Trả lời nhanh: Kiểm kê là việc đối chiếu hai con số: phần mềm đang thực sự cài và chạy trong công ty, và giấy phép công ty thực sự sở hữu có hồ sơ chứng minh. Làm mỗi năm một lần, bắt đầu bằng máy chủ vì đó là nơi rủi ro tài chính lớn nhất, rồi tới máy trạm.
Không ai muốn nghĩ tới việc này cho tới khi nhận được thư yêu cầu rà soát, và lúc đó thì đã muộn để chuẩn bị. Bài này đưa ra quy trình gọn mà một người phụ trách công nghệ thông tin làm được trong vài ngày, cùng cách xử lý khi phát hiện thiếu.
Đếm cái gì
Chia làm ba lớp, làm theo thứ tự này vì mức rủi ro giảm dần.
Lớp một, phần mềm máy chủ. Hệ điều hành máy chủ, cơ sở dữ liệu, nền tảng ảo hóa, phần mềm sao lưu. Đây là nơi một sai sót có thể trị giá hàng trăm triệu vì cách tính theo lõi.
Lớp hai, giấy phép truy cập. Cho mỗi người dùng hoặc thiết bị kết nối vào máy chủ. Đây là nhóm bị bỏ sót nhiều nhất vì không có gì để cài và hệ thống không báo lỗi khi thiếu.
Lớp ba, phần mềm máy trạm. Hệ điều hành máy tính, bộ ứng dụng văn phòng, phần mềm chuyên ngành, phần mềm diệt virus. Số lượng nhiều nhưng đơn giá thấp hơn.
Lấy số liệu ở đâu
Bốn nguồn, kết hợp lại mới ra bức tranh đúng.
- Danh bạ tài khoản nội bộ. Cho số người dùng và số máy tính đang tham gia hệ thống. Nhớ lọc bỏ tài khoản của người đã nghỉ và máy đã thanh lý.
- Công cụ kiểm kê phần mềm. Có công cụ miễn phí quét mạng và liệt kê phần mềm đã cài trên từng máy. Đây là cách nhanh nhất để có danh sách thật thay vì danh sách theo trí nhớ.
- Nền tảng ảo hóa. Cho số máy ảo, số lõi vật lý của từng máy chủ, và hệ điều hành chạy trên mỗi máy ảo.
- Cổng quản lý giấy phép của hãng. Cho số giấy phép bạn thực sự sở hữu. So sánh với hóa đơn kế toán để chắc chắn không sót đơn hàng nào.
Kết quả là một bảng hai cột: số đang dùng và số đang sở hữu, cho từng loại phần mềm.
Bốn nhóm hay thiếu nhất
- Giấy phép truy cập. Nhóm số một. Nhớ đếm cả người dùng gián tiếp qua ứng dụng trung gian, cả thiết bị không phải máy tính như máy quét mã vạch và máy chấm công, và cả nhân viên thời vụ.
- Máy ảo Windows. Một bộ giấy phép Standard chỉ cho hai máy ảo. Máy chủ chạy sáu máy ảo Windows cần ba bộ. Rất nhiều nơi mua một bộ rồi chạy sáu máy.
- Môi trường kiểm thử. Bản sao của hệ thống thật dựng để thử nghiệm vẫn cần giấy phép. Có bản dành riêng cho phát triển và kiểm thử với giá thấp hơn nhiều, đó là đường hợp lệ.
- Máy chủ dự phòng có hoạt động. Máy dự phòng thụ động hoàn toàn thường được miễn, nhưng nếu nó chạy báo cáo hoặc phục vụ truy vấn đọc thì phải cấp phép đầy đủ.
Hồ sơ cần giữ
Khi bị hỏi, thứ được yêu cầu không phải là phần mềm chạy được mà là bằng chứng mua hợp lệ. Bộ tối thiểu gồm bốn thứ.
- Hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng đứng tên pháp nhân doanh nghiệp, ghi rõ loại và số lượng.
- Hóa đơn tài chính khớp với đơn hàng đó.
- Bản kết xuất từ cổng quản lý giấy phép, thể hiện số lượng đang sở hữu.
- Bảng kiểm kê đối chiếu số đang dùng với số sở hữu, có ngày tháng.
Cất tất cả ở nơi chung của công ty, không cất trong hộp thư cá nhân. Giao cho một người chịu trách nhiệm và ghi vào tài liệu vận hành. Người mua nghỉ việc mà hồ sơ đi theo là tình huống rất hay gặp và rất khó gỡ.
Phát hiện thiếu thì làm gì
Bốn bước, và bước đầu quan trọng nhất.
- Đừng hoảng và đừng gỡ phần mềm vội. Gỡ đột ngột có thể làm dừng hoạt động kinh doanh, gây thiệt hại lớn hơn khoản phải mua bổ sung.
