 20 người thuộc kế toán, nhân sự, lãnh đạo và IT dùng Premium:
- 80 Standard: 80 x 2.475.000đ = 198.000.000đ
- 20 Premium: 20 x 6.900.000đ = 138.000.000đ
- Tổng: 336.000.000đ/năm
Cao hơn phương án toàn Standard nhưng bảo vệ đúng nhóm rủi ro cao, mà không phải trả tiền Premium cho toàn bộ. Tỷ lệ 20-30% dùng Premium là mức nhiều công ty áp dụng, bạn điều chỉnh theo thực tế phòng ban.
Chiến lược 3: toàn bộ Premium
100 x 6.900.000đ = 690.000.000đ/năm. Chỉ hợp lý với công ty trong ngành đặc thù bắt buộc bảo mật cao cho mọi nhân viên (tài chính, y tế, pháp lý). Đa số công ty không cần mức này.
Cách xác định ai nên dùng Premium
Hãy liệt kê những người thường xuyên tiếp xúc dữ liệu quan trọng: phòng kế toán (số liệu tài chính, hóa đơn), nhân sự (thông tin nhân viên), ban lãnh đạo (hợp đồng, chiến lược), IT (quyền quản trị hệ thống). Đây là nhóm nên có Premium. Nhân viên bán hàng, chăm sóc khách, hành chính phổ thông thường chỉ cần Standard. Microsoft 365 cho phép trộn nhiều gói trong một tenant và quản lý tập trung, nên việc chia này rất linh hoạt. Tham khảo trọn bộ tại Microsoft 365 cho doanh nghiệp.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 chính hãng cho cả gói Standard lẫn Premium, kích hoạt trực tiếp trên tenant của công ty bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Với công ty quy mô 100 người, TND hỗ trợ tư vấn tỷ lệ cấp phép hợp lý, quản lý gia hạn và bổ sung license khi nhân sự thay đổi, giúp bạn kiểm soát ngân sách phần mềm minh bạch, bản quyền thật.
Ba chiến lược cho 100 người, tính bằng giá thật
| Chiến lược | Cách chia | Chi phí mỗi năm |
|---|---|---|
| Toàn bộ Business Standard bản No Teams | 100 Standard | 247.500.000đ |
| Toàn bộ Business Premium | 100 Premium | 690.000.000đ |
| Chia theo rủi ro: 20 Premium, 80 Standard | 20 Premium cộng 80 Standard No Teams | 336.000.000đ |
Chênh lệch giữa phương án hai và phương án ba là 354 triệu đồng mỗi năm. Đây là con số đủ lớn để đáng bỏ một buổi ngồi phân loại nhân sự theo mức rủi ro, thay vì cấp đồng loạt cho gọn.
Một lưu ý về giá cần đọc kỹ: các gói Business hiện bán song song hai biến thể. Tại TND, Business Basic là 2.325.000đ bản No Teams và 2.980.000đ bản có Teams; Business Standard là 2.475.000đ bản No Teams và 3.130.000đ bản có Teams. Chênh lệch 655.000đ mỗi người mỗi năm. Nếu công ty không dùng Teams, chọn bản No Teams tiết kiệm rõ rệt; nếu có dùng, phải tính theo mức giá cao hơn thay vì lấy con số thấp rồi hụt ngân sách.
Ai nên dùng gói cao, tiêu chí cụ thể
| Tiêu chí | Ví dụ | Nên cấp gói cao |
|---|---|---|
| Truy cập dữ liệu tài chính hoặc dữ liệu khách hàng nhạy cảm | Kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng | Có |
| Có quyền quản trị hệ thống | Bộ phận công nghệ thông tin | Có, bắt buộc |
| Hay bị nhắm bởi thư giả mạo | Giám đốc, kế toán trưởng, người ký duyệt chi | Có |
| Làm việc trên thiết bị cá nhân, đi công tác nhiều | Kinh doanh, tư vấn hiện trường | Có, vì cần quản lý thiết bị |
| Chỉ dùng thư và tài liệu nội bộ, làm việc tại văn phòng | Sản xuất, kho, hành chính | Không cần |
Ba việc làm trước khi chốt phương án
- Xuất danh sách nhân sự kèm phòng ban và mức truy cập dữ liệu, rồi đánh dấu theo bảng tiêu chí ở trên. Con số thu được thường thấp hơn cảm giác ban đầu.
- Kiểm những tính năng bảo mật gói hiện tại đã cho mà chưa bật. Rất nhiều công ty định mua gói cao trong khi phần cơ bản còn chưa dùng hết.
- Thử với một phòng ban trước trong ba tháng, đo xem có thật sự giảm sự cố không, rồi mới nhân rộng.
Về việc trộn gói: hoàn toàn làm được trong cùng một tổ chức, mỗi người một gói. Điều cần chuẩn bị là quy trình rõ ràng về việc ai được nâng gói và ai duyệt, để tránh việc mọi người đều xin gói cao.
Câu hỏi thường gặp
Công ty 100 người nên chia tỷ lệ Standard và Premium thế nào?
Không có tỷ lệ cố định, nhưng nhiều công ty cấp Premium cho khoảng 20-30% nhân sự thuộc kế toán, nhân sự, lãnh đạo, IT, còn lại dùng Standard. Ví dụ 80 Standard + 20 Premium khoảng 336 triệu đồng/năm.
Có thể chuyển user từ Standard lên Premium giữa chừng không?
Được. Khi một nhân viên chuyển sang vị trí cần bảo mật cao hơn, bạn nâng license của họ lên Premium, dữ liệu email và file giữ nguyên.
Mua số lượng lớn có được hỗ trợ về giá và hóa đơn không?
Có. Với đơn hàng nhiều license, TND tư vấn phương án tối ưu và xuất hóa đơn VAT đầy đủ cho công ty. Liên hệ để được báo giá theo đúng số lượng.
Business Premium có thay được phần mềm diệt virus riêng không?
Với nhiều công ty, lớp bảo vệ trong Premium đủ cho nhu cầu văn phòng, giúp giảm chi phí mua phần mềm bảo mật rời. Tùy đặc thù ngành, bạn cân nhắc thêm giải pháp chuyên biệt.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Business Premium 1 user/năm
- Microsoft 365 Business Standard 1 user/năm
- Giải pháp Microsoft 365 cho doanh nghiệp
Cần phương án cấp phép tối ưu cho công ty lớn?
Nhắn tin cho TND qua Messenger để được tính toán tỷ lệ Standard và Premium theo phòng ban, hoặc xem các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp. Giá tại TND đã gồm hóa đơn VAT, xuất hóa đơn đầy đủ cho doanh nghiệp.
