Trả lời nhanh: Sway tạo bản trình bày dạng trang web cuộn dọc, gửi bằng liên kết và hiển thị tốt trên điện thoại. Delve gợi ý tài liệu liên quan tới bạn dựa trên hoạt động của những người bạn hay làm việc cùng. Cả hai có sẵn trong gói và không tốn thêm tiền.
Hai ứng dụng này nằm trong danh sách app của bạn mà gần như không ai bấm vào. Bài này nói chúng làm gì và trường hợp nào thì đáng dùng.
- Sway tạo bản trình bày dạng trang web, gửi bằng liên kết.
- Hợp cho báo cáo và bản tin nội bộ hơn là cho thuyết trình trên máy chiếu.
- Delve gợi ý tài liệu liên quan dựa trên người bạn hay làm việc cùng.
- Delve chỉ hiện tài liệu bạn vốn đã có quyền xem.
- Cả hai miễn phí trong gói, thử mất mười lăm phút.
Sway làm gì
Sway tạo ra một trang web cuộn dọc thay vì một bộ slide. Bạn thêm chữ, ảnh, video, và nó tự sắp bố cục.
Khác PowerPoint ở ba điểm:
- Không có khái niệm trang. Nội dung chảy liên tục như một bài viết trên web.
- Tự sắp bố cục. Bạn không kéo thả từng phần tử, chỉ đưa nội dung vào và chọn một kiểu thiết kế.
- Chia sẻ bằng liên kết, không gửi tệp. Người nhận mở trên trình duyệt, không cần cài gì.
Bốn trường hợp Sway hợp hơn PowerPoint:
- Bản tin nội bộ gửi cho toàn công ty.
- Báo cáo có nhiều ảnh mà người ta đọc trên điện thoại.
- Giới thiệu sản phẩm hoặc dự án gửi cho khách bằng liên kết.
- Tài liệu hướng dẫn cần cập nhật thường xuyên, vì sửa một chỗ là mọi người thấy bản mới.
Khi nào không dùng: thuyết trình trước phòng họp có máy chiếu, và tài liệu cần định dạng chính xác từng chi tiết. Với hai việc đó PowerPoint vẫn đúng.
Dùng Sway thế nào
Vào ứng dụng Sway từ cổng Microsoft 365, chọn tạo mới. Ba cách bắt đầu:
- Từ đầu, tự thêm nội dung.
- Từ một tài liệu Word có sẵn. Sway đọc tài liệu và biến thành trang web. Đây là cách nhanh nhất khi bạn đã có nội dung.
- Từ một chủ đề, Sway gợi ý bố cục và bạn thay nội dung.
Sau khi có nội dung, chọn kiểu thiết kế. Có nút gợi ý ngẫu nhiên để xem nhanh nhiều kiểu.
Về chia sẻ: có ba mức giống các dịch vụ khác. Chỉ người trong tổ chức, người cụ thể, hoặc bất kỳ ai có liên kết. Với bản tin nội bộ thì chọn mức một.
Người quản trị bật hoặc tắt Sway ở cấp tổ chức, và giới hạn được việc chia sẻ ra ngoài. Nếu công ty bạn có yêu cầu chặt về dữ liệu, nên kiểm cài đặt này.
Delve làm gì
Delve là một trang hiển thị các tài liệu liên quan tới bạn, dựa trên hoạt động trong tổ chức.
Nó cho thấy:
- Tài liệu bạn mở gần đây, trên mọi thiết bị.
- Tài liệu mà những người bạn hay làm việc cùng đang xem hoặc sửa.
- Hồ sơ của đồng nghiệp kèm các tài liệu công khai của họ.
Điểm quan trọng về quyền riêng tư: Delve chỉ hiện những tài liệu mà bạn vốn đã có quyền xem. Nó không mở thêm quyền cho ai. Người khác không thấy tài liệu riêng của bạn qua Delve.
Đây là hiểu nhầm phổ biến khiến nhiều tổ chức tắt Delve mà không cần thiết. Nó chỉ thay đổi cách bạn tìm thấy tài liệu, không thay đổi ai được xem gì.
Khi nào hữu ích: công ty vừa và lớn nơi bạn không biết đồng nghiệp đang làm gì. Với công ty mười người ngồi chung phòng thì gần như vô dụng.
Hồ sơ nhân viên trong Delve
Một phần của Delve mà doanh nghiệp Việt Nam ít khai thác: trang hồ sơ của từng người.
Trên đó có ảnh, chức danh, phòng ban, kỹ năng, dự án đang làm, và thông tin liên hệ. Người dùng tự cập nhật được phần lớn.
Ba lý do đáng khuyến khích nhân viên điền đầy đủ:
- Tìm đúng người nhanh hơn. Với công ty vài chục người trở lên, việc biết ai làm gì tiết kiệm rất nhiều thời gian hỏi vòng.
