Trả lời nhanh: Nếu nhân viên cần Word, Excel, PowerPoint, Outlook bản cài đặt trên máy tính thì phải chọn Microsoft 365 Business Standard. Nếu cả công ty chỉ dùng email tên miền, Teams, lưu trữ đám mây và soạn thảo trên trình duyệt là đủ thì Business Basic tiết kiệm hơn. Khoản chênh giữa hai gói không lớn, nên với phần lớn doanh nghiệp muốn dùng Office quen thuộc trên desktop, Standard gần như luôn đáng tiền.
- Business Basic 2.325.000đ/user/năm chỉ có Office bản web; Business Standard 2.475.000đ/user/năm có thêm Office cài trên máy.
- Chênh lệch nhỏ nhưng Standard cho phép làm việc offline và đầy đủ tính năng desktop.
- Nếu nhân viên thường xuyên dùng Word, Excel, Outlook trên máy thì nên chọn Standard.
- TND cung cấp cả hai gói bản quyền chính hãng, có hóa đơn VAT.
Đây là câu hỏi gần như văn phòng nào cũng gặp khi bắt đầu mua bản quyền cho cả team. Cả hai gói đều tính theo từng người dùng (user) mỗi năm, đều là dịch vụ đám mây chính hãng của Microsoft, nhưng phục vụ hai kiểu nhu cầu khác nhau. Bài viết này bóc tách rõ điểm giống, điểm khác và giúp bạn tính xem chênh tiền có xứng đáng cho trường hợp cụ thể của mình.
Business Basic và Business Standard giống nhau ở đâu
Trước khi so sánh khác biệt, cần thấy rõ hai gói này có chung một nền tảng rất mạnh. Cả Basic lẫn Standard đều cấp cho mỗi nhân viên:
- Email doanh nghiệp theo tên miền riêng (dạng [email protected]) chạy trên Exchange Online, hộp thư 50GB, lịch và danh bạ chung.
- Microsoft Teams để họp trực tuyến, chat nội bộ, gọi video và làm việc nhóm.
- 1TB OneDrive lưu trữ đám mây cho mỗi người, cộng SharePoint để chia sẻ tài liệu toàn công ty.
- Bộ Office bản web và bản mobile: soạn Word, Excel, PowerPoint trực tiếp trên trình duyệt hoặc điện thoại, tablet.
- Quản trị tập trung qua trang admin, bảo mật đăng nhập cơ bản, cam kết uptime dịch vụ.
Nói cách khác, về email và cộng tác nhóm thì hai gói ngang nhau. Nhân viên dùng Basic vẫn có địa chỉ email chuyên nghiệp, vẫn họp Teams, vẫn lưu file lên đám mây như người dùng Standard.
Khác biệt cốt lõi: app Office cài đặt trên máy
Điểm phân định duy nhất nhưng cực kỳ quan trọng: Business Standard có bộ Office bản desktop cài thẳng vào máy tính, Business Basic thì không.
Với Standard, mỗi nhân viên được cài Word, Excel, PowerPoint, Outlook (trên Windows còn có Access, Publisher) như phần mềm chạy ngay trên máy, mở file khi không có mạng, xử lý bảng tính nặng, dùng đầy đủ tính năng nâng cao mà bản web không có. Mỗi người được cài trên tối đa 5 PC hoặc Mac, 5 tablet và 5 điện thoại.
Với Basic, nhân viên chỉ có Office phiên bản online. Điều này nghĩa là cần internet mới làm việc được, thiếu một số tính năng chuyên sâu (macro Excel phức tạp, một số công cụ định dạng, Outlook desktop), và trải nghiệm phụ thuộc vào trình duyệt.
