Trả lời nhanh: Chính sách lưu giữ buộc dữ liệu phải sống tối thiểu một khoảng thời gian dù người dùng đã xóa, và cho phép tự xóa sau khoảng đó. Nó bảo vệ bạn trước việc xóa nhầm và xóa cố ý, nhưng không phải bản sao lưu vì nó không tạo bản chép độc lập.
Đây là thứ nhiều doanh nghiệp nghĩ mình đã có nhưng chưa bao giờ bật. Bài này giải thích nó làm gì, đặt bao lâu là hợp lý, và ranh giới giữa nó với sao lưu.
- Chính sách lưu giữ giữ dữ liệu sống dù người dùng đã xóa khỏi thùng rác.
- Đặt được cho email, tài liệu, tin nhắn Teams và OneDrive.
- Có hai vế: giữ tối thiểu bao lâu, và xóa tự động sau bao lâu.
- Nó không phải sao lưu vì không tạo bản chép độc lập ngoài hệ thống.
- Đặt quá dài làm phình dữ liệu và tăng rủi ro khi có tranh chấp pháp lý.
Nó thực sự làm gì
Mặc định, người dùng xóa một email thì nó vào thùng rác, xóa tiếp thì vào thùng rác cấp hai, và sau một khoảng thời gian thì mất hẳn. Người quản trị không lấy lại được.
Chính sách lưu giữ thay đổi điều đó. Khi bật, hệ thống giữ một bản của nội dung ở khu vực ẩn mà người dùng không thấy và không xóa được. Nội dung vẫn biến mất khỏi hộp thư của họ như thường, nhưng người quản trị vẫn tìm lại được trong thời hạn đã đặt.
Chính sách có hai vế và bạn dùng một hoặc cả hai:
- Giữ tối thiểu. Nội dung không mất trước thời hạn này dù ai xóa.
- Xóa sau. Nội dung tự xóa khi quá thời hạn, kể cả người dùng chưa xóa.
Vế thứ hai ít người dùng nhưng đáng cân nhắc, vì giữ mọi thứ mãi mãi không phải lúc nào cũng tốt cho doanh nghiệp.
Áp cho những gì
Chính sách áp được cho gần như mọi nơi chứa dữ liệu trong Microsoft 365.
- Hộp thư Exchange, gồm cả hộp thư người dùng lẫn hộp thư dùng chung.
- Site SharePoint và toàn bộ tài liệu trong đó.
- OneDrive của từng người dùng.
- Tin nhắn Teams, cả tin nhắn kênh lẫn tin nhắn riêng.
Bạn áp cho toàn tổ chức, hoặc chọn từng nhóm người dùng, từng site. Cách phổ biến ở doanh nghiệp vừa là một chính sách chung cho tất cả, cộng thêm một chính sách chặt hơn cho nhóm lãnh đạo và bộ phận kế toán.
Một điểm cần biết trước khi bật: chính sách lưu giữ chiếm dung lượng. Nội dung giữ lại vẫn tính vào hạn mức, dù ở khu vực ẩn. Với hộp thư gần đầy, bật chính sách dài có thể đẩy nó vượt hạn mức.
Đặt bao lâu là hợp lý
Không có con số đúng cho mọi doanh nghiệp, nhưng có cách nghĩ đúng: đặt theo nghĩa vụ pháp lý và nhu cầu tra cứu thật, không đặt theo cảm tính giữ càng lâu càng an tâm.
Ba mốc hay dùng ở doanh nghiệp Việt Nam:
- Một năm cho dữ liệu vận hành thông thường. Đủ để tra lại một trao đổi trong năm tài chính.
- Năm tới mười năm cho email và tài liệu liên quan tới hợp đồng, kế toán và thuế, khớp với thời hạn lưu trữ chứng từ theo quy định.
- Vô thời hạn chỉ cho nhóm rất hẹp, chẳng hạn hộp thư của người đại diện pháp luật.
Mặt trái của việc giữ quá lâu ít được nhắc: khi có tranh chấp pháp lý, mọi thứ bạn còn giữ đều có thể bị yêu cầu cung cấp. Doanh nghiệp giữ mười năm email nội bộ có nhiều thứ phải trình hơn doanh nghiệp giữ hai năm. Đây là lý do các tổ chức lớn thường đặt thời hạn xóa tự động chứ không giữ mãi.
