Nên chọn Microsoft 365 Business hay ghép Office mua đứt với một dịch vụ email riêng? Nếu công ty của bạn cần email theo tên miền, làm việc nhóm và luôn dùng bản Office mới nhất, thuê trọn gói Microsoft 365 Business gọn hơn và tổng chi phí thấp hơn trong 3-4 năm đầu. Ghép Office vĩnh viễn với email mua lẻ chỉ đáng cân nhắc khi bạn đã có sẵn hệ thống email và chấp nhận công quản trị nhiều hơn. Bài này bóc tách từng khoản tiền và công sức để bạn tự quyết.
Hai cách trang bị công cụ làm việc cho doanh nghiệp
Trên thực tế, phần lớn công ty nhỏ tại Việt Nam đang đứng giữa hai lựa chọn. Cách thứ nhất là thuê một gói all-in-one như Microsoft 365 Business Standard: mỗi nhân viên có sẵn Word, Excel, PowerPoint, Outlook bản cài đặt, cộng thêm email theo tên miền công ty, Teams, và 1TB OneDrive. Trả tiền theo user mỗi năm, hết hạn thì gia hạn.
- Thuê Microsoft 365 Business gọn hơn và tổng chi phí thấp hơn trong 3-4 năm đầu nếu cần email tên miền và Office mới nhất.
- Ghép Office vĩnh viễn với email riêng hợp khi ít nhân viên và không cần luôn bản Office mới.
- Gói all-in-one gồm Office cài đặt, email tên miền, Teams và 1TB OneDrive theo từng user.
- TND là đối tác Microsoft, tư vấn phương án tối ưu và xuất hóa đơn VAT.
Cách thứ hai là mua đứt một bản Office vĩnh viễn như Office Home & Business 2024 cho từng máy, rồi mua riêng một dịch vụ email tên miền ở một nhà cung cấp nào đó. Nghe qua thì tưởng rẻ vì Office chỉ trả một lần, nhưng khi cộng đủ các khoản và tính công vận hành, bức tranh không đơn giản như vậy.
So sánh chi phí thực tế trong 4 năm
Hãy lấy một công ty 5 người làm ví dụ để dễ hình dung. Giá tham khảo tại thời điểm hiện tại: Microsoft 365 Business Standard 2.475.000đ/user/năm, Office Home & Business 2024 khoảng 5.400.000đ mua một lần cho một máy, còn dịch vụ email tên miền riêng thường dao động 600.000đ tới 1.200.000đ/user/năm tùy dung lượng hộp thư.
| Khoản mục (5 người, 4 năm) | Microsoft 365 Business Standard | Office 2024 mua đứt + email riêng |
|---|---|---|
| Bản quyền Office | Đã bao gồm | 5 x 5.400.000đ = 27.000.000đ (trả 1 lần) |
| Email tên miền (4 năm) | Đã bao gồm | 5 user x ~900.000đ x 4 năm = 18.000.000đ |
| Thuê bao Microsoft 365 (4 năm) | 5 x 2.475.000đ x 4 = 49.500.000đ | Không |
| Teams, 1TB OneDrive mỗi user | Có sẵn | Phải mua thêm hoặc dùng bản miễn phí giới hạn |
| Tổng tạm tính 4 năm | ~49.500.000đ | ~45.000.000đ + chi phí lưu trữ, Teams |
Con số cho thấy hai phương án không chênh nhau nhiều về tiền mặt thuần túy. Nhưng có ba điểm cần lưu ý mà bảng trên chưa phản ánh hết.
Office mua đứt sẽ cũ dần, còn thuê bao luôn mới
Office 2024 mua một lần sẽ đứng yên ở phiên bản đó. Sau vài năm, khi Microsoft ra bản mới, bạn muốn cập nhật thì phải mua lại. Trong khi đó, gói Microsoft 365 luôn tự cập nhật lên phiên bản mới nhất, kèm các tính năng AI và bảo mật bổ sung theo thời gian mà không tốn thêm.
Công quản trị email là chi phí ẩn lớn nhất
Khi ghép Office với email của bên khác, bạn tự chịu trách nhiệm cấu hình bản ghi DNS, chống thư rác, khôi phục mật khẩu, tạo và xóa hộp thư khi nhân sự vào ra. Với Microsoft 365, toàn bộ email nằm trong cùng một trung tâm quản trị với tài khoản Office, một người phụ trách IT có thể xử lý mọi thứ ở một chỗ.
Khi nào ghép Office mua đứt với email riêng vẫn hợp lý
Phương án mua đứt không phải lúc nào cũng dở. Nó hợp với các trường hợp sau:
- Công ty đã có sẵn hệ thống email ổn định và không muốn di chuyển.
- Nhân sự ít thay đổi, mỗi người một máy cố định, ít khi cần cài lại hay chuyển máy.
- Ngân sách ưu tiên trả một lần thay vì cam kết chi thường niên.
- Nhu cầu làm việc nhóm đơn giản, chưa cần Teams hay kho lưu trữ đám mây lớn.
Nếu công ty bạn thuộc nhóm này, bạn có thể cân nhắc bản Microsoft 365 Business Basic cho phần email và Teams (giá 2.325.000đ/user/năm, chỉ có Office bản web), rồi mua Office 2024 vĩnh viễn cho những máy cần app cài đặt. Đây là cách phối hợp mà nhiều doanh nghiệp áp dụng để tối ưu.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license bản quyền chính hãng và xuất hóa đơn VAT hợp lệ cho doanh nghiệp. Dù bạn chọn thuê Microsoft 365 Business hay mua đứt Office 2024, license được kích hoạt vào tài khoản chính chủ của công ty, có hỗ trợ cấu hình email tên miền và bàn giao đầy đủ. Nhờ đó bạn tránh được rủi ro key trôi nổi vốn dễ mất kích hoạt sau các đợt cập nhật.
Câu hỏi thường gặp
Microsoft 365 Business Standard có bản Office cài đặt trên máy không?
Có. Standard bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook bản cài đặt đầy đủ trên PC và Mac, không chỉ bản web. Đây là điểm khác biệt chính so với gói Basic.
Mua Office 2024 vĩnh viễn thì có email tên miền không?
Không. Office 2024 chỉ là bộ ứng dụng văn phòng, không kèm dịch vụ email. Muốn có email theo tên miền công ty bạn phải mua riêng một dịch vụ khác.
Thuê Microsoft 365 hết hạn thì file có mất không?
File của bạn không mất. Khi hết hạn mà chưa gia hạn, các app desktop chuyển sang chế độ chỉ đọc, bạn vẫn mở và xem được tài liệu, còn dữ liệu trên OneDrive vẫn an toàn trong thời gian ân hạn. Gia hạn xong là dùng lại bình thường.
Nên mua bao nhiêu user Microsoft 365 cho công ty?
Mua đúng bằng số nhân viên cần dùng email và Office. Microsoft 365 tính phí theo từng user, nên bạn có thể thêm hoặc bớt user linh hoạt khi công ty thay đổi quy mô.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Business Standard cho doanh nghiệp
- Microsoft 365 Business Basic giá tốt cho SME
- Office Home & Business 2024 mua một lần dùng mãi
Cần tư vấn chọn gói phù hợp cho công ty?
TND giúp bạn tính đúng số user, chọn giữa thuê Microsoft 365 và mua đứt Office sao cho tiết kiệm nhất. Giá đã gồm hóa đơn VAT, license chính hãng, hỗ trợ cấu hình email tên miền.
