Trả lời nhanh: Ba bước: khai tên miền trong trung tâm quản trị, xác minh quyền sở hữu bằng một bản ghi TXT, rồi trỏ các bản ghi còn lại gồm MX, SPF và CNAME tự động dò. Bước trỏ MX là bước cắt luồng thư, nên phải làm sau cùng và làm khi đã tạo xong hộp thư cho mọi người.
Đây là việc bắt buộc nếu bạn muốn dùng email theo tên miền công ty thay vì địa chỉ mặc định do Microsoft cấp. Bài này đi theo đúng thứ tự an toàn, vì làm sai thứ tự là mất thư trong lúc chuyển.
- Xác minh quyền sở hữu bằng bản ghi TXT, bước này không ảnh hưởng gì tới email đang chạy.
- Tạo đủ hộp thư cho mọi người trước khi động vào bản ghi MX.
- Trỏ MX là bước cắt luồng thư, làm sau cùng và làm ngoài giờ.
- Hạ thời gian sống của bản ghi xuống trước một ngày để đổi nhanh.
- Giữ hệ thống email cũ chạy song song thêm ít nhất một tuần.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
Bốn thứ cần có trong tay. Thiếu cái nào cũng phải dừng giữa chừng.
- Quyền vào trang quản lý DNS của tên miền. Đây là nơi bạn thêm bản ghi. Nếu tên miền do một đơn vị khác quản lý, phải liên hệ họ trước, và đây thường là thứ làm chậm cả dự án.
- Quyền quản trị toàn phần trong Microsoft 365.
- Danh sách địa chỉ email hiện có, gồm cả các địa chỉ dùng chung như phòng kinh doanh hay hỗ trợ.
- Đủ giấy phép cho số người dùng, vì mỗi hộp thư người dùng cần một giấy phép. Hộp thư dùng chung thì không cần.
Một việc nên làm sớm, thường bị quên: hạ thời gian sống của các bản ghi DNS xuống mức thấp, chẳng hạn năm phút, trước ngày chuyển ít nhất một ngày. Nếu không, khi bạn đổi bản ghi MX, các máy chủ khác trên thế giới vẫn dùng giá trị cũ trong nhiều giờ, và thư gửi tới công ty trong khoảng đó sẽ rơi vào hệ thống cũ.
Bước một, khai và xác minh tên miền
Trong trung tâm quản trị Microsoft 365, vào phần cài đặt rồi tới mục tên miền, chọn thêm tên miền và gõ tên miền công ty.
Microsoft sẽ đưa cho bạn một bản ghi TXT để chứng minh bạn thực sự sở hữu tên miền đó. Thêm bản ghi này vào DNS rồi bấm xác minh.
Ba điểm hay vấp ở bước này:
- Xác minh không thành công ngay lập tức. DNS cần thời gian lan truyền, thường vài phút tới một giờ. Chờ rồi thử lại chứ đừng thêm bản ghi lần nữa.
- Nhập nhầm phần tên bản ghi. Nhiều trang quản lý DNS tự thêm tên miền vào sau, nên nếu bạn gõ cả tên miền thì thành nhân đôi. Kiểm lại kết quả sau khi lưu.
- Bản ghi bị cắt vì quá dài. Một số trang quản lý DNS cũ giới hạn độ dài chuỗi, cần đặt trong ngoặc kép.
Bước này hoàn toàn an toàn. Nó không đụng gì tới email đang chạy, nên cứ làm sớm.
Bước hai, tạo người dùng và hộp thư
Đây là bước phải làm xong trước khi trỏ MX. Nếu trỏ MX trước, thư gửi tới các địa chỉ chưa tạo sẽ bị trả về.
Bốn việc:
- Tạo tài khoản cho từng nhân viên với địa chỉ đúng như địa chỉ họ đang dùng, và gán giấy phép.
- Đổi tên miền chính của từng tài khoản sang tên miền công ty vừa thêm, thay cho tên miền mặc định của Microsoft.
