Trả lời nhanh: Ba tầng theo thứ tự: thư mục các mục đã xóa, rồi mục khôi phục các mục đã xóa nằm ẩn bên trong nó, và cuối cùng nhờ quản trị viên nếu tổ chức có bật chính sách lưu giữ. Tầng thứ hai là nơi nhiều người không biết và nó cứu được phần lớn trường hợp.
Xóa nhầm một email quan trọng là chuyện thường ngày. Bài này đi qua ba tầng khôi phục, trong đó tầng thứ hai ít người biết.
- Tầng một là thư mục các mục đã xóa, ai cũng biết.
- Tầng hai là mục khôi phục nằm ẩn bên trong thư mục đó.
- Tầng ba cần quản trị viên và cần tổ chức đã bật chính sách lưu giữ.
- Thời gian giữ có giới hạn, phát hiện muộn là mất.
- Kiểm cả quy tắc tự động, đôi khi thư bị chuyển chứ không bị xóa.
Tầng một, thư mục các mục đã xóa
Khi bạn xóa một thư, nó vào thư mục các mục đã xóa. Mở thư mục đó, tìm thư, kéo lại vào hộp thư đến hoặc chuột phải chọn di chuyển.
Ba điều cần biết:
- Thư mục này vẫn tính vào dung lượng hộp thư. Nhiều người dọn nó để giải phóng chỗ, và vô tình xóa mất thứ mình cần.
- Có thể có chính sách tự dọn sau một số ngày, do tổ chức đặt.
- Dùng ô tìm kiếm trong chính thư mục đó thay vì cuộn tay, nhanh hơn nhiều với hộp thư lớn.
Nếu không thấy thư ở đây, sang tầng hai. Đừng kết luận là mất.
Tầng hai, mục khôi phục ẩn
Đây là phần nhiều người không biết và nó cứu được phần lớn trường hợp.
Khi bạn xóa vĩnh viễn một thư, hoặc dọn sạch thư mục các mục đã xóa, thư không mất ngay. Nó vào một khu vực ẩn và còn ở đó thêm một khoảng thời gian.
Cách vào:
- Trong Outlook trên máy tính: chọn thư mục các mục đã xóa, rồi tìm mục khôi phục các mục đã xóa khỏi máy chủ ở thanh công cụ.
- Trong Outlook trên web: vào thư mục các mục đã xóa, ở đầu danh sách có liên kết khôi phục các mục đã xóa.
Một cửa sổ hiện lên với danh sách các thư đã xóa vĩnh viễn. Chọn thư cần lấy và bấm khôi phục. Thư quay lại thư mục các mục đã xóa, từ đó bạn kéo về chỗ cũ.
Thời gian giữ có giới hạn, thường tính bằng ngày và tổ chức điều chỉnh được. Đây là lý do phải xử lý sớm.
Tầng ba, nhờ quản trị viên
Khi hai tầng trên không có, còn một khả năng nữa nhưng nó phụ thuộc vào cấu hình của tổ chức.
Nếu tổ chức đã bật chính sách lưu giữ, nội dung được giữ ở khu vực ẩn kể cả sau khi người dùng xóa vĩnh viễn, trong suốt thời hạn của chính sách. Quản trị viên tìm và xuất ra được bằng công cụ tìm kiếm nội dung trong Purview.
Quy trình: người dùng báo cho quản trị viên với thông tin càng cụ thể càng tốt, gồm người gửi, khoảng thời gian, và vài từ khóa trong nội dung. Quản trị viên chạy tìm kiếm và xuất kết quả.
Nếu tổ chức chưa bật chính sách lưu giữ, khả năng khôi phục ở tầng này gần như không có. Đây chính là lý do chính sách lưu giữ đáng bật, và nên bật trước khi cần chứ không phải khi đã có sự cố.
Một khả năng nữa: nếu công ty có giải pháp sao lưu Microsoft 365 của bên thứ ba, khôi phục từ bản sao lưu là đường cuối và thường quay lại được xa hơn.
Kiểm trước khi kết luận là mất
Bốn khả năng khác mà thư không thật sự bị xóa.
- Quy tắc tự động đã chuyển thư sang thư mục khác. Đây là khả năng phổ biến nhất. Kiểm danh sách quy tắc trong Outlook, và tìm kiếm trong toàn bộ hộp thư thay vì chỉ hộp thư đến.
- Thư vào thư mục thư rác.
- Thư bị chặn và nằm trong vùng cách ly. Người dùng không thấy được, cần quản trị viên kiểm.
- Thư đã chuyển vào hộp thư lưu trữ theo chính sách, và người dùng không để ý là nó nằm ở mục riêng bên dưới.
Cách kiểm nhanh nhất: dùng ô tìm kiếm của Outlook và chọn phạm vi là tất cả hộp thư, không chỉ thư mục hiện tại. Rất nhiều ca mất thư hóa ra là thư nằm ở chỗ khác.
