Trả lời nhanh: Teams là nơi làm việc chung gồm chat, họp và tài liệu. Cấu trúc gồm nhóm ở tầng ngoài và kênh ở tầng trong. Sai lầm phổ biến nhất là tạo quá nhiều nhóm, khiến mọi người không biết trao đổi ở đâu và tài liệu nằm rải rác.
Teams dễ bắt đầu và cũng dễ trở thành mớ hỗn độn sau nửa năm. Bài này nói về cách tổ chức ngay từ đầu để tránh việc đó.
- Nhóm ở tầng ngoài, kênh ở tầng trong, đừng đảo ngược.
- Ít nhóm nhiều kênh tốt hơn nhiều nhóm ít kênh.
- Mỗi nhóm tự sinh một site SharePoint làm nơi chứa file.
- Chat riêng không lưu vào nơi chung, đừng bàn việc quan trọng ở đó.
- Giới hạn quyền tạo nhóm để tránh sinh sôi mất kiểm soát.
Nhóm và kênh
Hiểu đúng hai tầng này là hiểu đúng cả Teams.
Nhóm là một tập người. Chẳng hạn phòng kinh doanh, hoặc một dự án. Ai trong nhóm thì thấy mọi thứ trong đó.
Kênh là các chủ đề bên trong nhóm. Phòng kinh doanh có kênh chung, kênh báo giá, kênh khách hàng lớn.
Nguyên tắc quan trọng nhất: ít nhóm, nhiều kênh.
Lý do: mỗi nhóm là một không gian tách biệt với danh sách thành viên riêng và kho tài liệu riêng. Nhiều nhóm nghĩa là người ta phải nhớ vào đâu để tìm gì, và tài liệu nằm rải rác không ai gom lại được.
Với công ty dưới năm mươi người, số nhóm hợp lý thường bằng số phòng ban cộng thêm vài dự án lớn. Nếu bạn có ba mươi nhóm cho hai mươi nhân viên, đó là dấu hiệu cấu trúc sai.
Có hai loại kênh: kênh chuẩn mọi thành viên nhóm đều thấy, và kênh riêng chỉ một số người thấy. Kênh riêng tiện nhưng nên dùng tiết chế vì nó chia nhỏ nơi lưu tài liệu.
Điều xảy ra khi bạn tạo một nhóm
Đây là phần nhiều người không biết và nó giải thích khá nhiều thứ.
Tạo một nhóm Teams thì hệ thống tự tạo kèm bốn thứ:
- Một nhóm Microsoft 365 quản lý thành viên.
- Một site SharePoint làm nơi chứa file. Tab tệp trong mỗi kênh thực chất là một thư mục trong site đó.
- Một hộp thư nhóm với địa chỉ email riêng.
- Một lịch chung.
Hai hệ quả thực tế:
Một, dùng Teams là đã dùng SharePoint. Nhiều công ty nghĩ mình chưa dùng SharePoint trong khi tài liệu đã nằm cả trên đó.
Hai, tạo nhóm bừa là sinh ra site bỏ hoang. Ba mươi nhóm là ba mươi site, mỗi cái chiếm dung lượng và làm rối kết quả tìm kiếm.
Vì thế nhiều tổ chức giới hạn quyền tạo nhóm cho một nhóm nhỏ người, hoặc bật quy trình duyệt. Đây là cài đặt nên cân nhắc ngay từ đầu, vì dọn dẹp về sau khó hơn nhiều.
Cấu trúc gợi ý cho công ty nhỏ
Một cấu trúc chạy được cho công ty hai mươi tới năm mươi người.
Nhóm toàn công ty. Mọi người ở trong. Kênh chung cho thông báo, kênh vui vẻ cho chuyện ngoài công việc. Kênh thứ hai nghe thừa nhưng nó giữ cho kênh chung không bị lấp bởi chuyện phiếm.
Một nhóm cho mỗi phòng ban. Kinh doanh, kỹ thuật, kế toán, nhân sự. Trong mỗi nhóm chia kênh theo mảng việc.
Nhóm cho dự án lớn kéo dài, khi có người từ nhiều phòng tham gia. Chỉ tạo khi dự án đủ lớn, việc nhỏ thì dùng kênh trong nhóm phòng ban.
Nhóm cho quan hệ với đối tác nếu bạn làm việc thường xuyên với một khách hàng, mời họ vào làm khách.
Ba quy ước đi kèm:
- Đặt tên nhóm rõ ràng, có tiền tố cho biết loại. Chẳng hạn tiền tố cho phòng ban và tiền tố cho dự án.
- Mỗi nhóm hai chủ sở hữu. Một người nghỉ việc mà là chủ duy nhất thì nhóm thành vô chủ.
- Nhóm dự án có ngày kết thúc ghi trong mô tả, để biết khi nào lưu trữ được.
Chat riêng và kênh, dùng cái nào
Đây là quyết định nhỏ hằng ngày nhưng nó ảnh hưởng lớn tới trí nhớ của tổ chức.
Chat riêng hợp cho trao đổi nhanh giữa hai người, việc cá nhân, và câu hỏi vụn.
Kênh hợp cho mọi thứ liên quan tới công việc chung.
Khác biệt cốt lõi: nội dung chat riêng chỉ hai người đó thấy và không lưu vào nơi chung của nhóm. Người mới vào không thấy được. Người kia nghỉ việc thì bối cảnh đi theo.