Bảng so sánh Business Basic và Business Standard
| Tiêu chí | Business Basic | Business Standard |
|---|---|---|
| Email tên miền riêng (Exchange 50GB) | Có | Có |
| Microsoft Teams | Có | Có |
| 1TB OneDrive + SharePoint | Có | Có |
| Office bản web và mobile | Có | Có |
| Office bản cài đặt trên PC/Mac | Không | Có |
| Làm việc offline với app desktop | Không | Có |
| Số thiết bị cài mỗi người | Dùng qua trình duyệt/mobile | 5 PC/Mac + 5 tablet + 5 điện thoại |
| Giá tham khảo mỗi user/năm | 2.325.000đ | 2.475.000đ - 3.399.000đ |
Chênh tiền bao nhiêu, có thật sự đáng
Khoản chênh giữa Basic và Standard thường chỉ vài trăm nghìn tới hơn một triệu đồng mỗi user mỗi năm, tùy thời điểm và số lượng license. Chia nhỏ ra, con số này chỉ tương đương vài chục nghìn đồng mỗi tháng cho một nhân viên.
Hãy đặt lên bàn cân với giá trị nhận được. Nếu nhân viên phải làm báo cáo, hợp đồng, bảng lương, thuyết trình hằng ngày, thì bộ Office desktop giúp họ nhanh hơn, ít lỗi hơn và làm được cả khi mạng chập chờn. Vài chục nghìn mỗi tháng để đổi lấy năng suất đó gần như luôn xứng đáng. Ngược lại, nếu một bộ phận chỉ cần đọc email và tham gia họp Teams (nhân viên kho, bảo vệ, cộng tác viên thời vụ), trả thêm cho app desktop họ không dùng tới là lãng phí.
Chiến lược thông minh của nhiều công ty là cấp phối hợp: nhân viên văn phòng dùng Standard, nhân viên tuyến đầu ít soạn thảo dùng Basic. Microsoft 365 cho phép trộn nhiều loại license trong cùng một tổ chức, bạn không bắt buộc chọn một gói cho tất cả.
Ai nên chọn Basic, ai nên chọn Standard
Nên chọn Business Basic khi: ngân sách eo hẹp, nhân viên chủ yếu dùng email và Teams, công việc soạn thảo nhẹ, máy luôn có mạng, hoặc bạn muốn số hóa email công ty trước rồi nâng cấp sau.
Nên chọn Business Standard khi: nhân viên cần Office desktop đầy đủ, làm việc với file nặng, dùng Outlook để quản lý email chuyên nghiệp, hoặc đơn giản muốn trải nghiệm ổn định không phụ thuộc trình duyệt. Đây cũng là gói phổ biến nhất cho doanh nghiệp Việt Nam vì cân bằng tốt giữa chi phí và tính năng.
Nếu doanh nghiệp coi trọng bảo mật thiết bị và quản lý máy nhân viên, hãy tham khảo thêm Microsoft 365 Business Premium.
Có thể bắt đầu bằng Basic rồi lên Standard không
Hoàn toàn được. Microsoft 365 là dịch vụ thuê bao linh hoạt: bạn có thể đổi từ Basic sang Standard cho một hoặc nhiều user bất cứ lúc nào mà không mất email, không mất dữ liệu OneDrive. Sau khi nâng cấp, nhân viên chỉ cần đăng nhập tài khoản cũ và tải bộ Office desktop về cài. Vì vậy nếu chưa chắc chắn, khởi đầu với Basic để tiết kiệm rồi nâng dần theo nhu cầu thực tế là cách đi an toàn.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 Business Basic và Standard chính hãng, kích hoạt trực tiếp vào tenant của doanh nghiệp bạn, xuất hóa đơn VAT hợp lệ và hỗ trợ cấu hình email tên miền, thêm bớt user, gia hạn. Khi mua qua TND, bạn có người tư vấn đúng số lượng và đúng loại license để không mua thừa hay thiếu, đồng thời được hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng.
Ba tình huống thực tế nên chọn gói nào
Lý thuyết đôi khi khó hình dung, nên hãy xét ba tình huống doanh nghiệp hay gặp.
