Microsoft Bookings là công cụ đặt lịch hẹn trực tuyến đi kèm miễn phí trong gói Microsoft 365 Business Standard và Business Premium. Nó tạo cho bạn một trang web đặt lịch riêng, để khách tự chọn dịch vụ và khung giờ trống, sau đó tự động gửi email xác nhận, nhắc lịch và đồng bộ vào lịch Outlook của nhân viên. Với spa, phòng khám, salon hay bất kỳ dịch vụ nào phải hẹn khách, Bookings thay thế được cả cuốn sổ hẹn giấy lẫn việc nhắn tin qua lại thủ công.
Ở gói Business Standard mà TND đang phân phối với giá 2.475.000đ/user/năm (đã gồm hóa đơn VAT), bạn có sẵn Bookings mà không phải trả thêm đồng nào. Bài viết này giải thích Bookings làm được gì, hợp với mô hình nào, và cách bắt đầu dùng chỉ trong một buổi chiều.
- Microsoft Bookings là công cụ đặt lịch hẹn trực tuyến kèm miễn phí trong Microsoft 365 Business Standard và Business Premium.
- Tạo trang đặt lịch riêng, tự động gửi email xác nhận, nhắc lịch và đồng bộ vào Outlook.
- Phù hợp spa, phòng khám, salon và mọi dịch vụ cần hẹn khách.
- Business Standard tại TND giá 2.475.000đ/user/năm đã gồm hóa đơn VAT; TND là đối tác Microsoft.
Microsoft Bookings là gì và nó giải quyết vấn đề gì
Nếu bạn đang điều hành một spa hay phòng khám nhỏ, cảnh này chắc quen thuộc: khách nhắn tin hỏi "chị ơi mai còn slot 3h không", lễ tân lật sổ, trả lời, rồi 10 phút sau một khách khác cũng hỏi đúng khung giờ đó. Cuối cùng hai khách trùng giờ, hoặc nhân viên quên nhắc nên khách không tới. Microsoft Bookings sinh ra để dẹp mớ lộn xộn này.
Bookings cho bạn ba thứ cốt lõi:
- Một trang đặt lịch công khai có đường link riêng, khách vào tự chọn dịch vụ, chọn nhân viên (nếu muốn) và chọn khung giờ còn trống. Khung giờ đã kín sẽ tự động ẩn nên không bao giờ bị đặt trùng.
- Lịch quản trị nội bộ hiển thị toàn bộ lịch hẹn của cả cơ sở, đồng bộ hai chiều với Outlook và lịch cá nhân của từng nhân viên. Nhân viên bận việc riêng chỉ cần chặn khung giờ đó là hệ thống tự ẩn khỏi trang đặt.
- Tự động hóa nhắc lịch: email xác nhận gửi ngay khi khách đặt, email hoặc SMS nhắc trước giờ hẹn, và email cảm ơn sau buổi hẹn. Giảm hẳn tỷ lệ khách quên lịch (no-show).
Điểm mạnh của Bookings là nó nằm ngay trong hệ sinh thái Microsoft 365 bạn đã trả tiền, dùng chung tài khoản, chung email doanh nghiệp, không phải đăng ký thêm một phần mềm đặt lịch bên thứ ba với chi phí hàng tháng riêng.
Gói Microsoft 365 nào có Microsoft Bookings
Đây là câu hỏi hay bị nhầm, nên cần nói rõ. Bookings chỉ có trong các gói doanh nghiệp có phần dịch vụ trực tuyến của Microsoft 365, cụ thể:
| Gói | Có Microsoft Bookings | Ghi chú |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | Có | Đủ dùng nếu chỉ cần đặt lịch, làm việc trên web |
| Microsoft 365 Business Standard | Có | Kèm app desktop đầy đủ, lựa chọn phổ biến nhất |
| Microsoft 365 Business Premium | Có | Thêm lớp bảo mật nâng cao |
| Microsoft 365 Personal / Family | Không | Gói cá nhân, không có Bookings |
| Microsoft 365 Apps for Business | Không | Chỉ có app cài đặt, không kèm dịch vụ đám mây như Bookings |
Nói ngắn gọn: nếu bạn mở một cơ sở dịch vụ và muốn dùng Bookings, hãy chọn từ Microsoft 365 Business Standard trở lên. Business Standard là mức cân bằng nhất vì ngoài Bookings bạn còn có Word, Excel, Outlook bản cài đặt trên máy, email tên miền riêng và Teams. Nếu ngân sách eo hẹp và cả cơ sở chỉ làm việc trên trình duyệt, bản Basic cũng đã đủ để chạy Bookings.
