Trả lời nhanh: Tenant là không gian riêng của tổ chức bạn trong Microsoft 365, chứa toàn bộ tài khoản, dữ liệu và cấu hình. Gần như mọi doanh nghiệp chỉ cần một tenant, kể cả khi có nhiều pháp nhân, vì một tenant chứa được nhiều tên miền và phân tách được dữ liệu bằng quyền.
Câu hỏi này hay xuất hiện ở tập đoàn có nhiều công ty con hoặc doanh nghiệp sắp sáp nhập. Bài này nói rõ tenant là gì và khi nào thật sự cần hơn một cái.
- Tenant là không gian riêng chứa toàn bộ tài khoản và dữ liệu của tổ chức.
- Một tenant chứa được nhiều tên miền, nên nhiều thương hiệu vẫn dùng chung được.
- Gần như mọi doanh nghiệp chỉ cần một tenant.
- Nhiều tenant nghĩa là nhân đôi công việc quản trị và người dùng phải chuyển qua lại.
- Gộp hai tenant là dự án nặng, cân nhắc kỹ trước khi tách.
Tenant là gì
Khi một tổ chức đăng ký Microsoft 365, Microsoft tạo cho họ một không gian riêng gọi là tenant.
Nó chứa toàn bộ:
- Tài khoản người dùng và nhóm.
- Hộp thư, site SharePoint, nhóm Teams.
- Tên miền đã thêm và xác minh.
- Giấy phép đã mua.
- Mọi cấu hình và chính sách bảo mật.
Mỗi tenant có một định danh riêng và một tên miền mặc định do Microsoft cấp lúc đăng ký. Tên miền mặc định này không đổi được, nên hãy chọn cẩn thận khi đăng ký, dù trên thực tế bạn sẽ dùng tên miền công ty cho mọi việc.
Dữ liệu giữa các tenant hoàn toàn tách biệt. Người ở tenant này không thấy gì ở tenant kia trừ khi được mời làm khách.
Vì sao một tenant thường là đủ
Nhiều người nghĩ mỗi pháp nhân cần một tenant riêng. Thực tế không phải, vì một tenant làm được bốn việc sau.
- Chứa nhiều tên miền. Công ty A và công ty B với hai tên miền khác nhau vẫn nằm chung một tenant. Nhân viên mỗi bên có địa chỉ email theo tên miền của mình.
- Phân tách dữ liệu bằng quyền. Mỗi công ty có site SharePoint riêng, nhóm riêng, và người bên này không thấy dữ liệu bên kia.
- Phân tách quản trị. Cấp vai trò quản trị theo phạm vi để mỗi bên tự quản lý người dùng của mình.
- Tách hóa đơn theo phòng ban ở mức nhất định.
Ngược lại, một tenant cho ba lợi ích lớn: nhân viên các công ty trong tập đoàn liên lạc và cộng tác dễ dàng, chỉ có một bộ chính sách bảo mật để quản, và chi phí quản trị thấp hơn hẳn.
Vì thế lời khuyên mặc định là một tenant, và chỉ tách khi có lý do bắt buộc.
Khi nào thật sự cần nhiều tenant
Bốn tình huống mà nhiều tenant là hợp lý.
- Yêu cầu pháp lý hoặc hợp đồng buộc tách biệt dữ liệu hoàn toàn. Chẳng hạn một đơn vị làm việc với khách hàng có yêu cầu nghiêm ngặt về việc dữ liệu không được nằm chung hệ thống với đơn vị khác.
- Các đơn vị thật sự độc lập, không có nhu cầu cộng tác, và mỗi bên tự quản lý công nghệ thông tin của mình.
- Yêu cầu về vùng dữ liệu khác nhau. Nếu một đơn vị bắt buộc phải lưu dữ liệu ở vùng khác, đó là lý do kỹ thuật để tách.
- Chuẩn bị bán hoặc tách một đơn vị. Tách sẵn giúp việc chuyển giao gọn hơn.
Cái giá phải trả khi có nhiều tenant: nhân đôi công việc quản trị, người dùng phải chuyển qua lại giữa hai tài khoản, việc cộng tác giữa hai bên phải qua cơ chế khách, tìm kiếm không xuyên qua được, và chi phí giấy phép có thể cao hơn vì không gộp được số lượng.
Nếu đã lỡ có nhiều tenant
Tình huống phổ biến: hai công ty sáp nhập, mỗi bên đã có tenant riêng. Ba hướng xử lý.
Hướng một, giữ nguyên và kết nối. Bật liên lạc giữa hai tổ chức để nhân viên hai bên chat và họp trực tiếp. Mời khách qua lại cho các dự án chung. Đây là hướng nhẹ nhất và đủ nếu hai bên không cần hợp nhất sâu.
Hướng hai, gộp về một tenant. Đây là dự án nặng, thường tính bằng tháng, và cần công cụ di chuyển chuyên dụng hoặc dịch vụ của đối tác. Phải chuyển hộp thư, tài liệu, nhóm Teams, và cấu hình lại toàn bộ.
Hướng ba, dùng các tính năng đa tenant của Microsoft. Microsoft có các cơ chế cho phép nhiều tenant hoạt động như một tổ chức lớn ở mức nhất định. Mức khả dụng và yêu cầu giấy phép thay đổi theo thời gian, nên hãy kiểm thông tin hiện hành.
