Trả lời nhanh: Bí danh là địa chỉ phụ trỏ về cùng một hộp thư. Thư gửi tới bí danh vào thẳng hộp thư chính, không tốn thêm giấy phép. Giới hạn quan trọng: theo mặc định thư gửi đi luôn hiện địa chỉ chính, không hiện bí danh.
Đây là công cụ miễn phí giải quyết nhiều tình huống thực tế: đổi tên, nhiều tên miền, giữ địa chỉ cũ. Bài này nói rõ nó làm được gì và không làm được gì.
- Bí danh không tốn thêm giấy phép, một hộp thư nhiều địa chỉ nhận.
- Dùng khi đổi tên, thêm tên miền, hoặc giữ địa chỉ viết sai chính tả.
- Mặc định thư gửi đi vẫn hiện địa chỉ chính, đây là giới hạn lớn nhất.
- Không đăng nhập bằng bí danh vào Microsoft 365 được.
- Khác hẳn hộp thư dùng chung và khác chuyển tiếp thư.
Bí danh là gì và khác gì hộp thư dùng chung
Một hộp thư có một địa chỉ chính và nhiều địa chỉ phụ. Thư gửi tới bất kỳ địa chỉ nào trong số đó đều vào cùng một hộp thư.
Ba thứ hay bị nhầm với nhau:
- Bí danh: nhiều địa chỉ, một hộp thư, một người dùng. Không tốn giấy phép.
- Hộp thư dùng chung: một địa chỉ, một hộp thư riêng biệt, nhiều người cùng truy cập. Không tốn giấy phép.
- Chuyển tiếp thư: thư đi vào hộp thư A rồi được gửi tiếp sang hộp thư B. Hai hộp thư khác nhau.
Chọn sai gây rắc rối về sau. Nếu nhiều người cần cùng xử lý thư gửi tới một địa chỉ, đó là hộp thư dùng chung chứ không phải bí danh. Bí danh chỉ dành cho trường hợp một người nhận thư ở nhiều địa chỉ.
Năm tình huống nên dùng
- Nhân viên đổi tên. Sau khi kết hôn hoặc đổi tên chính thức, tạo địa chỉ mới làm địa chỉ chính và giữ địa chỉ cũ làm bí danh. Thư gửi tới địa chỉ cũ vẫn tới nơi.
- Công ty có nhiều tên miền. Một người nhận thư ở cả hai tên miền mà chỉ cần một hộp thư.
- Địa chỉ hay bị gõ sai. Tên tiếng Việt viết không dấu dễ gõ nhầm. Thêm vài biến thể phổ biến làm bí danh là hết cảnh thư bị trả về.
- Đổi cấu trúc địa chỉ toàn công ty. Chuyển sang quy ước mới, giữ địa chỉ cũ làm bí danh trong giai đoạn chuyển tiếp.
- Địa chỉ chức năng do một người phụ trách. Chẳng hạn địa chỉ tuyển dụng ở công ty nhỏ chỉ có một người nhân sự.
Điểm thứ năm có ngoại lệ: nếu về sau nhiều người cần xử lý địa chỉ đó, bạn phải chuyển sang hộp thư dùng chung. Nên cân nhắc trước, vì việc chuyển đổi phiền hơn tạo đúng ngay từ đầu.
Cách thêm bí danh
Trong trang quản trị Microsoft 365, chọn người dùng, mở phần quản lý địa chỉ email, thêm bí danh.
Ba điểm cần biết:
- Tên miền phải đã thêm và xác minh trong tổ chức. Không thêm bí danh ở tên miền lạ được.
- Bí danh có hiệu lực gần như ngay, thường trong vòng vài phút.
- Đổi địa chỉ chính cũng làm ở đây: đặt một bí danh làm địa chỉ chính, địa chỉ cũ tự thành bí danh.
Với hộp thư dùng chung và nhóm cũng thêm bí danh được, cách làm tương tự trong trang quản trị Exchange.
Số lượng bí danh cho một hộp thư khá lớn, đủ cho mọi nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Giới hạn lớn nhất, thư gửi đi
Đây là điều gây bất ngờ nhất và bạn cần biết trước khi hứa gì với người dùng.
Theo mặc định, thư gửi đi luôn hiện địa chỉ chính, bất kể người nhận đã gửi tới bí danh nào. Người dùng nhận thư ở địa chỉ bí danh, trả lời, và người kia thấy địa chỉ chính.
Điều này gây khó chịu ở hai tình huống: người dùng có địa chỉ ở hai tên miền của hai thương hiệu, và người dùng muốn giữ hình ảnh nhất quán với một nhóm khách hàng cụ thể.
Microsoft có bổ sung khả năng gửi từ bí danh, nhưng nó cần bật ở cấp tổ chức và không hoạt động đồng đều trên mọi ứng dụng, đặc biệt là các ứng dụng cũ. Nên kiểm thử với đúng ứng dụng nhân viên đang dùng trước khi công bố.
