Trả lời nhanh: Giấy phép truy cập là thứ bạn phải mua thêm cho mỗi người dùng hoặc mỗi thiết bị kết nối vào máy chủ, ngoài giấy phép của bản thân máy chủ. Có hai kiểu đếm, theo người dùng và theo thiết bị, và có các loại riêng cho từng sản phẩm máy chủ. Truy cập gián tiếp qua ứng dụng trung gian vẫn phải đếm.
Mua máy chủ Windows rồi tưởng đã xong là hiểu lầm tốn tiền phổ biến nhất trong cấp phép doanh nghiệp. Bài này giải thích loại giấy phép thứ hai đó, cách chọn kiểu đếm cho rẻ, và bốn tình huống mà con số thực tế lớn hơn nhiều so với con số ai cũng nghĩ.
Vì sao lại có loại giấy phép thứ hai
Mô hình cấp phép của Microsoft cho phần mềm máy chủ tách làm hai vế. Vế thứ nhất là quyền cài đặt và chạy phần mềm trên máy chủ. Vế thứ hai là quyền kết nối vào máy chủ đó để dùng dịch vụ.
Nghĩa là mua giấy phép Windows Server mới chỉ cho phép bạn dựng máy chủ. Mỗi nhân viên đăng nhập vào, mỗi máy tính nối vào thư mục chia sẻ, mỗi thiết bị dùng máy in dùng chung, đều cần quyền truy cập riêng.
Điều quan trọng cần hiểu: giấy phép truy cập không phải là phần mềm và không có gì để cài. Nó là một tờ giấy quyền. Hệ thống vẫn chạy dù bạn chưa mua đủ, và đó chính là lý do rất nhiều nơi vô tình dùng thiếu suốt nhiều năm.
Đếm theo người dùng hay theo thiết bị
Hai kiểu này giá gần bằng nhau, chọn kiểu nào phụ thuộc hoàn toàn vào cách công ty làm việc.
Theo người dùng. Mỗi nhân viên một giấy phép, dùng bao nhiêu thiết bị cũng được. Hợp khi nhân viên có cả máy tính bàn, máy tính xách tay và điện thoại cùng truy cập, hoặc khi có người làm việc từ xa.
Theo thiết bị. Mỗi máy một giấy phép, bao nhiêu người dùng máy đó cũng được. Hợp khi có nhiều ca làm việc dùng chung một máy, chẳng hạn nhà máy ba ca hoặc quầy thu ngân.
Cách tính nhanh: đếm số nhân viên và đếm số thiết bị, bên nào ít hơn thì chọn bên đó. Doanh nghiệp cũng được trộn cả hai kiểu trong cùng một hệ thống, chẳng hạn theo thiết bị cho khu sản xuất và theo người dùng cho khối văn phòng.
Bốn trường hợp hay đếm thiếu
- Truy cập gián tiếp. Nhân viên dùng một ứng dụng nội bộ, ứng dụng đó kết nối vào máy chủ bằng một tài khoản dịch vụ duy nhất. Nhiều người nghĩ chỉ cần một giấy phép. Thực tế phải đếm tất cả những người dùng cuối đứng sau ứng dụng đó.
- Thiết bị không phải máy tính. Máy quét mã vạch, máy chấm công, máy in mạng, camera lưu vào thư mục chia sẻ, tất cả đều là thiết bị kết nối.
- Nhân viên thời vụ và nhà thầu. Người ngoài biên chế nhưng có tài khoản truy cập vẫn phải tính.
- Máy chủ dịch vụ máy tính từ xa. Cần cả giấy phép truy cập máy chủ lẫn giấy phép truy cập riêng cho dịch vụ đó, hai khoản tách biệt.
Ngoại lệ đáng biết: người dùng ẩn danh từ Internet truy cập một trang web công khai chạy trên máy chủ của bạn thì không cần giấy phép truy cập, nhưng có loại giấy phép riêng dành cho tình huống người dùng bên ngoài có xác thực.
Các loại giấy phép truy cập theo sản phẩm
Mỗi sản phẩm máy chủ có loại riêng, không dùng chéo được.
- Cho Windows Server. Loại cơ bản nhất, cần cho mọi kết nối vào máy chủ.
- Cho dịch vụ máy tính từ xa. Cộng thêm khi dùng nhiều phiên làm việc trên một máy chủ.
- Cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Chỉ cần khi bạn chọn mô hình máy chủ cộng giấy phép truy cập thay vì tính theo lõi.
- Cho hệ thống thư điện tử và cộng tác nội bộ. Với các sản phẩm máy chủ tương ứng, và có thêm phiên bản nâng cao cho các tính năng mở rộng.
