Trả lời nhanh: SharePoint là nơi lưu tài liệu chung của tổ chức, khác OneDrive ở chỗ tài liệu thuộc về phòng ban chứ không thuộc về một cá nhân. Nhân viên nghỉ việc thì tài liệu vẫn ở nguyên đó. Nó cũng là nền chạy cho trang nội bộ, cho danh sách dữ liệu, và cho phần lưu file của Teams.
Nhiều doanh nghiệp trả tiền cho SharePoint mỗi tháng mà không dùng, vì không rõ nó khác gì OneDrive hay ổ đĩa mạng. Bài này giải thích bằng ngôn ngữ thường và nêu cả trường hợp bạn chưa cần tới nó.
- Tài liệu trên SharePoint thuộc về tổ chức, không thuộc về cá nhân nào.
- OneDrive là ngăn kéo riêng, SharePoint là tủ hồ sơ chung của phòng ban.
- Mỗi nhóm Teams tự động có một site SharePoint làm nơi chứa file.
- Nó còn làm trang nội bộ và danh sách dữ liệu thay bảng tính dùng chung.
- Công ty dưới năm người thì OneDrive chia sẻ thường là đủ.
Giải thích bằng ngôn ngữ thường
Hình dung văn phòng có hai loại chỗ cất giấy tờ.
Ngăn kéo bàn của mỗi người. Giấy tờ đang làm dở, bản nháp, thứ riêng của người đó. Ai cần thì người đó đưa. Người nghỉ việc thì phải có ai mở ngăn kéo ra lấy.
Tủ hồ sơ chung của phòng. Hợp đồng, quy trình, báo cáo đã duyệt. Thuộc về phòng chứ không thuộc về ai. Người nghỉ việc thì tủ vẫn nguyên đó, người mới vào mở ra là thấy.
OneDrive là ngăn kéo. SharePoint là tủ hồ sơ chung.
Đây không phải khác biệt về kỹ thuật mà về quyền sở hữu, và nó là khác biệt quan trọng nhất. Rất nhiều doanh nghiệp để hết tài liệu quan trọng trên OneDrive của một vài người, rồi khi người đó nghỉ việc thì phát hiện tài liệu công ty nằm trong tài khoản sắp bị xóa. Đây là vấn đề mà SharePoint sinh ra để giải quyết.
Bốn việc doanh nghiệp thật sự dùng nó
Một, kho tài liệu chung theo phòng ban. Mỗi phòng một site, trong đó chia thư mục theo loại tài liệu. Phân quyền theo phòng, phòng này không thấy tài liệu phòng kia trừ khi được mở.
Hai, nơi chứa file của Teams. Đây là điều nhiều người không biết: mỗi khi tạo một nhóm trong Teams, hệ thống tự tạo một site SharePoint đi kèm. Tab tệp trong Teams thực chất đang hiển thị site đó. Nghĩa là nếu công ty đang dùng Teams thì đã dùng SharePoint rồi, chỉ là không gọi tên.
Ba, trang nội bộ của công ty. Thông báo, quy định, danh bạ, biểu mẫu, lịch nghỉ. Dựng bằng cách kéo thả, không cần người biết lập trình.
Bốn, danh sách dữ liệu thay cho bảng tính dùng chung. Danh sách tài sản, danh sách yêu cầu hỗ trợ, danh sách ứng viên. Ưu điểm so với một file Excel để trên ổ chung: nhiều người sửa cùng lúc không tranh chấp, có lịch sử thay đổi, và đặt được quy tắc bắt buộc điền.
Ba thứ nó làm tốt hơn ổ đĩa mạng
Nhiều công ty Việt Nam đang dùng một máy chủ file trong văn phòng và thấy vậy là đủ. Ba điểm SharePoint hơn hẳn.
Lịch sử phiên bản tự động. Mỗi lần lưu là một phiên bản. Ai đó sửa hỏng một file hôm qua thì mở lịch sử, xem ai sửa, và khôi phục lại bản trước. Với ổ đĩa mạng, file bị ghi đè là mất.
