Trả lời nhanh: Đây là nơi Microsoft công bố các thay đổi sắp tới, thường trước vài tuần tới vài tháng. Với người quản trị, đọc nó mỗi tuần giúp bạn biết trước thứ gì sắp đổi và chuẩn bị cho người dùng, thay vì nhận phàn nàn vào sáng thứ hai.
Đây là công cụ giúp bạn không bị bất ngờ khi giao diện đổi hoặc một tính năng biến mất. Bài này chỉ cách dùng nó mà không tốn quá nhiều thời gian.
- Microsoft báo trước thay đổi, thường vài tuần tới vài tháng.
- Lọc theo dịch vụ và theo mức ảnh hưởng để đọc đúng cái cần.
- Đánh dấu các thông báo cần hành động và giao cho người phụ trách.
- Đặt nhận email tóm tắt hằng tuần thay vì phải vào xem.
- Thông báo về thay đổi giao diện đáng chuyển tiếp cho người dùng.
Nó chứa gì
Message center nằm trong trang quản trị Microsoft 365, phần trạng thái. Mỗi thông báo gồm bốn thông tin:
- Loại thay đổi: tính năng mới, thay đổi tính năng đang có, hoặc ngừng một tính năng.
- Dịch vụ bị ảnh hưởng: Exchange, SharePoint, Teams, và các dịch vụ khác.
- Thời điểm dự kiến, thường là một tháng cụ thể.
- Mức độ cần hành động: chỉ để biết, hay bạn cần làm gì đó.
Số lượng thông báo khá nhiều, và đó là lý do nhiều người quản trị bỏ qua nó hoàn toàn. Cách xử là lọc chứ không phải đọc hết.
Phân biệt với một mục khác cùng chỗ: tình trạng dịch vụ báo các sự cố đang xảy ra, còn message center báo các thay đổi sắp tới. Hai thứ khác nhau và dùng vào hai việc khác nhau.
Lọc để đọc đúng cái cần
Ba bộ lọc đáng dùng.
- Theo dịch vụ. Chỉ xem những dịch vụ công ty bạn thật sự dùng. Nếu chưa triển khai một dịch vụ nào đó, bỏ qua mọi thông báo về nó.
- Theo mức cần hành động. Ưu tiên các thông báo được đánh dấu là cần quản trị viên làm gì đó. Đây thường là số ít trong tổng số.
- Theo thẻ. Microsoft gắn thẻ cho các thông báo về thay đổi giao diện người dùng, về bảo mật, về việc ngừng tính năng. Thẻ về thay đổi giao diện đáng chú ý vì đó là thứ người dùng sẽ hỏi bạn.
Đặt nhận email tóm tắt hằng tuần thay vì phải nhớ vào xem. Cấu hình trong phần tùy chọn của message center, và gửi được cho nhiều địa chỉ.
Với doanh nghiệp vừa, mười lăm phút mỗi tuần đọc bản tóm tắt là đủ.
Ba loại thông báo đáng quan tâm nhất
Một, ngừng một tính năng. Đây là loại nghiêm trọng nhất vì nó buộc bạn phải làm gì đó trước hạn. Ví dụ điển hình là việc Microsoft ngừng hỗ trợ các giao thức xác thực cũ, khiến nhiều thiết bị và phần mềm ngừng gửi được email.
Với loại này, đọc kỹ ngày hiệu lực và lên kế hoạch ngay, đừng để tới hạn.
Hai, thay đổi giao diện. Không ảnh hưởng chức năng nhưng gây bối rối cho người dùng. Việc đáng làm là chuyển tiếp thông tin cho họ trước, kèm ảnh chụp màn hình nếu Microsoft có cung cấp.
Việc này biến bạn từ người bị hỏi thành người đã báo trước, và khác biệt đó lớn hơn nó có vẻ.
Ba, thay đổi mặc định về bảo mật. Microsoft thỉnh thoảng siết một cấu hình mặc định. Thường là thay đổi tốt, nhưng có thể ảnh hưởng tới một quy trình đang chạy của công ty bạn.
Biến nó thành quy trình
Bốn bước để việc này bền chứ không phụ thuộc vào trí nhớ.
- Đặt lịch mười lăm phút mỗi tuần để đọc bản tóm tắt.
- Đánh dấu các thông báo cần hành động ngay khi đọc. Message center có chức năng gắn cờ và giao cho người khác.
- Ghi vào lịch các mốc quan trọng, nhất là các thay đổi có ngày hiệu lực.
- Chuyển tiếp cho người dùng những gì họ cần biết, viết lại bằng tiếng Việt dễ hiểu thay vì gửi nguyên bản.
