OneDrive cá nhân là kho lưu trữ riêng của bạn trong gói Personal hoặc Family, do bạn tự quản lý; còn OneDrive for Business là kho lưu trong gói doanh nghiệp, do quản trị viên công ty quản lý tập trung với phân quyền, khôi phục file và chính sách tuân thủ. Cả hai đều cấp 1TB và cùng đồng bộ file lên đám mây, nhưng OneDrive for Business được thiết kế cho làm việc nhóm và bảo vệ dữ liệu công ty, trong khi bản cá nhân tối ưu cho một người dùng.
Bài này phân tích khác biệt để bạn biết khi nào một kho cá nhân là đủ và khi nào doanh nghiệp cần bản for Business.
- OneDrive cá nhân do bạn tự quản lý; OneDrive for Business do quản trị viên công ty quản lý tập trung.
- Cả hai đều cấp 1TB và đồng bộ file lên đám mây.
- Bản Business có phân quyền, khôi phục file và chính sách tuân thủ cho làm việc nhóm.
- TND là đối tác Microsoft, tư vấn gói phù hợp và xuất hóa đơn VAT.
Điểm giống nhau dễ gây nhầm
Hai loại OneDrive nhìn gần như y hệt: cùng biểu tượng đám mây, cùng cách kéo thả file, cùng đồng bộ giữa máy tính và điện thoại, cùng dung lượng 1TB. Chính vì vậy nhiều người tưởng chúng là một. Khác biệt nằm ở chỗ ai kiểm soát kho đó và dữ liệu được bảo vệ ra sao, chứ không nằm ở giao diện.
Bảng so sánh OneDrive cá nhân và OneDrive for Business
| Tiêu chí | OneDrive cá nhân | OneDrive for Business |
|---|---|---|
| Có trong gói | Personal, Family | Business Basic, Standard, Premium |
| Ai quản lý | Chính bạn | Quản trị viên công ty |
| Dung lượng | 1TB mỗi tài khoản | 1TB mỗi user, mở rộng được |
| Phân quyền chia sẻ | Cơ bản | Chi tiết, kiểm soát nội bộ và bên ngoài |
| Khôi phục file bị xóa hoặc bị mã hóa | Thùng rác cơ bản | Khôi phục nâng cao, chống ransomware |
| Khi nhân viên nghỉ | Không áp dụng | Công ty tiếp quản dữ liệu |
| Tuân thủ và nhật ký | Không | Có, phục vụ kiểm toán |
Vì sao doanh nghiệp cần OneDrive for Business
Dữ liệu thuộc về công ty, không thuộc cá nhân
Điểm quan trọng nhất: khi nhân viên nghỉ việc, kho OneDrive for Business của người đó vẫn do công ty kiểm soát. Quản trị viên có thể chuyển giao dữ liệu cho người kế nhiệm. Với OneDrive cá nhân, kho gắn với tài khoản riêng của người dùng, công ty không tiếp quản được. Đây là lý do không nên để nhân viên lưu tài liệu công việc vào tài khoản cá nhân.
Phân quyền và chia sẻ có kiểm soát
OneDrive for Business cho phép đặt ai được xem, ai được sửa, chặn chia sẻ ra ngoài công ty nếu cần. Bạn tránh được tình huống một file nhạy cảm bị chia sẻ công khai ngoài ý muốn.
Khôi phục khi bị tấn công
Nếu máy nhân viên dính mã độc mã hóa file, OneDrive for Business có tính năng khôi phục về thời điểm trước khi bị mã hóa, giúp giảm thiệt hại. Đây là lớp bảo vệ mà bản cá nhân không có đầy đủ.
Nếu công ty bạn cần các khả năng này, hãy chọn gói Microsoft 365 Business Standard. Với đơn vị đề cao bảo mật như phòng kế toán hoặc ban lãnh đạo, gói Microsoft 365 Business Premium bổ sung thêm công cụ quản lý thiết bị và phòng vệ nâng cao.
Khi nào OneDrive cá nhân là đủ
Nếu bạn là freelancer làm một mình, hoặc dùng máy tính cho việc cá nhân và lưu ảnh gia đình, thì Microsoft 365 Personal với OneDrive cá nhân 1TB là quá đủ. Bạn không cần bộ máy quản trị của bản doanh nghiệp, và giá cũng thấp hơn nhiều. Chỉ khi bạn có đội ngũ, cần chia sẻ file nội bộ và bảo vệ dữ liệu công ty, mới nên chuyển lên gói Business.
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp cả gói cá nhân lẫn gói doanh nghiệp chính hãng, kích hoạt trên tài khoản của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Chúng tôi hỗ trợ cấu hình phân quyền và chính sách chia sẻ ban đầu cho doanh nghiệp, giá đã gồm hóa đơn VAT.
