Trả lời nhanh: Bốn đường: bản chạy trên trình duyệt miễn phí vĩnh viễn, gói giáo dục cho học sinh sinh viên và giáo viên, ứng dụng trên điện thoại và máy tính bảng, và bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở. Bốn đường này phủ gần hết nhu cầu cá nhân, nên không có lý do dùng key lậu.
Đây là câu hỏi được tìm nhiều nhất quanh Office, và phần lớn kết quả tìm kiếm dẫn tới key lậu. Bài này liệt kê đủ các đường hợp pháp và nói rõ mỗi đường hợp với ai.
- Bản trình duyệt miễn phí vĩnh viễn, chỉ cần một tài khoản Microsoft.
- Học sinh sinh viên và giáo viên nhiều trường được cấp gói miễn phí.
- Ứng dụng trên thiết bị màn hình nhỏ dùng miễn phí gần đủ tính năng.
- Bộ ứng dụng mã nguồn mở chạy offline hoàn toàn trên máy.
- Doanh nghiệp dùng cho hoạt động kinh doanh vẫn cần giấy phép thương mại.
Đường một, bản chạy trên trình duyệt
Microsoft cho dùng Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook trên trình duyệt miễn phí không giới hạn thời gian. Điều kiện duy nhất là một tài khoản Microsoft, đăng ký miễn phí bằng bất kỳ địa chỉ email nào.
Đủ cho: soạn văn bản, bảng tính cơ bản, slide, và đặc biệt là làm việc nhóm nhiều người sửa cùng lúc. Ở khoản cuối này bản trình duyệt còn mượt hơn bản cài.
Không đủ cho: file Excel có macro, phân tích dữ liệu nặng, và làm việc khi không có mạng.
Kèm theo là một khoản dung lượng OneDrive miễn phí để lưu tệp. Khoản này nhỏ, đủ cho tài liệu văn bản nhưng đầy nhanh nếu bạn lưu ảnh và video.
Đây là đường phù hợp nhất với đa số người dùng cá nhân, và nó là lựa chọn nên thử trước khi tính tới việc mua.
Đường hai, gói giáo dục
Đây là đường nhiều người đủ điều kiện mà không biết.
Microsoft cấp gói miễn phí cho học sinh, sinh viên và giáo viên ở các trường có tham gia chương trình. Gói này thường bao gồm cả ứng dụng cài trên máy, dung lượng lưu trữ lớn, và các công cụ cộng tác.
Cách kiểm xem mình có không: vào trang giáo dục của Microsoft và đăng ký bằng địa chỉ email do trường cấp. Nếu trường bạn có tham gia, hệ thống cấp gói ngay.
Nhiều trường đại học tại Việt Nam có chương trình này. Sinh viên thường chỉ dùng địa chỉ email trường để nhận thông báo mà không biết nó mở ra cả bộ Office.
Điều cần lưu ý: gói giáo dục gắn với tư cách học sinh sinh viên. Tốt nghiệp là mất, thường sau một khoảng thời gian chuyển tiếp. Nên chuyển dữ liệu quan trọng ra trước khi ra trường, đây là việc rất hay bị quên.
Và gói giáo dục dùng cho học tập, không dùng cho hoạt động kinh doanh.
Đường ba, ứng dụng trên điện thoại và máy tính bảng
Trên thiết bị màn hình nhỏ, các ứng dụng Microsoft 365 dùng miễn phí với hầu hết tính năng cơ bản.
Làm được: mở, soạn, sửa và lưu tài liệu. Với nhu cầu xem lại và sửa nhanh khi đi ngoài, thế là đủ.
Giới hạn: một số tính năng nâng cao cần gói trả phí, và trên máy tính bảng màn hình lớn thì Microsoft yêu cầu gói trả phí để sửa tài liệu.
Đường này ít khi là giải pháp chính nhưng nó bổ sung tốt cho đường một: bạn dùng bản trình duyệt trên máy tính và ứng dụng trên điện thoại, cả hai đồng bộ qua cùng một tài khoản.
Đường bốn, bộ ứng dụng mã nguồn mở
Không phải Office nhưng giải quyết cùng bài toán, và đây là đường duy nhất chạy offline hoàn toàn mà không tốn tiền.
Các bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở cài trên máy, có đủ trình soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu, và mở được các định dạng của Microsoft Office.
Mạnh: miễn phí hoàn toàn kể cả cho doanh nghiệp, chạy offline, có bản cho Windows, macOS và Linux, và không có giới hạn tính năng nào.
Yếu: giao diện khác nên cần thời gian làm quen, và điểm quan trọng hơn là định dạng có thể lệch khi trao đổi file với người dùng Microsoft Office, nhất là với tài liệu có bố cục phức tạp hoặc bảng tính dùng nhiều hàm.
Vì thế đường này hợp nhất với người làm việc độc lập, ít trao đổi file định dạng phức tạp với bên ngoài. Với người phải gửi hợp đồng và báo cáo cho khách hàng, rủi ro lệch định dạng là có thật.
Vì sao không nên tìm tới key lậu
Nói thẳng vì đây là thứ phần lớn kết quả tìm kiếm dẫn tới.
Rủi ro kỹ thuật. Công cụ kích hoạt phải tắt bớt lớp bảo vệ của Windows để chạy, và đó là cửa cho phần mềm độc hại. Nhiều vụ máy công ty bị mã hóa dữ liệu bắt nguồn từ đúng chỗ này. Ngoài ra bản không hợp lệ thường bị chặn cập nhật, nghĩa là các lỗ hổng bảo mật không được vá.
