Lịch chung và đặt phòng họp trong Outlook

Trả lời nhanh: Có ba mức: chia sẻ lịch cá nhân cho đồng nghiệp, lịch chung của một nhóm, và tài nguyên phòng họp mà mọi người mời như mời một người. Phòng họp là thứ đáng thiết lập nhất vì nó tự chấp nhận hoặc từ chối theo lịch trống.

Chuyện hai cuộc họp trùng phòng là vấn đề của mọi văn phòng. Bài này nói cách dùng đúng công cụ đã có sẵn trong gói.

Ba mức lịch chung

Mức một, trạng thái rảnh bận. Trong cùng tổ chức, mọi người mặc định thấy được bạn bận hay rảnh vào từng khung giờ, không thấy nội dung.

Đây là mức có sẵn, không cần thiết lập gì, và nó đủ cho việc đặt lịch họp thông thường.

Mức hai, chia sẻ lịch cá nhân. Bạn chủ động chia sẻ lịch của mình cho người cụ thể với mức quyền cụ thể: chỉ xem trạng thái, xem tiêu đề và địa điểm, xem đầy đủ chi tiết, hoặc chỉnh sửa.

Hay dùng giữa quản lý và trợ lý, giữa các thành viên trong một nhóm nhỏ.

Mức ba, lịch của nhóm. Mỗi nhóm trong Teams có một lịch chung, dùng cho sự kiện của cả nhóm chứ không phải lịch cá nhân của ai.

Hợp với lịch trực, lịch giao hàng, lịch sự kiện phòng ban.

Chia sẻ lịch cá nhân

Trong Outlook, mở lịch, chọn chia sẻ, nhập tên người và chọn mức quyền.

Bốn mức quyền, chọn đúng mức là quan trọng:

• Chỉ trạng thái rảnh bận: họ biết bạn bận nhưng không biết bận gì. Đủ cho hầu hết đồng nghiệp.
• Thêm tiêu đề và địa điểm: hợp với người trong cùng nhóm.
• Đầy đủ chi tiết: họ đọc được mô tả và người tham dự. Chỉ chia sẻ mức này với người thật sự cần.
• Chỉnh sửa: họ tạo và sửa lịch thay bạn. Dành cho trợ lý.

Một mẹo hữu ích: với các cuộc hẹn riêng tư, đánh dấu chúng là riêng tư. Khi đó dù người khác có quyền xem chi tiết, họ chỉ thấy khung giờ bận mà không thấy nội dung.

Việc này cho phép bạn chia sẻ lịch rộng rãi mà vẫn giữ được vài việc riêng.

Tạo phòng họp

Đây là phần đáng làm nhất với văn phòng có phòng họp dùng chung.

Quản trị viên tạo một hộp thư dạng tài nguyên cho mỗi phòng, trong phần tài nguyên của trang quản trị. Sau đó phòng xuất hiện trong danh bạ và mọi người mời nó vào cuộc họp như mời một người.

Bốn thứ nên cấu hình cho mỗi phòng:

1. Tự động chấp nhận lời mời nếu phòng trống, tự động từ chối nếu đã có người đặt. Đây là tính năng cốt lõi và nó chấm dứt chuyện trùng phòng.
2. Sức chứa, để người đặt biết phòng chứa được bao nhiêu người.
3. Vị trí và tòa nhà, quan trọng với công ty nhiều văn phòng.
4. Giới hạn thời gian đặt trước và độ dài tối đa mỗi lần đặt, để tránh một người giữ phòng cả tuần.

Quy ước đặt tên rất quan trọng. Đặt tên có tiền tố chung và thông tin hữu ích, chẳng hạn tên tòa nhà, tầng, sức chứa. Khi đó nhân viên gõ tiền tố là thấy hết danh sách phòng.

Đặt tên tùy tiện thì không ai tìm ra phòng và họ quay lại việc nhắn tin hỏi nhau.

Đặt lịch họp cho hiệu quả

Bốn công cụ trong Outlook mà nhiều người không dùng.

