Trả lời nhanh: Ba bước theo thứ tự: dọn thư mục các mục đã xóa và thư có đính kèm lớn, bật hộp thư lưu trữ để chuyển thư cũ sang, và chỉ nâng gói khi hai cách trên không đủ. Hộp thư lưu trữ giải quyết được đa số trường hợp mà không tốn thêm tiền.
Hộp thư đầy là sự cố gây gián đoạn công việc ngay lập tức, vì người dùng không nhận được thư mới. Bài này đưa ra thứ tự xử lý từ rẻ tới đắt.
- Cảnh báo đến trước khi hộp thư khóa hẳn, đừng bỏ qua.
- Thư mục các mục đã xóa vẫn tính vào dung lượng.
- Sắp xếp theo dung lượng để tìm nhanh vài thư nặng nhất.
- Hộp thư lưu trữ cho thêm dung lượng lớn mà không tốn tiền.
- Chuyển sang gửi link thay vì đính kèm là cách phòng bền nhất.
- Kho riêng bên cạnh hộp thư chính, có dung lượng riêng.
- Phải bật thủ công, không tự có sau khi mua gói.
Điều gì xảy ra khi hộp thư đầy
Không phải đầy là dừng ngay. Có ba mốc.
- Mốc cảnh báo. Người dùng nhận email nhắc dọn dẹp. Mọi thứ vẫn hoạt động bình thường. Đây là lúc nên xử lý.
- Mốc cấm gửi. Vẫn nhận được thư nhưng không gửi đi được nữa.
- Mốc cấm gửi và nhận. Thư gửi tới bị trả về cho người gửi kèm thông báo hộp thư đầy. Đây là lúc gây thiệt hại thật, vì khách hàng gửi thư và nhận được thông báo lỗi.
Người quản trị nên đặt cảnh báo hoặc kiểm báo cáo dung lượng hộp thư định kỳ, thay vì chờ người dùng phàn nàn. Trong trang quản trị Exchange có báo cáo mức sử dụng của mọi hộp thư, sắp xếp theo dung lượng là thấy ngay ai sắp chạm ngưỡng.
Dung lượng cụ thể tùy gói, nên kiểm mức của gói bạn đang dùng thay vì dựa vào con số chung.
Dọn nhanh, bốn chỗ chiếm nhiều nhất
Làm theo thứ tự này thường giải phóng được đáng kể trong mười lăm phút.
Một, thư mục các mục đã xóa. Nhiều người không biết thư mục này vẫn tính vào dung lượng. Xóa vĩnh viễn nội dung trong đó là bước đầu tiên và thường giải phóng nhiều nhất.
Hai, thư có tệp đính kèm lớn. Trong Outlook, sắp xếp theo kích thước để đưa các thư nặng nhất lên đầu. Thường vài chục thư đầu chiếm phần lớn dung lượng. Lưu tệp cần giữ ra OneDrive rồi xóa thư.
Ba, thư mục các mục đã gửi. Chỗ này hay bị quên vì người ta chỉ nghĩ tới hộp thư đến. Thư gửi đi kèm tệp đính kèm lớn nằm cả ở đây.
Bốn, thư rác và các thư mục tự tạo lâu ngày không dùng.
Sau khi xóa, dung lượng không giảm ngay lập tức mà mất một khoảng thời gian để hệ thống cập nhật. Đừng hoảng nếu con số chưa đổi sau vài phút.
Hộp thư lưu trữ, cách giải quyết bền
Đây là công cụ đúng cho vấn đề này và nhiều doanh nghiệp không biết mình đã có.
Hộp thư lưu trữ là một kho riêng, hiện thành một mục riêng trong Outlook bên cạnh hộp thư chính. Nó có dung lượng riêng và khá lớn.
Cách hoạt động: bạn đặt chính sách tự động chuyển thư cũ hơn một khoảng thời gian sang kho lưu trữ. Chẳng hạn thư cũ hơn hai năm tự chuyển. Người dùng vẫn tìm và mở được chúng bình thường, chỉ là chúng không còn chiếm dung lượng hộp thư chính.