Ranh giới với sao lưu
Đây là chỗ hay hiểu nhầm nhất, và hiểu nhầm ở đây dẫn tới mất dữ liệu thật.
Chính sách lưu giữ bảo vệ trước: người dùng xóa nhầm, người dùng xóa cố ý, nhân viên nghỉ việc xóa dữ liệu trước khi đi.
Chính sách lưu giữ không bảo vệ trước: tài khoản quản trị bị chiếm rồi kẻ tấn công tắt chính sách và xóa sạch, lỗi cấu hình khiến bạn tự xóa một site, hoặc tình huống cần khôi phục toàn bộ về trạng thái của một ngày cụ thể.
Lý do gốc: chính sách lưu giữ nằm bên trong chính hệ thống mà nó bảo vệ. Ai kiểm soát hệ thống thì kiểm soát luôn chính sách. Bản sao lưu đúng nghĩa phải nằm ngoài, ở nơi tài khoản quản trị Microsoft 365 không với tới được.
Với dữ liệu mà mất là ảnh hưởng hoạt động kinh doanh, bạn cần cả hai: chính sách lưu giữ cho việc lấy lại hằng ngày, và sao lưu bên ngoài cho tình huống xấu nhất.
Bật thế nào và những chỗ cần cẩn thận
Chính sách lưu giữ đặt trong trang Microsoft Purview. Bốn bước.
- Xác định phạm vi trước khi bấm gì. Ghi ra giấy: áp cho ai, áp cho loại dữ liệu nào, giữ bao lâu, có xóa tự động không.
- Tạo chính sách và chọn phạm vi. Bắt đầu bằng chế độ chỉ giữ, chưa bật xóa tự động.
- Chờ chính sách có hiệu lực, thường mất tới một ngày để áp lên toàn bộ nơi chứa dữ liệu.
- Kiểm bằng cách xóa một email thử rồi tìm lại bằng công cụ tìm kiếm nội dung trong Purview.
Ba chỗ cần cẩn thận:
- Bật xóa tự động là hành động không quay lui được. Dữ liệu quá hạn sẽ mất thật. Chỉ bật sau khi chắc chắn về thời hạn.
- Chính sách cần giấy phép phù hợp. Các tính năng lưu giữ nâng cao thường chỉ có ở gói Business Premium hoặc gói Enterprise.
- Xóa tài khoản người dùng không tự xóa dữ liệu đang bị lưu giữ, đây là hành vi đúng nhưng gây bất ngờ khi bạn nghĩ mình đã dọn sạch.
Cần gói nào mới bật được
Đây là chỗ nhiều người bật xong mới biết mình không có quyền. Theo tài liệu cấp phép Microsoft Purview, chính sách lưu giữ toàn tổ chức cho hộp thư Exchange, SharePoint và OneDrive cần một trong các gói: Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 E3 hoặc E5, Office 365 E3 hoặc E5. Hộp thư còn được quyền này nếu có Exchange Online Plan 2 hoặc gói bổ sung Exchange Online Archiving.
Business Basic và Business Standard chỉ được dùng chính sách lưu giữ cho tin nhắn Teams (kênh, chat), và thời hạn phải trên 30 ngày. Email và tài liệu của hai gói này không nằm trong phạm vi. Nếu công ty đang ở Standard và cần giữ email theo luật, đường rẻ nhất thường là mua thêm Exchange Online Archiving cho đúng những hộp thư cần giữ, thay vì nâng cả công ty lên Premium.
Phạm vi thích ứng (adaptive scope, tự chọn người theo thuộc tính) cần E5. Doanh nghiệp vừa hiếm khi cần, dùng phạm vi tĩnh là đủ.
Đặt thời hạn theo luật Việt Nam, không theo cảm tính
Mốc trong bài phía trên không phải đoán. Luật Kế toán 88/2015/QH13, Điều 41 khoản 5 quy định thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán:
- Ít nhất 5 năm với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành, gồm cả chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ.