Rủi ro pháp lý với doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm không có bản quyền trong hoạt động kinh doanh là hành vi bị xử phạt theo pháp luật Việt Nam về sở hữu trí tuệ. Đây là rủi ro thật với doanh nghiệp có hoạt động thanh tra hoặc có đối tác nước ngoài yêu cầu chứng minh tuân thủ.
Rủi ro mất dữ liệu. Bản không hợp lệ có thể ngừng hoạt động sau một đợt cập nhật, và bạn mất quyền mở chính tài liệu của mình vào lúc không mong đợi nhất.
Với bốn đường hợp pháp ở trên, cá nhân gần như luôn tìm được lựa chọn phù hợp mà không phải chịu ba rủi ro này.
Bảng đối chiếu bốn đường miễn phí
| Đường | Ai dùng được | Làm được gì | Giới hạn |
|---|---|---|---|
| Bản chạy trên trình duyệt | Bất kỳ ai có tài khoản Microsoft miễn phí | Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook. Làm việc nhóm nhiều người sửa cùng lúc rất tốt | Không chạy được macro, không dùng khi mất mạng, thiếu các hàm phân tích nặng |
| Gói giáo dục | Học sinh, sinh viên, giáo viên của trường có ký kết với Microsoft | Bộ ứng dụng cài trên máy, kèm kho lưu trữ lớn | Cần email do trường cấp. Hết hiệu lực khi ra trường |
| Ứng dụng trên điện thoại và máy tính bảng | Bất kỳ ai | Xem và sửa tệp trên thiết bị màn hình nhỏ | Màn hình lớn hơn khoảng 10,1 inch cần giấy phép để sửa |
| Bộ ứng dụng mã nguồn mở | Bất kỳ ai, kể cả doanh nghiệp | Soạn thảo, bảng tính, trình chiếu, chạy hoàn toàn trên máy | Định dạng có thể lệch khi trao đổi tệp phức tạp với người dùng Office |
Doanh nghiệp dùng được đường nào
- Bản chạy trên trình duyệt: điều khoản dành cho mục đích cá nhân. Doanh nghiệp dùng cho hoạt động kinh doanh cần giấy phép thương mại.
- Bộ ứng dụng mã nguồn mở: đây là đường hợp pháp thật sự cho doanh nghiệp không có ngân sách. Giấy phép cho phép dùng thương mại, không giới hạn số máy.
- Gói giáo dục: chỉ dành cho trường học và người thuộc trường. Dùng cho công ty là sai mục đích và có thể bị thu hồi.
- Kết hợp thực dụng: nhân viên chỉ xem và sửa nhẹ thì dùng bản trình duyệt hoặc bộ mã nguồn mở; người làm bảng tính nặng, làm việc với đối tác nhiều, hoặc cần email tên miền riêng thì mua giấy phép. Không nhất thiết mua cho tất cả.
Khi dùng bộ ứng dụng mã nguồn mở, ba việc giảm rắc rối
- Đặt định dạng lưu mặc định thành định dạng của Office, để tệp gửi cho đối tác mở được bình thường. Trong phần tùy chọn, mục nạp và lưu.
- Cài phông chữ tương ứng để bố cục không xô lệch khi mở tệp của người dùng Office. Đây là nguyên nhân số một của cảm giác tệp bị vỡ.
- Đừng dùng cho tệp có macro phức tạp hoặc biểu mẫu của cơ quan nhà nước. Hai nhóm này gần như luôn cần đúng phần mềm gốc.
Vì sao đường miễn phí vẫn tốt hơn key không rõ nguồn
- Bản trình duyệt không bao giờ bị thu hồi giữa chừng, còn key không rõ nguồn thì có, và thường vào lúc không mong đợi.
- Không có công cụ kích hoạt nghĩa là không phải tắt lớp bảo vệ của máy, nên không rước mã độc.
- Tệp của bạn nằm trong tài khoản của chính bạn, không nằm trong tài khoản người bán.
- Với doanh nghiệp, dùng bộ mã nguồn mở là hợp pháp và chứng minh được, còn key rẻ thì không.
Câu hỏi thường gặp
Bản trình duyệt có thật sự miễn phí vĩnh viễn không
Có, đây là dịch vụ lâu dài chứ không phải bản dùng thử. Thứ Microsoft từng điều chỉnh là mức dung lượng lưu trữ miễn phí kèm theo, còn quyền dùng các ứng dụng trên trình duyệt thì vẫn giữ.
Doanh nghiệp dùng bản miễn phí được không
Điều khoản của bản miễn phí hướng tới sử dụng cá nhân. Doanh nghiệp dùng cho hoạt động kinh doanh cần giấy phép thương mại phù hợp. Ngoài vấn đề giấy phép, bản miễn phí cũng thiếu email tên miền riêng và khả năng quản trị tập trung.
Sinh viên tốt nghiệp thì gói giáo dục còn không
Thường mất sau một khoảng thời gian chuyển tiếp. Nên tải hết dữ liệu quan trọng về trước khi ra trường, vì đây là lúc rất nhiều người mất tài liệu học tập của cả bốn năm.
Bộ mã nguồn mở có mở được file Word cũ không
Mở được các định dạng của Microsoft Office. Nhưng tài liệu có bố cục phức tạp, nhiều kiểu tùy chỉnh, hoặc bảng tính dùng hàm nâng cao thì có thể hiển thị lệch. Nên kiểm lại trước khi gửi cho người khác.
