Bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi giữa Microsoft 365 Business Basic, Standard và Premium khi nhu cầu công ty thay đổi, và trong hầu hết trường hợp dữ liệu email, file OneDrive, SharePoint được giữ nguyên vì tất cả cùng chạy trên một nền tảng tài khoản. Việc nâng cấp thường diễn ra tức thì, còn hạ cấp cần chú ý thời điểm để không mất tiền phần đã trả và không vượt giới hạn dung lượng của gói thấp hơn. Thao tác thực hiện trong Trung tâm quản trị Microsoft 365 (admin center) hoặc nhờ nhà cung cấp xử lý.
- Chuyển đổi giữa Business Basic, Standard, Premium giữ nguyên email, OneDrive, SharePoint
- Nâng cấp thường tức thì; hạ cấp cần chú ý thời điểm và giới hạn dung lượng gói thấp hơn
- Thao tác trong Trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc nhờ nhà cung cấp xử lý
- TND hỗ trợ đổi gói và xuất hóa đơn VAT
Bài viết hướng dẫn cách đổi gói đúng cách, khi nào nên nâng cấp, khi nào nên hạ cấp, và những lưu ý về dữ liệu cùng thời điểm để tránh phát sinh chi phí.
Ba gói Microsoft 365 Business và điểm khác nhau
Trước khi đổi, cần nắm rõ ba gói doanh nghiệp phổ biến:
- Business Basic: Email tên miền riêng, app bản web, OneDrive, Teams. Không có app Office cài đặt trên máy. Hợp nhóm dùng chủ yếu qua trình duyệt.
- Business Standard: Có đủ Business Basic cộng thêm bộ Office cài đặt trên máy (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Giá 2.475.000đ/user/năm. Đây là gói cân bằng nhất cho đa số doanh nghiệp.
- Business Premium: Có đủ Standard cộng thêm lớp bảo mật và quản trị nâng cao như Intune và Defender. Hợp phòng ban nhạy cảm hoặc công ty cần siết bảo mật thiết bị.
Vì cả ba đều dùng chung hạ tầng Exchange, OneDrive, SharePoint, việc đổi qua lại chủ yếu là thay đổi quyền dùng app và tính năng, không đụng tới dữ liệu.
Cách nâng cấp gói (ví dụ Basic lên Standard)
- Đăng nhập admin.microsoft.com bằng tài khoản quản trị.
- Vào Billing, chọn Your products (Sản phẩm của bạn).
- Chọn gói đang dùng, bấm Upgrade và chọn gói cao hơn.
- Xác nhận số lượng license và phương thức thanh toán. Sau khi hoàn tất, user sẽ có ngay quyền dùng app của gói mới, thường không phải cài lại tài khoản.
Nâng cấp là thao tác an toàn nhất vì user chỉ được thêm quyền, không mất gì. Nếu từ Basic lên Standard, người dùng chỉ cần tải và đăng nhập bộ Office trên máy là dùng được.
Cách hạ cấp gói (ví dụ Standard xuống Basic)
Hạ cấp cần cẩn thận hơn vì user sẽ mất một số tính năng:
- Vào admin.microsoft.com, mục Billing, chọn gói cần đổi.
- Chọn tùy chọn đổi sang gói thấp hơn. Nếu đang trong kỳ cam kết năm, hệ thống có thể chỉ cho hạ cấp khi tới kỳ gia hạn để tránh mất phần tiền đã trả.
- Trước khi hạ cấp, nhắc user lưu lại công việc và đăng xuất bộ Office trên máy, vì khi xuống Basic thì app cài đặt sẽ chuyển sang chỉ đọc.
Lưu ý quan trọng: khi hạ cấp, hãy kiểm tra dung lượng đang dùng. Nếu hộp thư hoặc OneDrive của user đang vượt giới hạn của gói thấp hơn, bạn cần dọn bớt dữ liệu trước, nếu không sẽ gặp trạng thái khóa ghi.
Dữ liệu có bị mất khi đổi gói không
Đây là lo lắng phổ biến nhất, và câu trả lời trấn an là: trong điều kiện bình thường, dữ liệu không mất khi đổi giữa các gói Business.
- Email: Hộp thư Exchange giữ nguyên vì cả ba gói đều dùng Exchange Online.
- File OneDrive và SharePoint: Giữ nguyên, chỉ cần đảm bảo không vượt hạn mức của gói mới khi hạ cấp.
- App Office trên máy: Khi hạ từ Standard xuống Basic, app chuyển sang chỉ đọc chứ file không mất. Nâng lại là dùng bình thường.
Điểm cần canh là hạn mức dung lượng và thời điểm trong chu kỳ thanh toán.
Chọn thời điểm đổi gói để không mất tiền
- Nâng cấp: Làm bất kỳ lúc nào cũng được, chi phí thường được tính bù phần chênh cho thời gian còn lại.
- Hạ cấp: Nên thực hiện vào cuối kỳ cam kết hoặc thời điểm gia hạn. Hạ cấp giữa kỳ năm có thể không được hoàn phần chênh, gây lãng phí.