Quy tắc về phiên bản: giấy phép truy cập phải bằng hoặc cao hơn phiên bản máy chủ. Nâng máy chủ lên bản mới thì phải nâng cả nhóm giấy phép truy cập, và đây là khoản hay bị quên khi lập kế hoạch nâng cấp.
Quản lý hồ sơ và chuẩn bị cho rà soát
Giấy phép truy cập không có gì để đếm bằng máy, nên bằng chứng của bạn là hồ sơ. Bộ tối thiểu nên có bốn thứ.
- Hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng đứng tên pháp nhân, ghi rõ loại và số lượng.
- Hóa đơn tài chính khớp với đơn hàng.
- Bản kết xuất từ cổng quản lý giấy phép của hãng.
- Bản kiểm kê người dùng và thiết bị đang thực sự truy cập, cập nhật ít nhất mỗi năm.
Nên rà lại con số này mỗi khi công ty tuyển thêm một đợt nhân sự lớn hoặc mở thêm chi nhánh. Mua bổ sung lúc đó rẻ hơn nhiều so với trả bù sau rà soát.
Bảng bốn nhóm hay bị bỏ sót khi đếm
| Trường hợp | Vì sao hay bị bỏ sót |
|---|---|
| Nhân viên thời vụ và thực tập sinh | Không có trong danh sách nhân sự chính thức nhưng vẫn truy cập hệ thống |
| Máy in và thiết bị quét gửi tệp vào thư mục chung | Là thiết bị truy cập máy chủ, nhiều nơi không nghĩ tới |
| Tài khoản dùng chung cho một phòng ban | Nhiều người dùng chung một tài khoản không làm giảm số giấy phép cần |
| Đối tác bên ngoài truy cập vào hệ thống nội bộ | Vẫn tính, và có khi phải dùng loại giấy phép khác |
Công thức chọn giữa đếm người và đếm máy
# Cong thuc quyet dinh, lam trong nam phut: # Dem A = so NGUOI truy cap he thong# Dem B = so THIET BI truy cap he thong # Neu A nho hon B ro ret: tinh theo nguoi dung# Thuong dung khi moi nguoi co may ban va dien thoai va may xach tay # Neu B nho hon A ro ret: tinh theo thiet bi# Thuong dung khi co ca lam viec, nhieu nguoi dung chung mot may # Neu A xap xi B: tinh theo nguoi dung cho de quan ly# Vi khi nhan su thay doi ban chi can sua danh sach nguoi # Duoc phep tron hai loai trong cung mot to chuc,# nhung phai ghi ro nhom nao dung loai nao trong ho so.Chuẩn bị cho một đợt rà soát
- Giữ hóa đơn có ghi tên đơn vị và mã số thuế. Hóa đơn cá nhân không dùng để chứng minh quyền sử dụng cho doanh nghiệp.
- Giữ bản kê số lượng theo từng quý, không ghi đè lên bản cũ. Lịch sử tự kiểm cho thấy bạn quản lý nghiêm túc.
- Ghi rõ ngày một máy được thanh lý và ngày giấy phép được chuyển sang máy khác nếu loại giấy phép cho phép.
- Đặt lịch nhắc trước ngày hết hạn sáu mươi ngày. Gia hạn gấp luôn đắt hơn và dễ gây gián đoạn.
Câu hỏi thường gặp
Máy chủ có mấy cái thì cần mấy bộ giấy phép truy cập
Không. Giấy phép truy cập cấp cho người dùng hoặc thiết bị, không cấp cho từng máy chủ. Một nhân viên có một giấy phép truy cập Windows Server là kết nối được vào mọi máy chủ Windows Server trong tổ chức.
Mua thiếu thì hệ thống có báo lỗi không
Không, với giấy phép truy cập Windows Server thông thường thì hệ thống vẫn chạy bình thường. Riêng dịch vụ máy tính từ xa có máy chủ cấp phép thực sự đếm và sẽ chặn kết nối khi hết giấy phép. Sự im lặng của phần còn lại chính là lý do nhiều nơi dùng thiếu mà không biết.
Nhân viên nghỉ việc thì giấy phép có chuyển cho người mới được không
Được. Giấy phép truy cập gán cho một người tại một thời điểm, người cũ nghỉ thì gán lại cho người mới. Chỉ cần đảm bảo số giấy phép luôn bằng hoặc lớn hơn số người đang thực sự truy cập.
Dùng dịch vụ đám mây thì còn cần loại này không
Với các dịch vụ đám mây bán theo thuê bao cho từng người dùng thì quyền truy cập đã nằm trong gói, không cần mua thêm. Nhưng nếu bạn vẫn giữ máy chủ nội bộ chạy song song thì phần nội bộ đó vẫn cần đủ giấy phép truy cập.