Điểm thứ tư quan trọng: thông báo của Microsoft viết cho người quản trị, dùng thuật ngữ kỹ thuật. Người dùng cuối cần một câu đơn giản kiểu tuần sau nút này sẽ chuyển sang chỗ kia.
Với công ty có nhiều người quản trị, chức năng giao thông báo cho người phụ trách giúp không ai bỏ sót và không hai người cùng làm.
Các nguồn thông tin khác
Message center là nguồn chính, nhưng ba nguồn khác bổ sung.
- Lộ trình sản phẩm của Microsoft. Công bố các tính năng đang phát triển, sớm hơn message center. Hữu ích khi lập kế hoạch dài hạn.
- Trang tình trạng dịch vụ. Xem khi đang có sự cố. Đây là chỗ kiểm đầu tiên khi người dùng báo không vào được, trước khi bạn đi tìm lỗi ở phía mình.
- Blog chính thức của các nhóm sản phẩm, có giải thích sâu hơn về các thay đổi lớn.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, message center cộng với trang tình trạng dịch vụ là đủ. Hai nguồn còn lại dành cho tổ chức có đội chuyên trách.
Một thói quen đáng có: khi có sự cố, kiểm trang tình trạng dịch vụ trước khi bỏ ra hai giờ tìm lỗi trong hệ thống của mình. Nhiều lần vấn đề nằm ở phía Microsoft và đã được ghi nhận.
Bảng loại thông báo và hành động tương ứng
| Loại | Vì sao quan trọng | Hành động |
|---|---|---|
| Thay đổi bắt buộc có mốc thời gian | Đến ngày là áp dụng dù bạn có chuẩn bị hay không | Đưa vào lịch, giao người phụ trách |
| Ngừng hỗ trợ một tính năng | Quy trình của công ty có thể đang dựa vào nó | Rà xem công ty có dùng không, lên phương án thay |
| Thay đổi ảnh hưởng tới người dùng cuối | Nhân viên thấy giao diện khác mà không ai báo trước | Soạn thông báo nội bộ trước ngày áp dụng |
Hai loại ít cần quan tâm hơn: tính năng mới ở mức tùy chọn, và thay đổi chỉ ảnh hưởng tới gói mà công ty không dùng. Lọc bớt chúng để không bị ngập.
Biến nó thành quy trình thay vì đọc ngẫu hứng
- Đặt lịch cố định 30 phút mỗi tuần để một người đọc và phân loại. Không có nhịp cố định thì không ai đọc.
- Lọc theo dịch vụ công ty đang dùng, bỏ qua phần còn lại.
- Với thông báo có mốc thời gian, tạo ngay một đầu việc kèm hạn trước ngày áp dụng ít nhất hai tuần.
- Với thay đổi ảnh hưởng người dùng, soạn sẵn thông báo nội bộ và gửi trước ngày áp dụng.
- Ghi lại vào một tài liệu chung để người kế nhiệm biết công ty đã xử lý những thay đổi nào.
Các nguồn thông tin khác nên theo
- Trang tình trạng dịch vụ: khi nhân viên báo không vào được, kiểm đây trước khi mất nửa ngày chẩn đoán máy.
- Lộ trình sản phẩm công khai, để biết trước vài tháng chứ không phải vài tuần.
- Nhật ký kiểm tra của chính tổ chức, vì có những thay đổi đến từ bên trong chứ không phải từ nhà cung cấp.
Một mẹo tiết kiệm thời gian: nối thông báo về một kênh chat của bộ phận kỹ thuật bằng quy trình tự động, thay vì bắt người ta mở trang quản trị. Thông báo tới nơi người ta đã ở sẵn thì mới được đọc.
Câu hỏi thường gặp
Ai xem được message center
Quản trị viên toàn phần và một số vai trò quản trị khác. Có vai trò riêng chỉ để đọc message center, hữu ích khi bạn muốn ai đó theo dõi mà không cấp thêm quyền.
Thông báo giữ được bao lâu
Chúng nằm lại một thời gian sau khi thay đổi có hiệu lực rồi bị lưu trữ. Bạn xem lại được các thông báo đã lưu trữ nếu cần tra cứu.
Có tiếng Việt không
Message center có tùy chọn dịch tự động sang nhiều ngôn ngữ. Chất lượng dịch ở mức hiểu được, nhưng với các thông báo quan trọng nên đọc bản gốc để không hiểu nhầm.
Không đọc thì có sao không
Bạn vẫn dùng dịch vụ bình thường, nhưng sẽ bị bất ngờ khi giao diện đổi hoặc một tính năng ngừng hoạt động. Với các thay đổi cần hành động, việc bỏ qua có thể dẫn tới gián đoạn thật.