Ai nên dùng Microsoft Bookings
Bookings hợp nhất với những mô hình mà thời gian của nhân viên là tài sản chính và khách phải đặt trước:
- Spa, thẩm mỹ viện, salon tóc, nail: mỗi kỹ thuật viên là một "nhân viên" trong Bookings, khách chọn đúng người mình quen và khung giờ còn trống.
- Phòng khám, nha khoa, phòng vật lý trị liệu: quản lý lịch theo từng bác sĩ, từng loại dịch vụ với thời lượng khác nhau.
- Trung tâm gia sư, studio dạy nhạc, phòng gym cá nhân (PT): đặt buổi học, buổi tập theo giờ.
- Văn phòng tư vấn, luật, kế toán: khách đặt lịch gặp trực tiếp hoặc họp online, Bookings tự tạo link Teams cho buổi hẹn online.
Ngược lại, nếu bạn bán hàng theo kiểu khách tới lúc nào cũng được, không cần hẹn giờ, thì Bookings không phải công cụ dành cho bạn.
Bắt đầu dùng Microsoft Bookings trong một buổi chiều
Quy trình dựng một trang đặt lịch chạy được không phức tạp. Bạn làm theo các bước:
- Truy cập Bookings: đăng nhập tài khoản Microsoft 365 doanh nghiệp, vào office.com và mở ứng dụng Bookings, hoặc vào thẳng trang bookings của Microsoft 365.
- Tạo lịch (booking calendar): đặt tên cơ sở, thêm logo, số điện thoại, địa chỉ. Đây là thông tin hiển thị trên trang đặt lịch công khai.
- Khai báo dịch vụ: mỗi dịch vụ có tên, thời lượng, giá tham khảo, thời gian đệm giữa hai lượt khách. Ví dụ "Chăm sóc da cơ bản 60 phút", "Massage body 90 phút".
- Thêm nhân viên: nhập tên và email từng nhân viên, gán họ vào dịch vụ họ làm được. Lịch cá nhân của họ sẽ đồng bộ để tránh trùng.
- Thiết lập giờ làm việc và quy tắc: giờ mở cửa, cho đặt trước tối thiểu bao lâu, hủy trong thời hạn nào, bật nhắc lịch.
- Chia sẻ link đặt lịch: gắn nút "Đặt lịch" lên website, fanpage, Zalo, hoặc dán link vào tin nhắn tự động. Khách bấm vào là đặt được ngay.
Sau khi chạy, bạn quản lý toàn bộ lịch hẹn ngay trong Outlook hoặc app Bookings trên điện thoại, nắm được ngày nào đông, nhân viên nào kín lịch để điều phối.
Bookings so với phần mềm đặt lịch chuyên dụng
Trên thị trường có nhiều phần mềm đặt lịch chuyên cho spa, salon với tính năng sâu như quản lý thẻ liệu trình, tồn kho mỹ phẩm, tích điểm khách hàng. Bookings không đi sâu tới mức đó. Điểm mạnh của Bookings là gọn, miễn phí trong gói bạn đã mua, và gắn liền với email cùng lịch làm việc của cả công ty.
Vì vậy, lời khuyên thực tế: nếu cơ sở của bạn quy mô vừa và nhỏ, nhu cầu chính chỉ là để khách tự đặt giờ và giảm no-show, Bookings dư sức làm tốt mà không tốn thêm chi phí. Khi nào phát triển tới mức cần CRM chuyên sâu cho ngành làm đẹp thì mới tính tới phần mềm riêng.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 bản quyền chính hãng, kích hoạt trực tiếp trên tài khoản doanh nghiệp của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Khi mua qua TND, bạn được hỗ trợ tạo tài khoản, gán license và hướng dẫn bật các tính năng như Bookings, Teams, email tên miền, nên không phải tự mò từ đầu. Đây là điểm khác biệt so với việc mua key trôi nổi không rõ nguồn gốc trên mạng.