- Xác định mức độ và ưu tiên. Phần mềm máy chủ trước, máy trạm sau. Trong nhóm máy chủ thì cái nào đơn giá cao nhất làm trước.
- Mua bổ sung chủ động. Mua khi chưa bị hỏi luôn rẻ hơn nhiều so với trả bù sau rà soát, vì khoản trả bù thường tính lùi cho toàn bộ thời gian đã dùng cộng phần chênh lệch.
- Cân nhắc phương án thay thế cho phần mềm ít quan trọng. Một số nhu cầu có phần mềm miễn phí hợp pháp đáp ứng đủ, và chuyển sang đó rẻ hơn mua giấy phép.
Sau khi xử lý xong, đặt lịch kiểm kê hằng năm và mỗi khi công ty tuyển một đợt nhân sự lớn hoặc mở thêm chi nhánh.
Bảng bốn nhóm hay bị đếm thiếu
| Nhóm | Vì sao hay thiếu |
|---|---|
| Máy ảo chạy hệ điều hành có bản quyền | Nhiều nơi chỉ đếm máy vật lý, quên máy ảo cũng cần giấy phép riêng |
| Giấy phép truy cập cho người dùng và thiết bị | Không nằm trong tiền mua hệ điều hành máy chủ, dễ bị bỏ ngoài dự toán |
| Phần mềm cài trên máy của nhân viên làm việc tại nhà | Nằm ngoài mạng công ty nên không xuất hiện trong bản kê tự động |
| Phần mềm bản dùng thử đã quá hạn nhưng vẫn đang chạy | Không ai nhớ đã cài, cũng không ai gỡ |
Lấy số liệu ở đâu cho nhanh
# Cach nhanh nhat: xuat danh sach phan mem tu tung may, roi gop lai # Tren may Windows, chay tren tung may hoac qua cong cu quan tri tap trung:Get-WmiObject -Class Win32_Product | Select-Object Name, Version | Export-Csv phanmem.csv # Tren may Linux:dpkg -l > phanmem.txt # ho Debianrpm -qa > phanmem.txt # ho Red Hat # Danh sach may ao tren nen ao hoa: xuat tu chinh giao dien quan tri # Sau khi co danh sach, doi chieu voi ba nguon:# 1. Hoa don mua hang trong 5 nam gan nhat# 2. Tai khoan quan ly giay phep tren he thong cua hang# 3. Hop dong da ky con hieu luc # Chenh lech giua danh sach cai dat va ba nguon tren# chinh la phan ban can xu ly.Xử lý khi phát hiện thiếu giấy phép
- Đừng chờ tới đợt rà soát. Tự phát hiện và mua bổ sung luôn rẻ hơn nhiều so với bị phát hiện, vì lúc đó bạn mua theo đơn giá tại thời điểm rà soát và có thể kèm chế tài.
- Gỡ trước, mua sau. Phần mềm cài mà không ai dùng thì gỡ đi là xong, không cần mua. Rà lại nhu cầu thật trước khi quyết định mua bổ sung.
- Ghi lại toàn bộ quá trình xử lý. Hồ sơ cho thấy bạn chủ động khắc phục là thứ có giá trị khi làm việc với hãng.
- Đặt lịch kiểm kê định kỳ mỗi quý. Kiểm kê một lần rồi bỏ đó thì sáu tháng sau bạn quay về đúng điểm xuất phát.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có bị rà soát không
Có. Quy mô không phải là yếu tố miễn trừ, và trong bối cảnh siết tuân thủ bản quyền phần mềm tại Việt Nam thì nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng nằm trong tầm ngắm. Chi phí làm đúng ngay từ đầu thấp hơn nhiều so với chi phí xử lý sau.
Kiểm kê mất bao lâu
Với doanh nghiệp dưới một trăm máy và có sẵn danh bạ tài khoản nội bộ, một người làm trong ba tới năm ngày là xong lần đầu. Các lần sau nhanh hơn nhiều vì đã có bảng mẫu và đã biết lấy số liệu ở đâu.
Phần mềm miễn phí có phải kê không
Nên kê để có bức tranh đầy đủ, và quan trọng hơn là để kiểm điều kiện sử dụng. Nhiều phần mềm miễn phí cho cá nhân nhưng yêu cầu mua giấy phép khi dùng trong doanh nghiệp, và đây là nhóm rất hay bị dùng sai mà không ai để ý.
Có nên thuê ngoài việc kiểm kê không
Với hệ thống phức tạp nhiều máy chủ và nhiều loại giấy phép thì đáng, vì cách tính theo lõi và các quy tắc về máy ảo dễ sai. Với doanh nghiệp nhỏ dùng vài phần mềm phổ biến thì tự làm được, chỉ cần bảng đối chiếu rõ ràng.