Trả lời nhanh: Đây là mạng xã hội nội bộ của công ty, tên cũ là Yammer. Khác Teams ở chỗ Teams dành cho đội làm việc cùng nhau, còn Viva Engage dành cho giao tiếp rộng toàn công ty. Với công ty dưới năm mươi người thì thường chưa cần, vì Teams đã đủ.
Đây là ứng dụng nằm sẵn trong gói mà rất ít doanh nghiệp Việt Nam dùng. Bài này nói rõ nó khác Teams chỗ nào và ai thì cần.
- Mạng xã hội nội bộ toàn công ty, tên cũ là Yammer.
- Teams cho đội nhỏ làm việc, Viva Engage cho giao tiếp rộng.
- Hợp với công ty nhiều chi nhánh hoặc nhân viên không ngồi bàn giấy.
- Công ty dưới năm mươi người thường chưa cần tới.
- Cần người duy trì nội dung, không thì nó thành nơi bỏ hoang.
Nó là gì
Viva Engage là mạng xã hội nội bộ của tổ chức. Giao diện giống các mạng xã hội quen thuộc: có dòng thời gian, bài đăng, bình luận, thả cảm xúc, và các cộng đồng theo chủ đề.
Nó là tên mới của Yammer, một sản phẩm đã có từ lâu trong bộ Microsoft 365.
Ba loại nội dung phổ biến trên đó:
- Thông báo từ ban lãnh đạo tới toàn công ty, kèm khả năng nhân viên hỏi và thảo luận công khai.
- Cộng đồng theo chủ đề vượt ranh giới phòng ban, chẳng hạn cộng đồng người dùng một phần mềm, hoặc cộng đồng thể thao của công ty.
- Hỏi đáp và chia sẻ kinh nghiệm giữa những người không làm cùng đội.
Điểm khác biệt cốt lõi so với các công cụ khác: nội dung ở đây mặc định là công khai trong tổ chức, và mục đích là để người không quen nhau vẫn thấy được.
Khác Teams và SharePoint thế nào
Đây là câu hỏi đầu tiên ai cũng hỏi, và trả lời được nó là hiểu được có nên dùng hay không.
Teams: dành cho một nhóm người làm việc cùng nhau. Giao tiếp trong nhóm khép kín, thiên về trao đổi để hoàn thành việc. Ai không trong nhóm thì không thấy.
Viva Engage: dành cho giao tiếp rộng, người không quen nhau vẫn thấy nhau. Thiên về chia sẻ, hỏi đáp và xây dựng văn hóa công ty.
SharePoint: dành cho công bố thông tin một chiều và lưu tài liệu. Trang thông báo, quy định, biểu mẫu.
Cách nhớ đơn giản: Teams là phòng làm việc, Viva Engage là hành lang và căng tin, SharePoint là bảng tin và tủ hồ sơ.
Chồng lấn có thật. Một nhóm Teams toàn công ty làm được phần nào việc của Viva Engage. Vì thế câu hỏi không phải nó khác gì mà là công ty bạn có nhu cầu đó chưa.
Khi nào thì đáng dùng
Bốn dấu hiệu cho thấy công ty bạn cần.
- Nhiều chi nhánh ở các tỉnh khác nhau, nhân viên các nơi không biết nhau và không có kênh chung nào.
- Nhiều nhân viên không ngồi bàn giấy: công nhân, nhân viên bán hàng tại cửa hàng, tài xế. Họ không dùng email hằng ngày và cần một kênh dễ tiếp cận qua điện thoại.
- Ban lãnh đạo muốn giao tiếp trực tiếp với nhân viên thay vì qua nhiều tầng.
- Công ty trên một trăm người, khi việc mọi người biết nhau không còn tự nhiên xảy ra.
Ngược lại, chưa cần khi: công ty dưới năm mươi người ngồi cùng một văn phòng. Với quy mô đó, một kênh chung trong Teams đã đủ, và thêm một nền tảng nữa chỉ làm loãng.
Đây là điểm quan trọng: nhiều tổ chức bật Viva Engage vì thấy nó có sẵn trong gói, rồi ba tháng sau nó thành nơi không ai vào. Công cụ bỏ hoang còn tệ hơn không có, vì nó tạo cảm giác công ty làm gì cũng dở dang.
Triển khai cho có người dùng
Nếu quyết định dùng, năm việc quyết định thành bại.
- Có người chịu trách nhiệm duy trì nội dung. Đây là yếu tố số một. Không có người đăng bài đều thì nền tảng chết trong hai tháng.
- Ban lãnh đạo phải tham gia thật. Nếu giám đốc đăng bài và trả lời bình luận, nhân viên sẽ vào. Nếu không, nó thành kênh thông báo một chiều mà ai cũng bỏ qua.
- Bắt đầu bằng ít cộng đồng. Ba tới năm cái cho toàn công ty. Tạo hai chục cộng đồng ngay từ đầu là chắc chắn có mười tám cái vắng.
