Trả lời nhanh: Bản trên trình duyệt có ba thứ đáng biết mà bản cài không có hoặc khó làm: mục khôi phục thư đã xóa vĩnh viễn, một số cấu hình chỉ nằm ở đây, và truy cập từ bất kỳ máy nào không cần cài gì. Nó cũng luôn có tính năng mới trước.
Nhiều người chỉ dùng bản cài và không biết bản trên trình duyệt có gì. Bài này nói ba việc nên nhớ là làm ở đó.
Ba việc nên làm ở bản trình duyệt
Một, khôi phục thư đã xóa vĩnh viễn. Đây là thứ đáng biết nhất. Trong thư mục các mục đã xóa, có một liên kết khôi phục các mục đã xóa khỏi thư mục này. Nó mở ra một danh sách thư đã bị xóa khỏi thùng rác mà vẫn còn trên máy chủ trong một khoảng thời gian.
Bản cài cũng có chức năng tương đương nhưng nằm sâu và nhiều người không tìm ra. Ở bản trình duyệt nó rõ ràng hơn nhiều.
Hai, một số cấu hình chỉ nằm ở đây. Các thiết lập về chuyển tiếp thư ở cấp hộp thư, một số tùy chọn về lịch và quyền truy cập lịch, và các thiết lập liên quan tới hộp thư dùng chung.
Ba, truy cập từ máy bất kỳ. Máy khách hàng, máy ở quán, máy mượn. Chỉ cần trình duyệt và đăng nhập.
Với người đi công tác không mang máy, đây là đường vào duy nhất.
Mở hộp thư dùng chung và hộp thư khác
Bản trình duyệt xử lý việc này gọn hơn bản cài trong nhiều trường hợp.
Hộp thư dùng chung: bấm vào ảnh đại diện góc trên, chọn mở hộp thư khác, nhập địa chỉ. Nó mở trong một thẻ riêng, tách bạch với hộp thư của bạn.
Ưu điểm so với bản cài: không lẫn thư của hộp thư chung vào hộp thư cá nhân, và khi trả lời thì địa chỉ người gửi mặc định là địa chỉ của hộp thư chung, ít bị nhầm.
Lịch của người khác: thêm lịch từ danh bạ tổ chức, xem trạng thái rảnh bận nếu bạn có quyền.
Với người quản lý hộp thư chung của phòng ban, chẳng hạn hộp thư kế toán hoặc hộp thư chăm sóc khách hàng, cách dùng gọn nhất là mở nó ở một thẻ trình duyệt riêng và để đó cả ngày.
Những thứ bản cài vẫn hơn
Để cân bằng, bốn thứ bản cài làm tốt hơn.
- Làm việc offline. Bản trình duyệt cần mạng, có chế độ ngoại tuyến nhưng hạn chế.
- Xử lý hộp thư rất lớn với hàng trăm nghìn thư, bản cài mượt hơn nhờ có bản sao trên máy.
- Tiện ích bổ sung và macro, bản trình duyệt chỉ hỗ trợ tiện ích viết theo chuẩn mới.
- Tích hợp với hệ điều hành: kéo thả tệp từ thư mục, in theo cách quen, mở tệp đính kèm bằng ứng dụng trên máy.
Kết luận thực dụng: không cần chọn một bản. Dùng bản cài cho công việc hằng ngày, mở bản trình duyệt khi cần ba việc ở phần đầu bài hoặc khi ngồi máy khác.
Cả hai nhìn cùng một hộp thư trên máy chủ nên không có chuyện lệch dữ liệu.
Dùng an toàn trên máy lạ
Đây là tình huống có rủi ro thật. Năm việc.
- Dùng cửa sổ ẩn danh của trình duyệt. Không lưu lịch sử, không lưu thông tin đăng nhập.
- Bỏ chọn ghi nhớ đăng nhập khi hệ thống hỏi.
- Đăng xuất hẳn khi xong, không chỉ đóng thẻ. Đóng thẻ mà không đăng xuất là phiên vẫn còn.
- Đóng toàn bộ cửa sổ ẩn danh sau khi đăng xuất.
- Về nhà thì kiểm hoạt động gần đây của tài khoản, và nếu máy đó đáng ngờ thì đổi mật khẩu.