Nếu việc gửi từ đúng địa chỉ là bắt buộc, có hai cách chắc chắn hơn: tạo một hộp thư dùng chung với địa chỉ đó rồi cấp quyền gửi với danh nghĩa, hoặc tạo một tài khoản riêng nếu ngân sách cho phép.
Ba việc bí danh không làm được
Một, không đăng nhập bằng bí danh. Đăng nhập vào Microsoft 365 phải dùng địa chỉ chính. Đây là điểm hay gây bối rối khi người dùng quen với địa chỉ bí danh rồi không vào được.
Hai, không phân quyền riêng cho bí danh. Bí danh không phải một thực thể độc lập, nên không cấp quyền cho ai truy cập riêng phần thư gửi tới bí danh đó.
Ba, không lọc riêng theo bí danh một cách trực tiếp trong giao diện. Thư từ mọi bí danh trộn chung trong hộp thư đến. Nhưng bạn tạo được quy tắc trong Outlook lọc theo địa chỉ người nhận để tự động chuyển vào thư mục riêng. Đây là cách người dùng có nhiều bí danh nên làm để phân biệt nguồn thư.
Với các nhu cầu vượt quá ba giới hạn này, bạn cần hộp thư dùng chung hoặc tài khoản riêng chứ không phải bí danh.
Chọn đúng công cụ: bí danh, hộp thư dùng chung hay nhóm
| Bạn cần | Dùng cái nào | Tốn giấy phép không |
|---|---|---|
| Một người nhận thư ở nhiều địa chỉ | Bí danh | Không |
| Nhiều người cùng đọc và trả lời một địa chỉ | Hộp thư dùng chung | Không, tối đa 50 GB |
| Gửi thông báo tới cả phòng ban | Nhóm phân phối | Không |
| Một đội cùng làm dự án, cần cả tệp và lịch chung | Nhóm Microsoft 365 | Không |
| Địa chỉ cần gửi thư đi với danh nghĩa riêng | Hộp thư dùng chung, không phải bí danh | Không |
Dòng cuối là điểm quan trọng nhất và cũng là giới hạn lớn nhất của bí danh: thư nhận vào địa chỉ bí danh thì được, nhưng khi trả lời, người nhận vẫn thấy địa chỉ chính. Nếu công ty cần địa chỉ kinh doanh hoặc hỗ trợ gửi thư đi đúng danh nghĩa, phải dùng hộp thư dùng chung.
Thêm và kiểm bằng PowerShell
Connect-ExchangeOnline # Them bi danh Set-Mailbox [email protected] -EmailAddresses @{add="[email protected]"} # Xem tat ca dia chi cua mot hop thu (SMTP viet hoa la dia chi chinh) Get-Mailbox [email protected] | Select -ExpandProperty EmailAddresses # Xoa mot bi danh Set-Mailbox [email protected] -EmailAddresses @{remove="[email protected]"} # Ra soat: liet ke moi hop thu co nhieu hon 3 dia chi Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Where {($_.EmailAddresses -match "smtp:").Count -gt 3} | Select DisplayName,PrimarySmtpAddress
Chú ý cách đọc kết quả: địa chỉ viết hoa toàn bộ tiền tố là địa chỉ chính, các dòng viết thường là bí danh. Nhầm hai thứ này là lỗi hay gặp khi bàn giao công việc quản trị.
Giới hạn của địa chỉ bí danh
- Không gửi thư đi bằng địa chỉ bí danh trong đa số cấu hình mặc định. Cần gửi đi đúng danh nghĩa thì phải dùng hộp thư dùng chung và cấp quyền gửi thay mặt.
- Không đăng nhập bằng địa chỉ bí danh ở mọi dịch vụ. Tài khoản vẫn là địa chỉ chính.
- Không tách hộp thư. Mọi thư gửi tới bí danh rơi vào cùng một hộp thư đến, nên nếu muốn tách bạch thì phải đặt quy tắc lọc thư theo địa chỉ nhận.
Câu hỏi thường gặp
Bí danh có tốn tiền không
Không. Bí danh là địa chỉ phụ của hộp thư đang có, không cần giấy phép riêng. Đây là cách tiết kiệm khi một người cần nhận thư ở nhiều địa chỉ.
Một người có bao nhiêu bí danh
Rất nhiều, đủ cho mọi nhu cầu thực tế. Nhưng nên giữ ở mức hợp lý vì mỗi bí danh là một thứ phải nhớ khi rà soát về sau.
Xóa bí danh thì thư cũ có mất không
Không, thư đã nhận vẫn nằm trong hộp thư. Chỉ là thư mới gửi tới địa chỉ đó sẽ bị trả về. Nếu địa chỉ đó còn được đối tác dùng, nên giữ thêm một thời gian.
Bí danh có nhận được thư từ bên ngoài không
Có, hoàn toàn như địa chỉ chính. Người gửi bên ngoài không phân biệt được đó là bí danh hay địa chỉ chính, và không cần biết.