Bảng khác biệt theo điều doanh nghiệp thật sự cần
| Nhu cầu | Bản cá nhân | Bản doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Thu hồi tài khoản khi người dùng rời công ty | Không, tài khoản thuộc về cá nhân | Có, quản trị viên thu hồi và chuyển giao dữ liệu |
| Xem ai đã mở, sửa, chia sẻ tệp nào | Không | Có, qua nhật ký kiểm tra |
| Đặt chính sách chặn chia sẻ ra ngoài | Không | Có |
| Giữ lại dữ liệu theo yêu cầu pháp lý | Không | Có, qua chính sách lưu giữ |
| Khôi phục hàng loạt khi bị mã độc mã hóa | Có, ở mức cơ bản | Có, kèm công cụ khôi phục cả thư viện về một mốc thời gian |
| Gắn nhãn phân loại tài liệu nhạy cảm | Không | Có |
Điểm mấu chốt không phải dung lượng mà là quyền sở hữu. Dữ liệu công việc nằm trong tài khoản cá nhân của nhân viên là dữ liệu công ty không kiểm soát được, và điều đó chỉ trở thành vấn đề vào đúng ngày người đó nghỉ việc.
Ba tình huống chỉ bản doanh nghiệp xử lý được
- Nhân viên nghỉ đột ngột, không bàn giao. Quản trị viên chuyển toàn bộ tệp cho người kế nhiệm. Với tài khoản cá nhân, công ty không có quyền gì.
- Đối tác hoặc kiểm toán hỏi ai đã truy cập tài liệu nào. Chỉ bản doanh nghiệp có nhật ký trả lời được.
- Tệp bị mã hóa hàng loạt do mã độc. Bản doanh nghiệp khôi phục cả thư viện về một mốc thời gian, thay vì khôi phục từng tệp.
Chuyển từ cá nhân sang doanh nghiệp
- Mua giấy phép và tạo tài khoản công ty cho từng người trước.
- Từng người tự chép dữ liệu công việc từ kho cá nhân sang kho công ty, hoặc dùng công cụ di chuyển nếu số lượng lớn.
- Kiểm lại các liên kết chia sẻ đã gửi cho khách hàng, vì chúng vẫn trỏ về kho cũ.
- Sau khi xác nhận đủ dữ liệu, gỡ tài khoản cá nhân khỏi máy công ty.
Việc thứ ba hay bị bỏ qua và gây khó xử: liên kết cũ vẫn sống trong tài khoản cá nhân của nhân viên, nên khi người đó nghỉ, khách hàng mất quyền truy cập mà không ai biết vì sao.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể dùng OneDrive cá nhân cho công việc công ty không?
Về kỹ thuật thì được, nhưng không nên. Dữ liệu sẽ gắn với tài khoản riêng của bạn, công ty không kiểm soát được khi bạn nghỉ việc, và thiếu các lớp bảo vệ dành cho doanh nghiệp. Tài liệu công việc nên nằm trong OneDrive for Business.
OneDrive for Business và SharePoint khác nhau chỗ nào?
OneDrive for Business là kho riêng của từng nhân viên trong công ty, còn SharePoint là kho dùng chung cho cả nhóm hoặc phòng ban. Gói Business thường có cả hai: cá nhân lưu OneDrive, tài liệu chung để SharePoint.
Chuyển từ OneDrive cá nhân sang for Business có dễ không?
Bạn có thể chép file từ kho cá nhân sang kho doanh nghiệp. TND hỗ trợ hướng dẫn di chuyển dữ liệu khi doanh nghiệp mua gói Business, để không thất lạc tài liệu trong quá trình chuyển.
Quản trị viên có xem được file riêng của tôi trong OneDrive for Business không?
Trên nguyên tắc, quản trị viên có quyền truy cập kho for Business khi cần cho mục đích quản lý và tuân thủ. Vì đây là kho công việc của công ty, bạn nên để việc cá nhân ở tài khoản riêng.
Dung lượng for Business có mở rộng được không?
Có. Mặc định 1TB mỗi user, nhưng quản trị viên có thể cấu hình mở rộng theo nhu cầu doanh nghiệp. Liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn cách tăng dung lượng.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium bảo mật nâng cao
- Microsoft 365 Personal cho cá nhân
Cần tư vấn kho lưu trữ cho doanh nghiệp?
Nếu bạn muốn thiết lập kho lưu trữ an toàn cho cả công ty, nhắn TND qua Messenger để được tư vấn chọn gói và cấu hình phân quyền. License chính hãng, kích hoạt trên tài khoản của bạn, giá đã gồm hóa đơn VAT.
