Gộp hai tenant khi công ty sáp nhập

Trả lời nhanh: Ba hướng: giữ hai tenant và bật liên lạc giữa hai tổ chức, gộp về một tenant, hoặc dùng các cơ chế đa tenant của Microsoft. Với phần lớn trường hợp, đừng vội gộp. Chạy hướng thứ nhất trong sáu tháng đầu để hiểu nhu cầu thật, rồi mới quyết.

Sau sáp nhập, câu hỏi gộp hệ thống hay không thường được đặt ra sớm hơn mức cần thiết. Bài này nêu ba hướng và các bẫy nếu bạn chọn gộp.

Hướng một, giữ nguyên và kết nối

Đây là hướng nên làm đầu tiên trong mọi trường hợp, kể cả khi bạn đã quyết sẽ gộp.

Ba việc:

1. Bật liên lạc giữa hai tổ chức trong Teams. Nhân viên hai bên chat, gọi và họp trực tiếp với nhau như đồng nghiệp, không ai phải làm khách của ai. Cấu hình trong trang quản trị Teams của cả hai bên.
2. Chia sẻ lịch giữa hai tổ chức để xem được bận rảnh của nhau khi đặt lịch họp.
3. Mời khách qua lại cho các dự án cần cộng tác trên tài liệu.

Ba việc này làm xong trong một tuần và giải quyết được phần lớn nhu cầu giao tiếp hằng ngày sau sáp nhập.

Điều bạn học được trong sáu tháng chạy song song: hai bên thật sự cần cộng tác ở mức nào, dữ liệu nào cần dùng chung, và việc gộp có đáng chi phí hay không. Rất nhiều tổ chức phát hiện ra rằng hướng này là đủ.

Hướng hai, gộp về một tenant

Khi thật sự cần gộp, đây là dự án lớn. Bốn giai đoạn.

Giai đoạn một, khảo sát và lập kế hoạch. Đếm số người dùng, dung lượng hộp thư và tài liệu, số site SharePoint, số nhóm Teams, các ứng dụng đang tích hợp. Xác định tenant nào là đích và tenant nào bị gộp vào.

Chọn tenant đích thường theo quy mô: bên nào lớn hơn thì giữ, vì di chuyển ít người hơn.

Giai đoạn hai, chuẩn bị tenant đích. Thêm tên miền, tạo tài khoản, cấu hình chính sách, mua đủ giấy phép.

Giai đoạn ba, di chuyển dữ liệu. Hộp thư, OneDrive, site SharePoint, nhóm Teams. Đây là phần dài nhất và cần công cụ chuyên dụng của bên thứ ba, vì Microsoft không cung cấp công cụ gộp tenant đầy đủ.

Giai đoạn bốn, cắt chuyển và dọn dẹp. Chuyển tên miền, đổi bản ghi MX, hướng dẫn người dùng, và giữ tenant cũ một thời gian trước khi đóng.

Với doanh nghiệp vừa, toàn bộ thường mất từ hai tới sáu tháng.

Bẫy thường gặp

Sáu điểm hay làm dự án chệch.

• Tên miền chỉ thuộc về một tenant tại một thời điểm. Muốn chuyển tên miền sang tenant đích thì phải gỡ khỏi tenant cũ trước, và trong khoảng đó email gián đoạn. Cần lên kế hoạch cửa sổ chuyển kỹ.
• Địa chỉ email trùng nhau. Hai công ty có thể có hai người cùng tên. Phải quyết quy ước đặt lại địa chỉ trước khi di chuyển.
• Lịch sử trò chuyện Teams khó chuyển. Công cụ chuyển được nhiều thứ nhưng lịch sử chat riêng thường mất. Cần báo trước cho người dùng.
• Ứng dụng tích hợp phải cấu hình lại. Mọi thứ đang kết nối với tenant cũ, từ phần mềm kế toán tới hệ thống chấm công, đều cần trỏ lại.
• Liên kết chia sẻ cũ đứt hết. Mọi liên kết tài liệu đã gửi cho khách hàng và đối tác sẽ không còn hoạt động.
• Chính sách bảo mật khác nhau. Hai bên có thể có mức chặt khác nhau, và việc thống nhất là quyết định quản trị chứ không phải kỹ thuật.

Điểm cuối thường bị coi nhẹ nhưng nó là phần gây tranh cãi nhiều nhất trong thực tế.

Thứ tự di chuyển nên theo

Nếu đã quyết gộp, thứ tự này giảm rủi ro nhất.

1. Nhóm thử nghiệm trước. Chọn năm tới mười người ít quan trọng, di chuyển họ trọn vẹn, xem có gì vướng. Đừng bỏ qua bước này.
2. Tài liệu trước, email sau. Tài liệu di chuyển được trong lúc người dùng vẫn làm việc bình thường. Email thì cần cửa sổ cắt chuyển.
3. Di chuyển theo phòng ban, không theo cả công ty một lượt. Người cùng phòng chuyển cùng đợt để họ vẫn cộng tác được với nhau.
4. Email chuyển theo đợt lớn vào cuối tuần, để có thời gian xử lý nếu có sự cố.
5. Giữ tenant cũ ít nhất ba tháng sau khi chuyển xong, ở trạng thái chỉ đọc. Luôn có thứ ai đó nhớ ra là còn thiếu.