Tình huống 1: Cửa hàng bán lẻ 6 nhân viên. Chủ yếu nhân viên bán hàng dùng điện thoại xem đơn, trả lời khách qua email và họp nhanh trên Teams. Việc soạn thảo phức tạp gần như không có. Đây là trường hợp Business Basic tỏa sáng: mỗi người có email chuyên nghiệp, Teams, lưu trữ đám mây với chi phí thấp nhất, không phải trả cho Office desktop ít khi mở tới.
Tình huống 2: Công ty dịch vụ kế toán 12 người. Nhân viên sống trong Excel cả ngày, lập báo cáo tài chính, bảng lương, dùng hàm phức tạp và cần làm việc ngay cả khi mạng chập chờn. Ở đây Business Standard gần như bắt buộc, vì bản Excel web không đáp ứng nổi khối lượng và độ phức tạp công việc.
Tình huống 3: Agency 20 người pha trộn. Đội thiết kế và nội dung cần Office desktop đầy đủ (Standard), trong khi vài cộng tác viên bán thời gian chỉ cần email và Teams (Basic). Cấp phối hợp giúp công ty tối ưu chi phí mà vẫn đủ công cụ cho từng vai trò.
Hậu quả khi chọn sai gói
Chọn Basic khi nhân viên thật sự cần Office desktop sẽ khiến họ ức chế: mở file nặng bị giật, thiếu tính năng, phụ thuộc mạng, năng suất giảm và cuối cùng vẫn phải nâng cấp. Ngược lại, cấp Standard đại trà cho cả những vị trí không bao giờ mở Word desktop là lãng phí ngân sách năm này qua năm khác. Bài học: đừng chọn một gói cho tất cả theo quán tính, hãy rà từng nhóm công việc. Việc phân loại đúng ngay từ đầu tiết kiệm cả tiền lẫn phiền phức về sau, và có thể điều chỉnh mỗi kỳ gia hạn khi nhu cầu thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Business Basic có dùng được Word, Excel không?
Có, nhưng chỉ bản chạy trên trình duyệt và điện thoại. Muốn cài Word, Excel, PowerPoint, Outlook thành phần mềm trên máy tính thì phải dùng Business Standard.
Chênh giá giữa hai gói có nhiều không?
Thường chỉ vài trăm nghìn tới hơn một triệu đồng mỗi user mỗi năm. Giá tham khảo: Basic 2.325.000đ/user/năm, Standard 2.475.000đ - 3.399.000đ/user/năm, đã gồm hóa đơn VAT.
Một công ty dùng cả Basic lẫn Standard được không?
Được. Bạn có thể cấp Standard cho nhân viên văn phòng và Basic cho nhân viên ít soạn thảo, trộn nhiều loại license trong cùng một tổ chức để tối ưu chi phí.
Nâng từ Basic lên Standard có mất dữ liệu không?
Không. Email, OneDrive, tài khoản đều giữ nguyên. Sau khi đổi gói, nhân viên chỉ cần tải bộ Office desktop về cài là dùng được.
Nên mua Business Standard ở đâu để có hóa đơn VAT?
Nên mua qua đối tác Microsoft như TND để được kích hoạt chính hãng vào tenant riêng, xuất hóa đơn VAT và hỗ trợ setup, gia hạn.
Cần tư vấn chọn gói Microsoft 365 cho công ty?
TND giúp bạn chọn đúng giữa Business Basic và Standard, cấp phép theo user, kích hoạt vào tenant riêng và xuất hóa đơn VAT (giá đã gồm hóa đơn VAT). Nhắn tin để được báo giá theo số lượng nhân viên.
Nhắn TND qua Messenger Xem Business StandardBài viết liên quan
- Microsoft 365 Business Basic - chi tiết gói và giá
- Microsoft 365 Business Standard - gói phổ biến nhất
- Microsoft 365 Business Premium - bảo mật toàn diện cho SME