- Người mới hòa nhập nhanh hơn. Họ tra được ai phụ trách mảng nào mà không phải hỏi từng người.
- Thông tin này dùng chung cho cả bộ. Ảnh và chức danh hiện trong Teams, Outlook và SharePoint, nên điền một lần là dùng ở mọi nơi.
Người quản trị đổ sẵn được các trường như phòng ban và người quản lý từ hệ thống nhân sự, để nhân viên chỉ phải điền phần còn lại.
Đáng dành mười lăm phút thử không
Câu trả lời thực dụng cho từng loại doanh nghiệp.
Sway: đáng thử nếu công ty thường gửi bản tin nội bộ hoặc báo cáo có nhiều ảnh. Thử bằng cách lấy một tài liệu Word đã có và chuyển thành Sway, mất năm phút. Nếu thấy đẹp và tiện hơn cách cũ thì dùng, không thì bỏ.
Delve: đáng bật và đáng khuyến khích nhân viên điền hồ sơ, nếu công ty từ ba chục người trở lên. Dưới mức đó thì lợi ích nhỏ.
Điều quan trọng hơn cả hai: đừng triển khai thêm công cụ nếu các công cụ chính chưa được dùng tốt. Một công ty chưa dùng SharePoint và Teams cho ra hồn thì thêm Sway và Delve chỉ làm loãng.
Thứ tự hợp lý là: email và tài liệu chung trước, cộng tác trong Teams, quản lý công việc, rồi mới tới các công cụ phụ trợ.
Có đáng dành thời gian không
| Công cụ | Việc nó làm | Có đáng thử không |
|---|---|---|
| Công cụ tạo trang trình bày dạng cuộn | Làm bản giới thiệu hoặc báo cáo dạng trang web, chia sẻ bằng liên kết | Đáng, nếu bạn hay gửi báo cáo cho người ngoài |
| Công cụ khám phá tài liệu và hồ sơ đồng nghiệp | Tìm tài liệu người khác đang làm mà bạn có quyền xem | Đáng với công ty trên 50 người |
Với công ty dưới 30 người, cả hai công cụ này ít giá trị: tài liệu ít, và ai làm gì thì mọi người đều biết. Chúng chỉ phát huy khi tổ chức đủ lớn để người ta không còn nắm được toàn bộ.
Điều cần biết về hồ sơ nhân viên
- Công cụ khám phá tài liệu chỉ hiện thứ bạn đã có quyền xem. Nó không phá phân quyền. Đây là hiểu nhầm phổ biến nhất và nên nói rõ với nhân viên trước khi bật.
- Nhưng nó phơi bày phân quyền lỏng. Nếu công ty đang để thư viện tài liệu mở rộng cho tất cả, công cụ này sẽ làm mọi người thấy điều đó. Đó là lý do nên dọn phân quyền trước khi bật.
- Nhân viên tắt được phần hiển thị hoạt động của mình nếu không muốn người khác thấy.
- Quản trị viên tắt được toàn bộ cho cả tổ chức nếu công ty chưa sẵn sàng.
Ba trường hợp dùng thật
- Báo cáo gửi khách hàng dưới dạng liên kết thay vì tệp đính kèm: người nhận xem trên trình duyệt, không phải tải về, và bạn thu hồi được liên kết.
- Tài liệu hướng dẫn nội bộ cần đẹp mà không cần định dạng in ấn.
- Người mới vào công ty dùng công cụ khám phá để tìm tài liệu liên quan tới việc mình sắp làm, thay vì đi hỏi từng người.
Lời khuyên: dành đúng mười lăm phút thử, và nếu sau một tháng không ai dùng thì đừng cố duy trì. Không phải công cụ nào có sẵn trong gói cũng cần triển khai.
Câu hỏi thường gặp
Sway có tốn thêm tiền không
Không, có trong hầu hết gói Microsoft 365. Người quản trị bật hoặc tắt được ở cấp tổ chức, và giới hạn được việc chia sẻ ra ngoài.
Delve có làm lộ tài liệu của tôi không
Không. Delve chỉ hiện những gì người xem vốn đã có quyền truy cập. Nó thay đổi cách tìm thấy tài liệu chứ không thay đổi quyền. Tài liệu riêng trong OneDrive của bạn chỉ bạn thấy.
Tắt Delve được không
Được, người quản trị tắt ở cấp tổ chức hoặc cho từng người dùng. Nhưng trước khi tắt vì lo ngại quyền riêng tư, hãy hiểu rằng nó không mở thêm quyền cho ai.
Sway thay được PowerPoint không
Không hoàn toàn. Sway hợp với nội dung đọc trên màn hình và chia sẻ bằng liên kết. PowerPoint vẫn đúng cho thuyết trình trước phòng họp và tài liệu cần kiểm soát bố cục chi tiết.