- Tạo hộp thư dùng chung cho các địa chỉ phòng ban. Loại này không tốn giấy phép nên đừng tạo thành tài khoản người dùng.
- Tạo nhóm phân phối cho các địa chỉ chỉ để chuyển tiếp tới nhiều người.
Đối chiếu lại danh sách một lượt trước khi sang bước sau. Sót một địa chỉ nghĩa là mất thư gửi tới địa chỉ đó.
Bước ba, trỏ các bản ghi DNS
Microsoft đưa ra một danh sách bản ghi cần thêm. Chúng không ngang hàng nhau về mức rủi ro.
Trỏ trước, an toàn:
- Hai bản ghi CNAME cho tự động dò cấu hình. Chúng giúp Outlook tự tìm ra máy chủ, không ảnh hưởng luồng thư.
- Bản ghi TXT cho SPF. Lưu ý một tên miền chỉ được có đúng một bản ghi SPF. Nếu đang có sẵn một cái cho hệ thống cũ, phải gộp lại chứ không thêm cái thứ hai.
- Các bản ghi cho Teams nếu công ty sẽ dùng.
Trỏ sau cùng, đây là bước cắt: bản ghi MX. Ngay khi bản ghi này đổi, thư mới bắt đầu đi vào Microsoft 365 thay vì hệ thống cũ. Xóa hết bản ghi MX cũ, chỉ để lại bản ghi của Microsoft, vì để lẫn là thư chia đôi ngẫu nhiên giữa hai hệ thống, đây là tình huống khó chịu nhất.
Nên đổi MX vào cuối ngày làm việc hoặc cuối tuần, khi lượng thư thấp nhất.
Sau khi chuyển và cách quay lui
Năm việc trong tuần đầu.
- Gửi thử từ bên ngoài vào vài địa chỉ ngay sau khi đổi MX, gồm cả hộp thư dùng chung.
- Kiểm phần cấu hình email trong trung tâm quản trị xem còn cảnh báo bản ghi nào không.
- Cấu hình DKIM, vì bước thêm tên miền không tự bật nó. Thiếu DKIM là thư của bạn dễ vào thư rác của người nhận.
- Giữ hệ thống email cũ chạy song song ít nhất một tuần, đừng hủy ngay. Vẫn còn thư đến muộn và vẫn còn dữ liệu cần lấy ra.
- Nâng lại thời gian sống của bản ghi DNS về mức bình thường sau khi mọi thứ ổn định.
Cách quay lui nếu có sự cố nghiêm trọng: trỏ bản ghi MX về giá trị cũ. Vì bạn đã hạ thời gian sống từ trước nên việc này có hiệu lực trong vài phút. Đây chính là lý do bước hạ thời gian sống đáng làm dù nó trông thừa.
Câu hỏi thường gặp
Thêm tên miền có làm mất email cũ không
Bản thân việc thêm và xác minh tên miền thì không ảnh hưởng gì. Rủi ro nằm ở bước đổi bản ghi MX: từ lúc đó thư mới đi vào hệ thống mới, còn thư cũ vẫn nằm ở hệ thống cũ và cần chuyển sang bằng một bước riêng.
Một tenant thêm được mấy tên miền
Được nhiều tên miền, đủ cho hầu hết doanh nghiệp có nhiều thương hiệu. Mỗi người dùng có thể có địa chỉ ở nhiều tên miền khác nhau, trong đó một địa chỉ là chính và các địa chỉ còn lại là bí danh.
Tên miền đang dùng cho website thì có sao không
Không sao. Bản ghi trỏ website là loại A hoặc CNAME cho tên miền gốc và cho www, còn email dùng bản ghi MX. Hai nhóm này độc lập, thêm bản ghi email không đụng gì tới website.
Mất bao lâu để hoàn tất
Phần thao tác khoảng một tới hai giờ nếu bạn có sẵn quyền vào DNS. Phần chờ DNS lan truyền thường vài phút tới một giờ. Phần chuyển dữ liệu thư cũ mới là phần dài, tính bằng ngày tùy dung lượng.