Với quản trị viên, công cụ theo dõi đường đi của thư cho biết chính xác thư đã tới hệ thống chưa và bị xử lý thế nào. Đây là cách trả lời dứt điểm.
Phòng ngừa
Bốn việc giảm hẳn số ca mất thư.
- Bật chính sách lưu giữ cho tổ chức. Đây là việc quan trọng nhất và nó biến tầng ba từ không có thành có.
- Nâng thời gian giữ ở khu vực ẩn nếu gói của bạn cho phép. Nó cho người dùng nhiều thời gian hơn để phát hiện.
- Dạy người dùng về tầng hai. Rất nhiều yêu cầu hỗ trợ biến mất khi người dùng biết mục khôi phục ẩn tồn tại.
- Với dữ liệu quan trọng, có sao lưu bên ngoài. Chính sách lưu giữ nằm trong chính hệ thống nó bảo vệ, nên không giúp được trong tình huống xấu nhất.
Điểm thứ ba đáng làm ngay: gửi một hướng dẫn ngắn có ảnh chụp màn hình cho toàn công ty. Mất mười phút soạn và tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau.
Ba tầng tìm lại, theo thứ tự
| Tầng | Ở đâu | Thời gian giữ | Ai làm được |
|---|---|---|---|
| Thư mục các mục đã xóa | Trong chính hộp thư | Cho tới khi người dùng dọn | Người dùng |
| Mục khôi phục ẩn | Recover Deleted Items, nằm trong thư mục đã xóa | Khoảng vài tuần, tùy cấu hình | Người dùng |
| Lưu giữ do quản trị viên đặt | Không thấy được từ phía người dùng | Theo chính sách của công ty | Quản trị viên |
Tầng hai là tầng nhiều người không biết: ngay cả sau khi đã dọn thư mục các mục đã xóa, thư vẫn còn trong một vùng ẩn thêm một thời gian nữa. Bấm chuột phải vào thư mục các mục đã xóa và chọn khôi phục các mục đã xóa.
Quản trị viên tìm lại
Connect-ExchangeOnline # Xem thoi gian giu muc da xoa cua mot hop thu Get-Mailbox [email protected] | Select RetainDeletedItemsFor, SingleItemRecoveryEnabled # Bat khoi phuc tung muc, nen bat cho toan bo to chuc Set-Mailbox [email protected] -SingleItemRecoveryEnabled $true -RetainDeletedItemsFor 30 # Tim thu da xoa bang cong cu tim kiem noi dung # Trong trung tam tuan thu: Content search, loc theo hop thu va tu khoa # Kiem nhat ky: ai da xoa, luc nao Search-UnifiedAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-30) -EndDate (Get-Date) ` -Operations HardDelete,SoftDelete -ResultSize 200 | Select CreationDate, UserIds, Operations
Ba việc phòng ngừa
- Bật khôi phục từng mục cho toàn tổ chức và tăng thời gian giữ lên mức tối đa cho phép. Đây là việc làm một lần, có tác dụng mãi.
- Đặt chính sách lưu giữ cho các hộp thư quan trọng: kế toán, nhân sự, ban giám đốc. Chính sách lưu giữ giữ được thư ngay cả khi người dùng cố xóa.
- Bật cảnh báo khi có lượng xóa bất thường, vì xóa hàng loạt là dấu hiệu của tài khoản bị chiếm hoặc nhân viên nghỉ việc không êm.
Điểm cần nói rõ: kho đám mây và hộp thư trực tuyến không phải bản sao lưu. Chúng đồng bộ chứ không giữ lịch sử vô hạn. Với dữ liệu bắt buộc phải giữ nhiều năm, cần giải pháp sao lưu riêng.
Câu hỏi thường gặp
Thư đã xóa vĩnh viễn có lấy lại được không
Thường là được, qua mục khôi phục ẩn trong thư mục các mục đã xóa. Đây là chỗ nhiều người không biết. Chỉ khi quá thời gian giữ thì mới thật sự mất.
Giữ được bao lâu
Thời gian ở khu vực ẩn tính bằng ngày và tổ chức điều chỉnh được trong một khoảng cho phép. Với chính sách lưu giữ thì lâu hơn nhiều, tùy thời hạn bạn đặt.
Xóa cả một thư mục thì sao
Thư mục và nội dung của nó cũng vào các mục đã xóa và khôi phục được theo cùng quy trình. Với thư mục lớn, việc khôi phục có thể mất thời gian.
Nhân viên đã nghỉ việc, cần tìm thư của họ
Nếu hộp thư đã chuyển thành hộp thư dùng chung thì bạn cấp quyền và tìm bình thường. Nếu đã xóa tài khoản thì cần chính sách lưu giữ và công cụ tìm kiếm nội dung, hoặc bản sao lưu.