Có đủ cho việc của bạn không
| Bạn cần | Công cụ đặt lịch của Microsoft 365 | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khách tự chọn giờ và tự đặt qua trang web | Được | Đúng việc chính của nó |
| Gửi nhắc lịch qua email tự động | Được | |
| Nhiều nhân viên, mỗi người lịch riêng | Được | Khách chọn được người phục vụ |
| Thu tiền cọc khi đặt lịch | Không có sẵn | Đây là giới hạn quan trọng với spa và phòng khám |
| Nhắc lịch qua tin nhắn điện thoại | Không có sẵn | Phần lớn khách Việt Nam quen nhận tin nhắn hơn email |
| Quản lý hồ sơ khách hàng, lịch sử dịch vụ | Không | Cần phần mềm chuyên ngành |
| Quản lý kho vật tư, doanh thu theo nhân viên | Không | Cần phần mềm chuyên ngành |
Kết luận thẳng: nếu bạn chỉ cần khách tự đặt lịch và nhân viên thấy lịch trên điện thoại, công cụ này đủ và bạn đã trả tiền cho nó rồi. Nếu cần thu cọc, nhắn tin nhắc lịch và quản lý hồ sơ khách, phần mềm chuyên ngành vẫn cần thiết.
Dựng trong một buổi chiều
- Tạo trang đặt lịch, điền tên, địa chỉ, giờ mở cửa. 15 phút.
- Khai danh sách dịch vụ: tên, thời lượng, thời gian đệm giữa hai lượt. Thời gian đệm là thứ hay bị quên và gây kẹt lịch. 30 phút.
- Thêm nhân viên, nối lịch của từng người để hệ thống tự tránh giờ họ bận. 20 phút.
- Cấu hình chính sách: đặt trước tối thiểu bao lâu, hủy trước bao lâu. 10 phút.
- Tự đặt thử một lượt từ điện thoại như khách, xem toàn bộ luồng và thư nhắc. 15 phút.
- Gắn liên kết trang đặt lịch lên trang chủ và trang mạng xã hội.
Ba thiết lập hay bị bỏ qua
- Thời gian đệm giữa hai lượt. Không đặt thì khách đặt sát nhau và nhân viên không kịp dọn dẹp chuẩn bị.
- Giới hạn đặt trước bao xa, ví dụ tối đa 30 ngày. Không giới hạn thì có người đặt lịch cho sáu tháng sau rồi quên.
- Quy định hủy lịch, và ghi rõ trên trang đặt. Đây là thứ giảm tỷ lệ khách đặt rồi không tới.
Câu hỏi thường gặp
Microsoft Bookings có miễn phí không?
Bookings miễn phí trong nghĩa là không tính thêm tiền ngoài giá gói. Bạn chỉ cần có gói Microsoft 365 Business Basic, Standard hoặc Premium là dùng được. Không có gói Bookings bán lẻ riêng.
Khách hàng có phải cài phần mềm gì để đặt lịch không?
Không. Khách chỉ cần bấm vào link trang đặt lịch của bạn trên trình duyệt điện thoại hay máy tính, chọn dịch vụ và khung giờ. Toàn bộ diễn ra trên web, không cần tài khoản Microsoft, không cần cài app.
Bookings có gửi tin nhắn SMS nhắc lịch không?
Bookings gửi email nhắc lịch mặc định. Tính năng nhắc qua SMS phụ thuộc vào cấu hình và khu vực, có thể cần thiết lập thêm. Trong đa số trường hợp tại Việt Nam, email xác nhận và nhắc lịch đã đủ hiệu quả để giảm khách quên hẹn.
Nhiều nhân viên có dùng chung một lịch Bookings được không?
Được. Bạn thêm tất cả nhân viên vào một lịch cơ sở, gán mỗi người vào dịch vụ họ phụ trách. Khách có thể chọn đích danh nhân viên hoặc để hệ thống tự phân bổ người còn trống.
Nên mua gói nào để dùng Bookings cho một spa 4 nhân viên?
Với một spa 4 nhân viên, bạn nên mua Business Standard cho ít nhất người quản lý và lễ tân để có app desktop, email tên miền và toàn quyền cấu hình Bookings. Các kỹ thuật viên chỉ cần được thêm vào lịch là đủ. Liên hệ TND để được tư vấn số lượng license tối ưu.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Business Standard 1 user/năm
- Microsoft 365 Business Premium 1 user/năm
- Trang tổng hợp Microsoft 365 cho doanh nghiệp
Cần tư vấn gói Microsoft 365 có Bookings cho cơ sở dịch vụ của bạn?
Nhắn TND qua Messenger Facebook để được tư vấn số license phù hợp và báo giá nhanh. Xem ngay Microsoft 365 Business Standard. Giá đã gồm hóa đơn VAT, license chính hãng kích hoạt trực tiếp trên tài khoản của bạn.