Nhiều người sửa cùng lúc. Hai người mở cùng một file Word và cùng gõ, thấy con trỏ của nhau. Trên ổ đĩa mạng, người thứ hai chỉ mở được ở chế độ chỉ đọc.
Truy cập từ ngoài văn phòng mà không cần mạng riêng ảo. Nhân viên đi công tác mở tài liệu qua trình duyệt. Đây là điểm khiến nhiều công ty chuyển sang sau giai đoạn làm việc từ xa.
Điểm ổ đĩa mạng còn hơn: tốc độ mở file rất lớn trong mạng nội bộ, và không phụ thuộc đường truyền internet. Với xưởng thiết kế làm file nặng hàng gigabyte, ổ nội bộ vẫn hợp lý hơn.
Khi nào chưa cần tới SharePoint
Nói thẳng để bạn không tốn công triển khai thứ chưa cần.
- Công ty dưới năm người. Chia sẻ thư mục trên OneDrive là đủ và đơn giản hơn nhiều.
- Tài liệu ít thay đổi và ít người dùng chung. Chi phí học cách dùng lớn hơn lợi ích.
- File rất nặng và cần mở nhanh liên tục. Dựng ổ nội bộ hợp hơn.
- Chưa ai trong công ty chịu trách nhiệm sắp xếp. Đây là điểm quan trọng nhất: SharePoint không tự dọn dẹp. Không có người đặt ra cấu trúc và giữ kỷ luật thì nó thành bãi file lộn xộn y như ổ đĩa mạng, chỉ khác là đắt hơn.
Ngược lại, nếu công ty từ mười người trở lên, có nhiều phòng ban, và đã từng mất tài liệu vì người nghỉ việc, thì đây đúng là thứ bạn cần.
Bắt đầu thế nào cho đúng
Năm bước, làm theo thứ tự này tránh được đa số lỗi phổ biến.
- Chọn một phòng ban làm thử, đừng chuyển cả công ty một lượt. Phòng nào đang khổ nhất với việc tìm file thì chọn phòng đó, họ sẽ hợp tác nhất.
- Thống nhất cấu trúc thư mục trước khi chép dữ liệu lên. Chép trước rồi sắp xếp sau gần như không bao giờ xảy ra.
- Đặt quy tắc đặt tên file và ghi ra thành văn bản ngắn. Không có quy tắc thì sáu tháng sau không ai tìm thấy gì.
- Phân quyền theo nhóm chứ không theo từng người. Người vào người ra thì chỉ đổi thành viên nhóm, không phải sửa quyền trên từng thư mục.
- Hướng dẫn nhân viên đồng bộ về máy để họ mở file như mở thư mục bình thường, thay vì phải vào trình duyệt. Đây là thứ quyết định người ta có dùng thật hay không.
Câu hỏi thường gặp
SharePoint có trong gói Microsoft 365 nào
Có trong hầu hết gói doanh nghiệp, gồm Business Basic, Business Standard và Business Premium. Các gói cá nhân như Personal và Family thì không có, chúng chỉ có OneDrive.
SharePoint và OneDrive dùng chung dung lượng à
Không. Mỗi người dùng có dung lượng OneDrive riêng, còn tổ chức có một khối dung lượng SharePoint chung, tính theo dung lượng nền cộng thêm phần cho mỗi giấy phép. Đây là hai khoản tách biệt.
Có bản cài trên máy chủ công ty không
Có bản SharePoint Server cài tại chỗ, nhưng nó là sản phẩm riêng cần giấy phép riêng và cần người quản trị có kinh nghiệm. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bản chạy trên đám mây trong Microsoft 365 gần như luôn là lựa chọn hợp lý hơn.
Dữ liệu trên SharePoint có cần sao lưu riêng không
Microsoft giữ dữ liệu ở nhiều nơi và có thùng rác nhiều tầng, nhưng thời gian giữ có giới hạn. Với dữ liệu quan trọng cần khôi phục xa hơn khoảng thời gian đó, hoặc cần khôi phục ở mức chi tiết hơn, nhiều doanh nghiệp dùng thêm giải pháp sao lưu của bên thứ ba.