- Có nội dung không phải công việc. Nghe lạ nhưng đúng: các bài về hoạt động công ty, giới thiệu nhân viên mới, ảnh sự kiện, là thứ kéo người ta vào. Sau khi họ đã vào thì nội dung công việc mới được đọc.
- Đặt quy tắc ứng xử rõ ràng và có người theo dõi. Mạng nội bộ có thể thành nơi phàn nàn công khai, và điều đó cần được xử lý bằng chính sách chứ không phải bằng cách xóa bài.
Các thành phần khác trong họ Viva
Viva là một họ sản phẩm, và Engage chỉ là một phần. Bốn thành phần khác đáng biết.
- Viva Connections: một cổng thông tin nội bộ hiện ngay trong Teams, gom thông báo và liên kết tới các hệ thống của công ty. Thứ này thường hữu ích hơn Engage với doanh nghiệp vừa.
- Viva Insights: phân tích thói quen làm việc, gợi ý thời gian tập trung. Có bản cơ bản trong gói.
- Viva Learning: tập hợp nội dung đào tạo.
- Viva Goals: quản lý mục tiêu.
Mức khả dụng của từng thành phần phụ thuộc gói, và một số cần giấy phép bổ sung. Kiểm gói của bạn trước khi lên kế hoạch.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, thứ tự ưu tiên hợp lý là: dùng tốt Teams và SharePoint trước, rồi cân nhắc Viva Connections, và chỉ tính tới Engage khi quy mô đủ lớn.
Khi nào đáng dùng và khi nào không
| Quy mô công ty | Có đáng dùng không | Vì sao |
|---|---|---|
| Dưới 30 người | Không | Một kênh chung trong công cụ chat là đủ, thêm nền tảng chỉ chia nhỏ sự chú ý |
| 30 tới 100 người | Cân nhắc | Đáng nếu có nhiều chi nhánh hoặc nhiều ca làm việc |
| Trên 100 người, nhiều phòng ban | Đáng | Thông báo toàn công ty cần một nơi riêng, không lẫn vào chat công việc |
| Nhiều địa điểm, nhân viên hiện trường | Đáng | Người không ngồi máy tính vẫn theo dõi được qua điện thoại |
Sai lầm phổ biến nhất: triển khai vì thấy nó có sẵn trong gói, không vì có nhu cầu. Kết quả là một nền tảng nữa để nhân viên phải kiểm, và sau ba tháng không ai vào.
Phân vai rõ giữa các công cụ
| Loại nội dung | Đặt ở đâu |
|---|---|
| Trao đổi công việc hằng ngày của một đội | Kênh trong công cụ chat |
| Thông báo chính thức toàn công ty | Mạng nội bộ hoặc trang nội bộ |
| Tài liệu chuẩn: quy trình, biểu mẫu, chính sách | Trang nội bộ, không đăng trong luồng tin |
| Hỏi đáp mở, ai cũng trả lời được | Mạng nội bộ, đây là chỗ nó mạnh nhất |
| Việc riêng giữa hai người | Chat riêng |
Triển khai để thật sự có người dùng
- Có nội dung trước khi mời người vào. Nền tảng trống rỗng thì người vào lần đầu sẽ không quay lại.
- Ban giám đốc phải đăng và trả lời ở đó, đều đặn trong ít nhất ba tháng. Không có việc này thì mọi nỗ lực khác vô ích.
- Chuyển một loại thông báo cụ thể sang đó hẳn, ví dụ thông báo nhân sự hoặc thông báo chính sách, để nhân viên có lý do phải vào.
- Đặt vài người quản lý cộng đồng ở các phòng ban, có trách nhiệm đăng và trả lời.
- Đo sau ba tháng: bao nhiêu người vào hằng tuần. Dưới một phần ba nhân sự thì nên dừng thay vì cố duy trì.
Câu hỏi thường gặp
Viva Engage có tốn thêm tiền không
Bản cơ bản có trong hầu hết gói doanh nghiệp Microsoft 365. Một số tính năng nâng cao cần giấy phép Viva riêng. Kiểm gói của bạn để biết mức khả dụng.
Yammer và Viva Engage có phải một không
Có, đây là cùng một sản phẩm sau khi đổi tên. Tài liệu cũ dùng tên Yammer vẫn đúng về nội dung, chỉ khác tên và giao diện đã được làm lại.
Dùng Viva Engage rồi có cần kênh chung trong Teams không
Nên phân vai rõ: Teams cho trao đổi công việc hằng ngày, Engage cho thông báo và thảo luận rộng. Nếu không phân rõ, nhân viên sẽ bối rối không biết đăng ở đâu và cuối cùng bỏ một trong hai.
Nội dung trên đó có được lưu và tìm kiếm không
Có, nội dung nằm trong Microsoft 365 và chịu các chính sách lưu giữ cũng như tìm kiếm nội dung như các dịch vụ khác. Đây là điểm cần biết vì nó nghĩa là các trao đổi ở đó cũng là hồ sơ của tổ chức.