Ba điều cần biết:
- Cần bật thủ công cho từng người dùng hoặc cho cả tổ chức, không tự có.
- Có ở các gói doanh nghiệp, nhưng dung lượng và tính năng khác nhau theo gói. Kiểm gói của bạn.
- Cần mạng để truy cập thư trong kho lưu trữ, chúng không tải về máy như thư trong hộp thư chính.
Với người dùng có hộp thư đầy do tích lũy nhiều năm, đây thường là giải pháp đủ và không tốn thêm tiền.
Khi nào phải nâng gói
Ba tình huống mà dọn dẹp và lưu trữ không đủ.
- Người dùng nhận rất nhiều thư có đính kèm lớn hằng ngày, chẳng hạn bộ phận nhận hồ sơ hoặc nhận bản thiết kế. Với họ, hộp thư đầy lại chỉ sau vài tháng.
- Có yêu cầu giữ toàn bộ thư trong hộp thư chính vì lý do nghiệp vụ.
- Hộp thư dùng chung vượt giới hạn. Loại này có mức thấp hơn hộp thư người dùng, và vượt thì phải gán giấy phép cho nó.
Trước khi nâng gói cho cả công ty, hãy xem có bao nhiêu người thật sự cần. Thường chỉ vài người, và nâng riêng cho họ rẻ hơn nhiều so với nâng toàn bộ.
Cũng nên cân nhắc: nếu vấn đề là tệp đính kèm lớn, giải pháp đúng có thể không phải mua thêm dung lượng thư mà là đổi cách làm việc, sang phần tiếp theo.
Phòng ngừa, đổi cách gửi tệp
Nguyên nhân gốc của hộp thư đầy gần như luôn là tệp đính kèm. Đổi thói quen này giải quyết vấn đề tận gốc.
Gửi link thay vì đính kèm. Đưa tệp lên OneDrive hoặc SharePoint rồi chia sẻ liên kết. Bốn lợi ích:
- Không chiếm dung lượng hộp thư của bạn lẫn của người nhận.
- Người nhận luôn thấy bản mới nhất, không có chuyện mỗi người giữ một phiên bản.
- Bạn thu hồi được quyền truy cập.
- Không vướng giới hạn dung lượng tệp đính kèm.
Trong Outlook, khi bạn đính kèm một tệp đang nằm trên OneDrive, nó tự đề xuất gửi dưới dạng liên kết. Đây là thói quen đáng dạy cho toàn công ty.
Hai việc khác giúp phòng ngừa: đặt chính sách lưu trữ tự động ngay từ đầu thay vì chờ đầy, và người quản trị theo dõi báo cáo dung lượng mỗi tháng để phát hiện sớm ai sắp chạm ngưỡng.
Giới hạn cần biết
Bốn giới hạn, biết trước tránh bất ngờ.
Cần mạng để mở thư. Đây là giới hạn thực tế lớn nhất. Người hay làm việc offline, chẳng hạn trên máy bay, sẽ không mở được thư trong kho lưu trữ. Với họ, đặt mốc chuyển dài hơn.
Không hoạt động với kết nối kiểu cũ. Nếu người dùng cấu hình Outlook bằng giao thức cũ thay vì kết nối trực tiếp với Exchange, kho lưu trữ không hiện. Đây là lý do nên dùng cấu hình chuẩn.
Dung lượng có giới hạn. Con số tùy gói, và một số gói cao có cơ chế tự mở rộng khi gần đầy. Kiểm mức của gói bạn.
Trên điện thoại thì hạn chế. Ứng dụng Outlook trên di động truy cập kho lưu trữ ở mức hạn chế hơn so với bản trên máy tính và bản web.
Với người dùng chủ yếu làm việc trên điện thoại, cần cân nhắc điểm cuối này trước khi đặt mốc chuyển quá ngắn.