- Ít nhất 10 năm với chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm.
- Vĩnh viễn với tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Điều 41 khoản 3 còn buộc đưa tài liệu vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm. Email trao đổi hợp đồng, báo giá, đối chiếu công nợ là chứng từ kế toán theo nghĩa rộng khi chúng là căn cứ ghi sổ. Cách đặt hợp lý cho doanh nghiệp Việt Nam: chính sách chung 5 năm cho toàn bộ hộp thư, cộng thêm chính sách 10 năm cho hộp thư kế toán, giám đốc và người đại diện pháp luật. Luật này đã có sửa đổi, khi áp dụng nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất và hỏi kế toán trưởng trước khi chốt con số. Đây là hệ thống hóa tài liệu, không phải tư vấn thuế.
Kiểm tra chính sách đã áp chưa
Microsoft nói rõ: cho phép tới 7 ngày để chính sách áp lên toàn bộ nơi chứa dữ liệu. Trong thời gian đó trạng thái hiện "On (Pending)" là bình thường, đừng tạo lại. Ba cách kiểm:
- Trong Purview, vào Data lifecycle management, Retention policies, xem cột trạng thái. "On (Success)" là đã áp.
- Với hộp thư, mở PowerShell Exchange Online và chạy
Get-Mailbox tenkhoan | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds. Có dòng bắt đầu bằngmbxlà hộp thư đó đang chịu chính sách lưu giữ. Chính sách toàn tổ chức thì xem ởGet-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds. - Thử thật: gửi một email thử, xóa, dọn cả thùng rác, đợi qua ngày rồi tìm bằng Content search trong Purview. Tìm ra là chính sách sống.
Ba tình huống hay gặp và cách xử lý
- Hộp thư đầy dù người dùng đã xóa nhiều. Nội dung bị giữ nằm trong thư mục ẩn Recoverable Items và vẫn tính dung lượng. Cách xử lý đúng là bật lưu trữ mở rộng tự động (auto-expanding archive) cho hộp thư đó, không phải nới thời hạn xuống.
- Tắt chính sách cho SharePoint rồi mà tài liệu vẫn chưa xóa được. Đúng thiết kế: sau khi gỡ chính sách, SharePoint và OneDrive giữ thêm 30 ngày ân hạn để tránh mất dữ liệu do thao tác nhầm. Bật lại trong 30 ngày thì không mất gì.
- Hai chính sách chồng nhau, không biết cái nào thắng. Quy tắc của Microsoft chỉ có hai: lưu giữ luôn thắng xóa, và thời hạn dài nhất thắng. Một email vừa nằm trong chính sách 5 năm vừa trong chính sách 10 năm thì được giữ 10 năm.
Câu hỏi thường gặp
Chính sách lưu giữ có tốn thêm tiền không
Không tính phí riêng nếu gói của bạn có quyền này: Business Premium, Microsoft 365 E3/E5, Office 365 E3/E5. Business Basic và Standard chỉ được lưu giữ tin nhắn Teams, muốn giữ email phải mua thêm Exchange Online Archiving cho hộp thư cần giữ. Nội dung bị giữ vẫn chiếm dung lượng.
Người dùng có biết dữ liệu của họ đang bị giữ không
Nhìn từ phía họ thì không khác gì, nội dung vẫn xóa được và vẫn biến mất khỏi giao diện. Về mặt minh bạch với nhân viên, doanh nghiệp nên ghi rõ điều này trong quy định nội bộ về sử dụng công cụ làm việc.
Có nên đặt vô thời hạn cho chắc không
Không nên đặt đại trà. Nó làm phình dữ liệu, tăng chi phí lưu trữ, và tăng khối lượng phải cung cấp khi có tranh chấp. Hãy đặt theo nhu cầu thật của từng nhóm dữ liệu.
Tôi đã có sao lưu bên thứ ba thì còn cần chính sách này không
Vẫn nên có, vì hai thứ giải quyết hai việc khác nhau. Chính sách lưu giữ cho phép tìm và lấy lại nhanh ngay trong hệ thống, còn khôi phục từ sao lưu là quy trình nặng hơn và thường dùng cho sự cố lớn.