Vấn đề thực tế: một quyết định quan trọng được chốt trong chat riêng giữa hai người, ba tháng sau cả đội không biết vì sao lại làm thế.
Quy ước đáng đặt cho cả công ty: việc gì liên quan tới nhiều hơn hai người, hoặc cần tra lại về sau, thì bàn trong kênh. Chat riêng chỉ cho việc nhanh và việc cá nhân.
Thêm một điểm về tệp: tệp gửi trong chat riêng nằm trong OneDrive của người gửi, không nằm trong site của nhóm. Nghĩa là tệp công việc chia sẻ qua chat riêng đang nằm trong tài khoản cá nhân của một người, với đủ rủi ro đi kèm khi họ nghỉ việc.
Ba việc giữ Teams gọn về lâu dài
- Rà nhóm mỗi sáu tháng. Tìm nhóm không có hoạt động trong ba tháng, hỏi chủ sở hữu còn cần không, lưu trữ nếu không. Lưu trữ giữ được nội dung ở chế độ chỉ đọc, khác với xóa.
- Bật chính sách hết hạn cho nhóm nếu gói của bạn có. Nhóm không hoạt động sẽ tự hỏi chủ sở hữu, không trả lời thì xóa. Đây là cách tự dọn hiệu quả nhất.
- Rà danh sách khách bên ngoài. Đối tác của dự án đã xong vẫn còn quyền vào nhóm nếu không ai gỡ. Danh sách này chỉ dài ra.
Và một việc nên làm ngay khi triển khai: dạy nhân viên dùng ô tìm kiếm. Teams tìm được trong cả tin nhắn lẫn tệp. Người biết dùng nó không cần nhớ mọi thứ nằm ở đâu, và đó là cách giảm áp lực lên việc tổ chức cấu trúc cho hoàn hảo.
Cấu trúc gợi ý cho công ty 10 tới 50 người
| Nhóm | Kênh bên trong | Ai vào |
|---|---|---|
| Toàn công ty | Thông báo, Chung | Tất cả nhân viên |
| Kinh doanh | Khách hàng mới, Báo giá, Sau bán hàng | Phòng kinh doanh |
| Kỹ thuật | Sự cố, Triển khai, Nội bộ | Phòng kỹ thuật |
| Dự án cụ thể | Kế hoạch, Tài liệu, Trao đổi | Người tham gia dự án, giải thể khi xong |
Nguyên tắc đơn giản: nhóm theo tập người ổn định, kênh theo chủ đề bên trong tập người đó. Sai lầm phổ biến là tạo một nhóm mới cho mỗi chủ đề, và sau sáu tháng công ty có bốn mươi nhóm, mỗi nhóm kèm một nơi lưu trữ riêng không ai dọn.
Điều thật sự xảy ra khi tạo một nhóm
- Một nhóm trong danh bạ được tạo, kèm địa chỉ thư của nhóm.
- Một nơi lưu trữ tài liệu riêng được tạo, chiếm dung lượng của tổ chức.
- Một lịch chung và một sổ ghi chú được tạo.
- Toàn bộ những thứ này vẫn tồn tại sau khi không ai dùng nữa, cho tới khi có người xóa.
Đây là lý do nên quyết định ai được tạo nhóm, và nên đặt chính sách hết hạn buộc chủ nhóm xác nhận định kỳ.
Chat riêng hay kênh, quy tắc một câu
Nếu câu trả lời có ích cho người thứ ba trong tương lai, viết vào kênh. Nếu chỉ liên quan tới hai người và không cần tra lại, chat riêng. Vấn đề của chat riêng không phải sự riêng tư mà là kiến thức chết theo cuộc trò chuyện: người mới vào không tìm lại được, và người nghỉ việc mang theo toàn bộ.
Quy ước đặt tên và giải thể nhóm
- Quy ước đặt tên nhóm từ ngày đầu. Đặt sau khi đã có bốn mươi nhóm thì không sửa nổi.
- Giải thể nhóm dự án khi dự án xong, sau khi đã chuyển tài liệu cần giữ sang nơi lưu trữ chung.
- Ghim tài liệu quan trọng lên đầu kênh thay vì để người mới phải cuộn lại lịch sử trò chuyện.
Câu hỏi thường gặp
Teams miễn phí khác bản trong Microsoft 365 thế nào
Bản miễn phí có chat và họp cơ bản nhưng thiếu quản trị tập trung, thiếu tích hợp với SharePoint và Exchange, và giới hạn thời lượng họp. Với doanh nghiệp thì bản trong gói Microsoft 365 là lựa chọn đúng.
Nên tạo nhóm hay kênh cho một dự án
Dự án ngắn với người trong cùng một phòng thì tạo kênh trong nhóm phòng đó. Dự án dài với người từ nhiều phòng và có tài liệu riêng thì tạo nhóm. Khi phân vân, chọn kênh, vì gộp lại dễ hơn tách ra.
Xóa nhóm thì tin nhắn và file đi đâu
Nhóm đã xóa nằm trong trạng thái tạm xóa một thời gian và khôi phục được cùng toàn bộ nội dung và site SharePoint. Quá hạn đó thì mất. Nếu chỉ muốn ngừng dùng, hãy lưu trữ thay vì xóa.
Nhân viên nghỉ việc thì tin nhắn của họ còn không
Tin nhắn trong kênh vẫn còn vì chúng thuộc về nhóm. Chat riêng của họ thì đi theo tài khoản, và đây là thêm một lý do để bàn việc trong kênh thay vì chat riêng.