Bốn chỗ chiếm dung lượng nhiều nhất
| Chỗ | Cách dọn | Thường lấy lại được bao nhiêu |
|---|---|---|
| Thư mục Mục đã xóa | Dọn, và nhớ dọn cả mục có thể khôi phục bên dưới nó | Rất nhiều, đây là chỗ đáng dọn đầu tiên |
| Thư đã gửi có tệp đính kèm lớn | Lọc theo kích thước, xóa hoặc lưu tệp ra nơi khác | Nhiều |
| Thư rác | Dọn và đặt tự xóa sau 30 ngày | Trung bình |
| Lịch có tệp đính kèm và thư mời cũ | Xóa các mục quá cũ | Ít nhưng vẫn đáng |
Connect-ExchangeOnline # Xem hop thu nao gan day Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics | Select DisplayName, TotalItemSize, ItemCount | Sort TotalItemSize -Descending | Select -First 20 # Xem chi tiet tung thu muc trong mot hop thu Get-MailboxFolderStatistics [email protected] | Select Name, FolderSize, ItemsInFolder | Sort FolderSize -Descending | Select -First 15 # Bat hop thu luu tru, cach giai quyet ben nhat Enable-Mailbox [email protected] -Archive # Kiem chinh sach tu chuyen thu cu sang hop luu tru Get-RetentionPolicy | Format-Table Name
Bật hộp thư lưu trữ thay vì dọn tay
Đây là phương án tốt hơn việc dọn tay mỗi lần đầy: bật một hộp thư lưu trữ riêng, đặt chính sách tự chuyển thư cũ hơn một mốc thời gian sang đó. Người dùng vẫn tìm và đọc được thư cũ, nhưng chúng không chiếm chỗ trong hộp thư chính nữa.
Ba điều cần biết: hộp lưu trữ có hạn mức riêng, không dùng chung với hộp chính; thư trong hộp lưu trữ chỉ xem được khi có mạng, không tải xuống máy; và chính sách chuyển thư chạy nền, mất vài ngày mới thấy hiệu quả rõ.
Phòng ngừa: đổi cách gửi tệp
- Gửi liên kết thay vì đính kèm tệp. Đây là thay đổi có tác dụng lớn nhất: một tệp 20 MB gửi cho 10 người là 200 MB nằm trong các hộp thư.
- Đặt chính sách tự xóa thư rác sau 30 ngày cho toàn tổ chức.
- Với thư có tệp đính kèm rất lớn, đặt quy tắc tự lưu tệp vào thư viện chung và giữ lại liên kết.
- Rà soát mỗi quý bằng lệnh liệt kê ở trên, xử lý trước khi ai đó chạm ngưỡng.
Câu hỏi thường gặp
Xóa thư rồi mà dung lượng không giảm
Thư xóa vào thư mục các mục đã xóa và vẫn tính vào dung lượng. Phải dọn cả thư mục đó. Ngoài ra hệ thống cần thời gian cập nhật con số, đừng kỳ vọng thấy ngay.
Hộp thư lưu trữ có tốn thêm tiền không
Nó nằm trong gói doanh nghiệp, không tính phí riêng. Dung lượng và tính năng khác nhau theo gói, nên kiểm mức của gói bạn đang dùng.
Thư trong kho lưu trữ có tìm được không
Có, ô tìm kiếm của Outlook tìm cả trong đó. Khác biệt là cần mạng để truy cập, vì chúng không tải về máy như thư trong hộp thư chính.
Hộp thư đầy thì thư gửi tới đi đâu
Ở mốc cấm nhận, thư bị trả về cho người gửi kèm thông báo. Thư không được giữ lại, nên dọn xong cũng không tự nhận lại được. Đây là lý do phải xử lý ngay từ mốc cảnh báo.
Người dùng có tự tắt được không
Không, việc bật và tắt do quản trị viên làm. Người dùng chỉ tự kéo thư sang hoặc kéo ngược lại. Tắt kho lưu trữ khi trong đó còn thư cần cân nhắc kỹ vì có nguy cơ mất dữ liệu.
Nhân viên nghỉ việc thì kho lưu trữ đi đâu
Nó gắn với hộp thư, nên khi chuyển hộp thư thành hộp thư dùng chung thì kho lưu trữ vẫn theo. Cần kiểm dung lượng vì hộp thư dùng chung có mức khác.