• Trợ lý lập lịch. Khi tạo cuộc họp, mở phần này để thấy lịch của tất cả người được mời xếp cạnh nhau, và hệ thống gợi ý khung giờ mọi người đều trống. Đây là thứ tiết kiệm nhiều thời gian nhất.
• Đánh dấu người tham dự tùy chọn. Phân biệt ai bắt buộc có mặt và ai chỉ cần biết. Trợ lý lập lịch ưu tiên lịch của người bắt buộc.
• Đặt khoảng nghỉ giữa các cuộc họp. Microsoft 365 có tùy chọn tự động rút ngắn cuộc họp vài phút để mọi người có thời gian di chuyển hoặc nghỉ.
• Đặt giờ làm việc trong lịch của bạn. Người khác sẽ thấy và tránh mời bạn ngoài giờ đó.

Với văn phòng làm việc kết hợp, Outlook có tùy chọn khai bạn dự họp trực tiếp hay từ xa, giúp người tổ chức biết cần đặt phòng bao lớn.

Thiết lập cho cả công ty

Năm việc cho người quản trị, làm một lần.

1. Tạo tài nguyên cho mọi phòng họp và cả các tài nguyên khác nếu cần: máy chiếu di động, xe công ty.
2. Đặt quy ước tên rõ ràng và ghi nó vào tài liệu nội bộ.
3. Cấu hình quy tắc đặt phòng: tự chấp nhận, giới hạn thời gian, ai được đặt phòng nào.
4. Hướng dẫn nhân viên một lần về cách mời phòng và cách dùng trợ lý lập lịch. Mười lăm phút hướng dẫn tiết kiệm hàng trăm tin nhắn hỏi phòng trống.
5. Rà lại sau một tháng: phòng nào bị đặt rồi bỏ trống nhiều, phòng nào luôn kín. Dữ liệu này giúp quyết định có cần thêm phòng không.

Điểm thứ năm ít công ty làm nhưng nó biến hệ thống đặt phòng thành nguồn dữ liệu cho quyết định về mặt bằng.

Ba mức chia sẻ lịch, chọn đúng mức

Khuyến nghị: đặt mức thứ nhất làm mặc định cho toàn tổ chức, để mọi người xếp lịch được mà không lộ nội dung. Nâng lên mức cao hơn theo từng trường hợp, không mở rộng cho tất cả.

Tạo và cấu hình phòng họp

Connect-ExchangeOnline # Tao mot phong hopNew-Mailbox -Room -Name "Phong hop tang 3" -DisplayName "Phong hop tang 3" `  -PrimarySmtpAddress [email protected] # Cau hinh: tu dong nhan lich, khong can nguoi duyetSet-CalendarProcessing -Identity [email protected] `  -AutomateProcessing AutoAccept `  -BookingWindowInDays 90 `  -MaximumDurationInMinutes 240 `  -AllowConflicts $false `  -AddOrganizerToSubject $true `  -DeleteComments $false # Them thong tin suc chua va thiet biSet-Place -Identity [email protected] -Capacity 12 `  -Building "Toa nha A" -Floor 3 -AudioDeviceName "Loa hop" -VideoDeviceName "Camera" # Kiem cau hinhGet-CalendarProcessing [email protected] |  Select AutomateProcessing, BookingWindowInDays, AllowConflicts

Hai tham số đáng chú ý: giới hạn đặt trước bao nhiêu ngày, và có cho đặt trùng giờ không. Không giới hạn thì sẽ có người đặt phòng cho sáu tháng sau rồi quên hủy.

Ba thói quen giúp lịch công ty chạy được

• Mọi người đặt mức chia sẻ rảnh bận cho toàn công ty. Không có việc này thì tính năng xếp lịch tự động vô dụng.
• Đặt phòng qua hệ thống, không đặt bằng lời. Một người đặt bằng lời là cả hệ thống mất tin cậy.
• Hủy lịch khi không dùng nữa, và đặt quy định phòng bỏ trống 15 phút thì người khác được dùng.