Lời khuyên thực dụng: đừng vội gộp. Chạy hướng một trong sáu tháng đầu sau sáp nhập, xem nhu cầu thật là gì, rồi mới quyết. Nhiều tổ chức gộp vội rồi phát hiện chi phí và gián đoạn lớn hơn lợi ích.
Chọn đúng khi tạo tenant mới
Nếu bạn đang chuẩn bị tạo tenant, bốn quyết định khó sửa về sau.
- Quốc gia khai lúc đăng ký. Nó quyết định vùng lưu dữ liệu, và vùng này gần như không đổi được sau đó. Khai đúng quốc gia hoạt động của công ty.
- Tên miền mặc định do Microsoft cấp. Không đổi được. Nó ít xuất hiện trong sử dụng hằng ngày nhưng vẫn nên chọn tên gọn và đúng tên công ty.
- Tài khoản quản trị đầu tiên. Nên là một tài khoản chung của bộ phận công nghệ thông tin, không phải tài khoản cá nhân của một người. Rất nhiều tổ chức tạo tenant bằng tài khoản của nhân viên rồi gặp rắc rối khi người đó nghỉ việc.
- Ai đứng tên đăng ký. Với doanh nghiệp, nên là pháp nhân công ty chứ không phải cá nhân, để tránh tranh chấp về quyền sở hữu tài khoản về sau.
Bốn điểm này mất mười phút để làm đúng và rất tốn công để sửa sai.
Khi nào thật sự cần nhiều môi trường riêng
| Tình huống | Có cần tách không | Vì sao |
|---|---|---|
| Công ty có nhiều thương hiệu, cùng một pháp nhân | Không | Một môi trường, nhiều tên miền là đủ |
| Công ty mẹ và công ty con, khác pháp nhân, khác hệ thống kế toán | Có thể | Tùy yêu cầu về tách biệt dữ liệu |
| Có yêu cầu pháp lý bắt buộc tách dữ liệu | Có | Đây là lý do rõ ràng nhất |
| Muốn tách môi trường thử nghiệm | Có, nhưng dùng môi trường thử miễn phí | Không cần mua giấy phép cho môi trường thử |
| Sáp nhập, mua lại công ty khác | Tạm thời có, dài hạn nên gộp | Duy trì hai môi trường là gánh nặng lâu dài |
Câu trả lời mặc định là một. Mỗi môi trường thêm nghĩa là thêm một bộ chính sách phải duy trì, thêm một bộ tài khoản quản trị, và nhân viên hai bên không thấy lịch của nhau, không chat được với nhau như người trong nhà.
Cái giá của việc có nhiều môi trường
- Nhân viên hai bên là người ngoài của nhau. Phải mời làm khách, và trải nghiệm kém hơn hẳn.
- Không dùng chung danh bạ, lịch, nhóm. Việc tưởng nhỏ nhưng gây phiền hằng ngày.
- Chính sách bảo mật phải làm hai lần, và rất dễ lệch nhau theo thời gian.
- Chi phí giấy phép không tận dụng được số lượng, vì mỗi bên tính riêng.
Nếu đã lỡ có nhiều môi trường
- Đánh giá xem gộp được không. Gộp là việc lớn nhưng làm một lần, còn duy trì hai bộ là gánh nặng mãi mãi.
- Nếu chưa gộp được ngay, đồng bộ chính sách bảo mật giữa hai bên để không có bên nào yếu hơn hẳn.
- Thiết lập chia sẻ giữa hai môi trường để nhân viên hai bên làm việc với nhau đỡ vướng.
- Lập kế hoạch gộp có mốc thời gian, thay vì để nguyên vô thời hạn.
Về việc chọn tên khi tạo mới: tên miền ban đầu của môi trường không đổi được sau này. Chọn tên gắn với công ty, không gắn với dự án hay thương hiệu có thể đổi.
Câu hỏi thường gặp
Một tenant chứa được bao nhiêu tên miền
Nhiều, đủ cho mọi nhu cầu của doanh nghiệp có nhiều thương hiệu. Mỗi tên miền cần được thêm và xác minh riêng, và người dùng có địa chỉ ở nhiều tên miền qua bí danh.
Đổi tên tenant được không
Tên hiển thị của tổ chức đổi được. Tên miền mặc định do Microsoft cấp lúc đăng ký thì không đổi được. Trên thực tế bạn dùng tên miền công ty cho mọi việc nên điều này ít ảnh hưởng.
Gộp hai tenant mất bao lâu
Tùy quy mô, thường tính bằng tháng với doanh nghiệp vừa. Phần lâu nhất là chuyển hộp thư và tài liệu, cộng với việc kiểm thử và xử lý các trường hợp đặc biệt. Nên có kế hoạch và công cụ phù hợp trước khi bắt đầu.
Công ty con ở nước ngoài có cần tenant riêng không
Không nhất thiết. Một tenant phục vụ được nhiều quốc gia, và người dùng ở đâu cũng truy cập được. Chỉ cần tenant riêng khi có yêu cầu pháp lý cụ thể về nơi lưu dữ liệu hoặc về việc tách biệt hệ thống.
