Trả lời nhanh: Trên điện thoại màn hình nhỏ, các ứng dụng dùng miễn phí với hầu hết tính năng cơ bản. Trên máy tính bảng màn hình lớn thì cần giấy phép để sửa tài liệu. Thiết bị dùng cho công việc còn tính vào giới hạn số thiết bị của gói.
Nhiều người không biết mình dùng được Office miễn phí trên điện thoại, và cũng nhiều người ngạc nhiên khi máy tính bảng lại đòi giấy phép. Bài này nói rõ ranh giới đó.
- Điện thoại màn hình nhỏ dùng miễn phí được hầu hết tính năng cơ bản.
- Máy tính bảng màn hình lớn cần giấy phép để sửa tài liệu.
- Đăng nhập bằng tài khoản có giấy phép mở khóa đầy đủ tính năng.
- Outlook trên di động là ứng dụng đáng cài nhất cho người đi lại nhiều.
- Thiết bị công ty nên cấu hình qua chính sách quản lý ứng dụng.
Miễn phí tới đâu
Microsoft phân biệt theo kích thước màn hình chứ không theo loại thiết bị.
Màn hình nhỏ, tức là điện thoại và máy tính bảng nhỏ: dùng miễn phí với hầu hết tính năng cơ bản. Mở, sửa, lưu tài liệu đều được, chỉ cần một tài khoản Microsoft miễn phí.
Màn hình lớn, tức là máy tính bảng cỡ lớn: cần giấy phép Microsoft 365 để sửa tài liệu. Không có giấy phép thì chỉ xem được.
Ranh giới cụ thể theo đường chéo màn hình và Microsoft có điều chỉnh theo thời gian, nên kiểm trên trang chính thức nếu thiết bị của bạn nằm gần ranh giới.
Với giấy phép Microsoft 365, mọi thiết bị đều mở khóa đầy đủ tính năng, không phân biệt kích thước. Đăng nhập bằng tài khoản có giấy phép là xong.
Điểm cần nhớ: thiết bị di động cũng tính vào giới hạn số thiết bị của gói. Người cài trên nhiều điện thoại và máy tính bảng có thể chạm giới hạn mà không nhận ra.
Các ứng dụng đáng cài
Không cần cài hết. Bốn ứng dụng cho phần lớn giá trị.
Outlook. Đây là ứng dụng đáng cài nhất với người đi lại nhiều. Nó gộp email, lịch và danh bạ, hỗ trợ nhiều tài khoản, và tích hợp với To Do.
Với tài khoản công ty, Outlook trên di động là cách đúng để đọc thư công việc trên điện thoại, thay vì cấu hình vào ứng dụng thư mặc định của máy. Lý do: nó hỗ trợ đầy đủ xác thực hiện đại và chịu được các chính sách bảo vệ của công ty.
Teams. Cần thiết nếu công ty dùng Teams, vì phần lớn thông báo và cuộc gọi đến qua đây.
OneDrive. Truy cập tệp và tự động sao lưu ảnh chụp nếu bạn muốn.
Ứng dụng Microsoft 365 gộp, chứa Word, Excel và PowerPoint trong một. Nhẹ hơn cài ba ứng dụng riêng và đủ cho việc xem sửa nhanh.
Ba ứng dụng riêng lẻ chỉ nên cài khi bạn thật sự làm việc nhiều trên thiết bị đó.
Giới hạn thực tế trên di động
Bốn điểm cần biết trước khi kỳ vọng.
- Không chạy macro. File Excel có macro mở được nhưng phần tự động hóa không hoạt động.
- Tính năng nâng cao thiếu nhiều. Định dạng phức tạp, bảng tổng hợp nâng cao, các công cụ phân tích đều không có hoặc rất hạn chế.
- Soạn thảo dài rất bất tiện. Màn hình nhỏ và bàn phím ảo khiến việc viết một tài liệu dài trở nên khó chịu.
- Một số thao tác định dạng khó thực hiện bằng ngón tay.
Vì thế cách dùng đúng của Office trên di động là: xem tài liệu, sửa nhanh vài chỗ, duyệt và trả lời, ký nhận. Không phải để làm việc chính.
Với người cần làm việc thật sự trên máy tính bảng, một bàn phím rời đổi trải nghiệm rất nhiều, và khi đó bản trên trình duyệt đôi khi lại tiện hơn ứng dụng.
Thiết bị dùng cho công việc
Với điện thoại cá nhân dùng để đọc thư công ty, có ba mức kiểm soát và doanh nghiệp nên chọn mức phù hợp.
Mức một, không kiểm soát gì. Nhân viên cài Outlook và đăng nhập. Đơn giản nhưng công ty không xóa được dữ liệu khi họ nghỉ việc hoặc mất máy.
Mức hai, chính sách bảo vệ ứng dụng. Công ty không quản lý thiết bị mà chỉ quản lý các ứng dụng chứa dữ liệu công ty. Bắt đặt mã PIN riêng cho ứng dụng, chặn sao chép dữ liệu sang ứng dụng cá nhân, và xóa dữ liệu công ty từ xa được mà không đụng ảnh và tin nhắn cá nhân.
Đây là mức nên chọn cho điện thoại cá nhân. Nó bảo vệ dữ liệu công ty mà không xâm phạm phần riêng tư, và nhân viên chấp nhận được khi được giải thích rõ.