Về truyền thông nội bộ: báo trước ít nhất hai tuần, gửi hướng dẫn có ảnh, và có người trực hỗ trợ trong ngày chuyển của mỗi đợt. Phần lớn phàn nàn trong các dự án kiểu này đến từ việc thiếu thông tin chứ không phải từ lỗi kỹ thuật.

Chi phí và khi nào không nên gộp

Bốn khoản chi phí cần tính:

• Công cụ di chuyển, thường tính theo số người dùng.
• Dịch vụ triển khai nếu thuê đối tác, và với dự án này thì việc thuê thường đáng.
• Thời gian của đội nội bộ, khoản này hay bị bỏ sót khi lập dự toán.
• Giấy phép chồng lấn trong giai đoạn chạy song song.

Bốn trường hợp không nên gộp:

1. Hai đơn vị hoạt động độc lập, ít cộng tác.
2. Có yêu cầu pháp lý về việc tách biệt dữ liệu.
3. Có kế hoạch bán lại một đơn vị trong tương lai gần.
4. Yêu cầu về vùng dữ liệu khác nhau.

Trong các trường hợp đó, hướng một cộng với các cơ chế đa tenant của Microsoft là lựa chọn đúng. Mức khả dụng của các cơ chế này thay đổi theo thời gian, nên kiểm thông tin hiện hành trước khi lên kế hoạch.

Hai hướng và cách chọn

Lời khuyên: làm hướng một trước, ngay trong tuần đầu sau sáp nhập, để nhân viên hai bên làm việc được với nhau. Hướng hai lên kế hoạch riêng, làm sau khi cơ cấu tổ chức đã ổn định.

Thứ tự di chuyển khi gộp

1. Kiểm và chuẩn hóa tên miền trước. Một tên miền chỉ thuộc về một môi trường tại một thời điểm, đây là ràng buộc cứng quyết định lịch cắt.
2. Tạo tài khoản ở môi trường đích, gán giấy phép, bật xác thực nhiều yếu tố.
3. Chuyển hộp thư, đây là phần lâu nhất và cần cửa sổ thời gian rõ ràng.
4. Chuyển kho tệp cá nhân và thư viện nhóm.
5. Chuyển nhóm, nhóm chat và kênh.
6. Chuyển tên miền sang môi trường đích, làm sau cùng và trong khung giờ ít người dùng.
7. Giữ môi trường cũ ở chế độ chỉ đọc ít nhất một tháng.

Trùng tên đăng nhập giữa hai bên

• Trùng tên đăng nhập giữa hai bên. Hai người cùng tên ở hai công ty là chuyện thường, phải có quy ước xử lý trước khi tạo tài khoản.
• Liên kết chia sẻ cũ chết sau khi chuyển. Khách hàng và đối tác mất quyền truy cập mà không ai báo. Cần lập danh sách và gửi liên kết mới.
• Lịch sử trò chuyện không chuyển được đầy đủ. Nói rõ với nhân viên trước, và xuất phần quan trọng ra tài liệu.
• Quy trình tự động và ứng dụng nối vào hệ thống cũ. Lập danh sách trước, vì chúng chết im lặng sau khi chuyển.
• Chi phí giấy phép trong giai đoạn chuyển tiếp: có lúc phải trả cho cả hai bên cùng lúc. Tính vào ngân sách từ đầu.

Khi nào không nên gộp

Nếu hai công ty vẫn là hai pháp nhân riêng với hệ thống kế toán riêng, có yêu cầu tách biệt dữ liệu theo hợp đồng hoặc theo quy định, hoặc có khả năng tách ra lại trong vài năm tới, thì giữ hai môi trường và thiết lập kết nối là lựa chọn đúng. Gộp rồi tách lại tốn hơn nhiều so với duy trì hai bộ.

Câu hỏi thường gặp

Microsoft có công cụ gộp tenant không

Microsoft cung cấp một số cơ chế hỗ trợ nhưng không có công cụ gộp đầy đủ. Phần lớn dự án dùng công cụ của bên thứ ba cho việc di chuyển hộp thư và tài liệu.

Chuyển tên miền giữa hai tenant mất bao lâu

Việc gỡ khỏi tenant cũ và thêm vào tenant mới có thể mất vài giờ, và trong khoảng đó email không hoạt động. Cần lên kế hoạch vào cuối tuần và báo trước cho toàn công ty.

Người dùng có mất dữ liệu không

Với kế hoạch đúng thì không mất dữ liệu chính. Nhưng một số thứ khó chuyển như lịch sử chat riêng, một số cài đặt cá nhân, và các liên kết chia sẻ cũ. Nên báo trước để người dùng lưu lại những gì quan trọng.

Nên thuê đối tác hay tự làm

Với dưới hai chục người dùng thì tự làm được nếu có người rành. Trên mức đó, thuê đối tác có kinh nghiệm thường rẻ hơn tính cả rủi ro và thời gian, vì họ có công cụ và đã gặp các tình huống đặc biệt.

Bài viết liên quan

• Tenant là gì và công ty cần mấy tenant
• Thêm tên miền công ty vào Microsoft 365 từng bước
• Mua thêm hoặc bớt license giữa kỳ hợp đồng