Nếu công ty thường xuyên tăng giảm nhu cầu, hãy tham khảo thêm các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp và cân nhắc kết hợp nhiều loại license theo phòng ban.
Nên nhờ nhà cung cấp xử lý việc đổi gói
Đổi gói tự làm trên admin center không khó, nhưng dễ nhầm thời điểm và hạn mức. Khi mua và quản lý license qua nhà cung cấp trong nước, bạn được tư vấn thời điểm đổi hợp lý, xử lý giúp phần kỹ thuật và luôn có hóa đơn VAT cho mỗi lần điều chỉnh, thuận tiện cho kế toán.
TND - đối tác Microsoft chính hãng
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 và Office bản quyền, kích hoạt trực tiếp trên tài khoản của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. TND hỗ trợ tư vấn nâng cấp, hạ cấp và đổi gói đúng thời điểm để công ty bạn không mất tiền oan và không gián đoạn công việc.
Đổi gói: cái gì giữ, cái gì mất
| Hạng mục | Nâng gói lên | Hạ gói xuống |
|---|---|---|
| Thư trong hộp thư | Giữ nguyên | Giữ, nhưng phải dưới hạn mức gói mới |
| Tệp trong kho lưu trữ | Giữ nguyên | Giữ, nhưng phần vượt hạn mức bị khóa |
| Office cài trên máy | Được thêm nếu gói mới có | Mất nếu gói mới không có bản cài |
| Địa chỉ thư và tên miền | Giữ nguyên | Giữ nguyên |
| Nhóm, quyền, chính sách | Giữ nguyên | Giữ nguyên |
| Ứng dụng chỉ có ở gói cao | Được thêm | Mất quyền dùng |
Ba việc phải kiểm trước khi hạ gói
- Dung lượng hộp thư và kho tệp hiện tại có dưới hạn mức của gói mới không. Vượt thì phải dọn trước, nếu không dữ liệu bị khóa ngay khi đổi.
- Người đó có đang dùng Office cài trên máy không. Hạ từ gói có bản cài xuống gói chỉ có bản web là lấy mất công cụ làm việc.
- Có tính năng nào của gói cao đang được dùng thật không: quản lý thiết bị, chính sách bảo vệ dữ liệu, công cụ tuân thủ.
Chọn thời điểm để không mất tiền
- Đổi vào cuối kỳ thanh toán nếu đang trả theo tháng. Đổi giữa tháng thường vẫn tính đủ tháng đó.
- Với gói trả theo năm, hạ gói giữa kỳ có thể không được hoặc không hoàn phần chênh. Hỏi rõ trước.
- Nâng gói thì làm bất cứ lúc nào, phần chênh thường tính theo thời gian còn lại.
- Báo trước cho người dùng ít nhất vài ngày khi hạ gói. Người dùng phát hiện mất công cụ mà không được báo là cách nhanh nhất tạo mâu thuẫn nội bộ.
Cách chuyển an toàn cho một người
Connect-ExchangeOnline # 1. Kiem dung luong hop thu hien tai truoc khi ha goi Get-MailboxStatistics [email protected] | Select DisplayName, TotalItemSize, ItemCount # 2. Kiem dung luong kho tep Connect-SPOService -Url https://TENCONGTY-admin.sharepoint.com Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Filter "Url -like 'an_congty_vn'" | Select Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota # 3. Neu vuot han muc goi moi: don truoc khi doi # Bat hop thu luu tru, chuyen thu cu sang do
Câu hỏi thường gặp
Đổi từ Business Standard xuống Basic có mất email không?
Không. Hộp thư Exchange được giữ nguyên vì cả hai gói cùng dùng Exchange Online. Chỉ khác là bộ Office cài trên máy chuyển sang chỉ đọc khi xuống Basic.
Nâng cấp gói có phải cài lại tài khoản không?
Thường là không. Sau khi nâng cấp, user chỉ cần đăng nhập bộ Office là có ngay quyền của gói mới, dữ liệu và cấu hình giữ nguyên.
Hạ cấp giữa kỳ năm có được hoàn tiền không?
Thường không được hoàn phần chênh nếu đang trong kỳ cam kết. Vì vậy nên hạ cấp vào thời điểm gia hạn để tránh lãng phí.
Khi hạ cấp mà dung lượng đang vượt hạn mức thì sao?
Bạn cần dọn bớt email hoặc file OneDrive về dưới hạn mức của gói thấp hơn trước khi hạ cấp, nếu không sẽ gặp trạng thái khóa ghi dữ liệu.
Có thể dùng nhiều gói khác nhau trong cùng công ty không?
Có. Nhiều công ty cấp Standard cho nhân viên thường và Premium cho phòng ban cần bảo mật cao. Cách kết hợp này tối ưu chi phí.
Cần tư vấn đổi gói Microsoft 365 Business?
Muốn đổi gói mà không lo mất dữ liệu hay mất tiền phần đã trả? Nhắn tin cho TND qua Messenger để được tư vấn thời điểm và cách đổi phù hợp. Mọi báo giá đã gồm hóa đơn VAT, license chính hãng kích hoạt trực tiếp trên tài khoản.