Mức ba, quản lý thiết bị đầy đủ. Chỉ hợp lý với điện thoại do công ty cấp.
Cấu hình các chính sách này trong Intune, có trong Business Premium.
Ba mẹo thực dụng
- Tải trước tệp cần dùng offline. Trong OneDrive, đánh dấu tệp là luôn giữ trên thiết bị trước khi lên máy bay hoặc đi nơi sóng yếu. Không làm thì mở file trên đường là thấy lỗi.
- Bật thông báo có chọn lọc. Outlook trên di động cho phép chỉ báo với thư quan trọng thay vì mọi thư. Việc này giữ cho điện thoại không rung liên tục mà vẫn không bỏ sót việc gấp.
- Dùng chức năng quét tài liệu. Ứng dụng Microsoft 365 trên điện thoại quét được giấy tờ bằng camera và lưu thành PDF hoặc chuyển thành văn bản. Rất tiện cho việc gửi chứng từ và hóa đơn, và nó thay được máy quét trong nhiều tình huống.
Mẹo thứ ba là tính năng ít người biết nhất và cũng hữu ích nhất với nhân viên kinh doanh và kế toán ở Việt Nam, những người thường xuyên phải gửi ảnh chứng từ.
Bảng thiết bị dùng miễn phí được tới đâu
| Thiết bị | Dùng miễn phí được không | Điều kiện |
|---|---|---|
| Điện thoại màn hình nhỏ | Có, sửa được tệp | Đăng nhập tài khoản, không cần trả phí |
| Máy tính bảng màn hình lớn | Chỉ xem, muốn sửa phải có gói trả phí | Đây là điểm hay gây bất ngờ |
| Dùng cho mục đích thương mại | Cần gói có quyền thương mại | Kể cả trên điện thoại |
Điểm cần biết trước khi mua máy tính bảng để làm việc: ranh giới miễn phí dựa trên kích thước màn hình. Máy tính bảng lớn thường vượt ngưỡng, nghĩa là chỉ xem được chứ không sửa nếu không có gói trả phí.
Giới hạn thực tế trên thiết bị di động
- Bảng tính: mở và sửa được, nhưng các công cụ phân tích nâng cao và lệnh tự động hóa thì không. Tệp rất lớn cũng mở chậm hoặc không mở được.
- Văn bản: soạn thảo tốt, nhưng chỉnh trang in ấn và các chức năng tham chiếu phức tạp thì hạn chế.
- Thư: phần lớn tính năng hằng ngày đều có; các quy tắc lọc phức tạp phải đặt trên máy tính.
- Kết luận thực dụng: thiết bị di động hợp cho việc đọc, sửa nhẹ, phê duyệt và trả lời thư. Không hợp làm công cụ chính cho công việc soạn thảo nặng.
Thiết bị dùng cho công việc: ba việc cần làm
- Đặt mã khóa màn hình và bật khóa sinh trắc học. Điện thoại có thư công ty mà không khóa màn hình là rủi ro lớn nhất và cũng dễ khắc phục nhất.
- Cài chính sách bảo vệ ứng dụng nếu công ty có hệ thống quản lý: tách dữ liệu công việc khỏi dữ liệu cá nhân, chặn sao chép sang ứng dụng cá nhân, và xóa được phần dữ liệu công ty từ xa.
- Đưa việc gỡ tài khoản khỏi thiết bị cá nhân vào quy trình nghỉ việc. Đây là chỗ hay bị bỏ sót nhất, vì thiết bị không thuộc công ty nên không ai thu hồi.
Bật chế độ ngoại tuyến trước khi mất mạng
- Bật chế độ ngoại tuyến cho các tệp bạn cần khi không có mạng, làm trước khi lên máy bay.
- Dùng chức năng quét tài liệu bằng máy ảnh để chuyển giấy tờ thành tệp in ấn, thay vì chụp ảnh thường.
- Ghim các tệp hay dùng để không phải tìm lại mỗi lần, vì tìm kiếm trên màn hình nhỏ chậm hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Điện thoại có tính vào số thiết bị của gói không
Có. Điện thoại và máy tính bảng nơi bạn đăng nhập bằng tài khoản có giấy phép đều tính vào giới hạn. Nếu hết chỗ, vào trang tài khoản hủy liên kết các thiết bị không còn dùng.
Dùng ứng dụng thư mặc định của điện thoại thay Outlook được không
Về kỹ thuật thì được nếu tổ chức cho phép. Nhưng nhiều công ty chặn vì các ứng dụng đó không chịu được chính sách bảo vệ và không hỗ trợ đầy đủ xác thực hiện đại. Outlook là lựa chọn đúng cho tài khoản công ty.
Máy tính bảng lớn có cách nào dùng miễn phí không
Dùng bản Office trên trình duyệt, nó miễn phí trên mọi thiết bị. Trải nghiệm kém hơn ứng dụng nhưng đủ cho việc xem và sửa cơ bản.
Nghỉ việc thì dữ liệu công ty trên điện thoại cá nhân xử lý sao
Nếu công ty đã áp chính sách bảo vệ ứng dụng thì xóa được phần dữ liệu công ty từ xa, không đụng dữ liệu cá nhân. Nếu chưa áp gì thì chỉ trông vào việc nhân viên tự đăng xuất, và đó là lý do nên áp chính sách.