Với máy thật sự không tin tưởng được, chẳng hạn máy công cộng ở nơi lạ, cân nhắc không đăng nhập chút nào. Phần mềm ghi phím trên máy đó lấy được cả mật khẩu, và xác thực nhiều yếu tố giúp giảm nhưng không loại bỏ hết rủi ro.
Dùng điện thoại của mình an toàn hơn nhiều so với dùng máy tính của người khác.
Tính năng mới ra ở đây trước
Ba điều đáng biết về nhịp cập nhật.
- Bản trình duyệt nhận tính năng mới sớm nhất, vì Microsoft cập nhật phía máy chủ, không cần bạn cài gì.
- Bản Outlook mới trên máy gần với bản trình duyệt, nên nó theo sau khá sát.
- Bản cũ trên máy chậm nhất, và một số tính năng mới sẽ không về đó.
Cách dùng thông tin này: nếu bạn nghe nói Outlook có một tính năng nào đó mà không tìm thấy trong bản cài, thử mở bản trình duyệt trước khi kết luận là không có.
Với người quản trị, bản trình duyệt cũng là nơi dễ nhất để kiểm chứng một tính năng mới có trong gói của công ty hay không, trước khi hứa với người dùng.
Bảng việc làm ở bản trình duyệt tiện hơn
| Việc | Vì sao ở bản trình duyệt tiện hơn |
|---|---|
| Mở hộp thư dùng chung hoặc hộp thư người khác đã ủy quyền | Mở nhanh bằng địa chỉ, không phải cấu hình lại hồ sơ |
| Khôi phục thư đã xóa ở tầng ẩn | Giao diện khôi phục đầy đủ hơn |
| Kiểm nhanh khi nghi bản cài có vấn đề | Loại trừ được ngay lỗi nằm ở máy hay ở tài khoản |
Việc thứ ba là mẹo chẩn đoán đáng nhớ nhất: khi người dùng báo không nhận được thư, mở bản trình duyệt trước. Nếu ở đó thấy thư thì vấn đề nằm ở bản cài trên máy, và bạn tiết kiệm được nửa giờ chẩn đoán sai hướng.
Mở thư trên máy không phải của bạn
- Luôn dùng cửa sổ ẩn danh khi mở thư trên máy không phải của bạn.
- Không chọn ghi nhớ đăng nhập.
- Đăng xuất hẳn khi xong, không chỉ đóng tab.
- Sau khi về, thu hồi phiên đăng nhập trong trang bảo mật tài khoản, để chắc chắn phiên trên máy đó không còn hiệu lực.
- Với máy hoàn toàn không tin được, đừng đăng nhập; dùng điện thoại của bạn thay thế.
Những thứ bản cài trên máy vẫn hơn
- Làm việc khi không có mạng.
- Quy tắc lọc thư phức tạp và các phần bổ trợ của phần mềm nghiệp vụ.
- Xử lý hộp thư rất lớn mượt hơn.
- Tích hợp với phần mềm khác trên máy, ví dụ gửi tệp trực tiếp từ ứng dụng khác.
Cách dùng thực dụng: bản cài trên máy làm công cụ chính, bản trình duyệt cho ba việc ở bảng trên và cho lúc đi ra ngoài. Không phải chọn một trong hai.
Câu hỏi thường gặp
Bản trình duyệt có tính thêm tiền không
Không. Nó đi kèm mọi gói có Exchange Online. Một số gói doanh nghiệp giá thấp thậm chí chỉ có bản trình duyệt chứ không có bản cài.
Thư xóa vĩnh viễn khôi phục được trong bao lâu
Có một khoảng thời gian giữ lại trên máy chủ và nó tùy cấu hình của tổ chức. Càng thử sớm càng có cơ hội. Quá hạn thì chỉ quản trị viên mới còn khả năng lấy lại nếu có chính sách lưu giữ.
Dùng bản trình duyệt có ảnh hưởng bản cài không
Không. Cả hai nhìn cùng một hộp thư trên máy chủ. Đọc thư ở bản này thì bản kia cũng thấy đã đọc.
Trình duyệt nào dùng tốt
Các trình duyệt phổ biến hiện nay đều chạy tốt. Nên dùng bản mới nhất, vì bản trình duyệt cũ có thể thiếu tính năng hoặc hiển thị sai.
