Exchange Online là nền tảng email doanh nghiệp đứng sau các gói Microsoft 365 Business, còn SharePoint là nền tảng thư viện tài liệu và trang nội bộ dùng chung cho cả công ty. Khi bạn mua Business Basic, Standard hay Premium, email chạy trên Exchange Online và kho tài liệu nhóm chạy trên SharePoint. Hai nền tảng này khác OneDrive: OneDrive là ổ lưu trữ cá nhân của từng người, còn SharePoint là kho chung của cả tổ chức, có phân quyền theo phòng ban.
- Exchange Online là nền tảng email doanh nghiệp; SharePoint là kho tài liệu và trang nội bộ dùng chung.
- SharePoint là kho chung có phân quyền theo phòng ban, khác OneDrive là ổ cá nhân của từng người.
- Business Basic, Standard và Premium đều chạy email trên Exchange Online và tài liệu nhóm trên SharePoint.
- Business Standard tại TND 2.475.000đ/user/năm, đã gồm Exchange Online và SharePoint, có hóa đơn VAT.
Hiểu rõ Exchange Online và SharePoint giúp bạn biết mình đang trả tiền cho những gì và khai thác đúng. Gói Microsoft 365 Business Standard tại TND có giá 2.475.000đ/user/năm (đã gồm hóa đơn VAT), đã bao gồm cả Exchange Online và SharePoint.
Exchange Online là gì
Exchange Online là dịch vụ email doanh nghiệp chạy trên đám mây của Microsoft. Đây chính là thứ cho phép bạn có email theo tên miền công ty dạng [email protected] thay vì địa chỉ gmail hay yahoo cá nhân.
Những gì Exchange Online mang lại vượt xa một hộp thư thông thường:
- Email tên miền riêng cho từng nhân viên, tạo hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng.
- Hộp thư dung lượng lớn (thường 50GB mỗi người ở gói doanh nghiệp), lịch làm việc, danh bạ đồng bộ mọi thiết bị.
- Lịch dùng chung và mời họp: xem lịch rảnh bận của đồng nghiệp, đặt phòng họp, gửi lời mời và nhận phản hồi ngay trong Outlook.
- Chống thư rác và bảo vệ email ở mức doanh nghiệp, lọc thư giả mạo, mã độc.
- Quản trị tập trung: admin tạo, khóa, đặt lại hộp thư nhân viên khi có người vào hoặc nghỉ việc.
Bạn dùng Exchange Online qua Outlook trên máy tính, qua Outlook web trên trình duyệt, hoặc qua app Outlook trên điện thoại. Tất cả cùng đồng bộ một hộp thư.
SharePoint là gì
SharePoint là nền tảng lưu trữ tài liệu và xây dựng trang nội bộ cho cả tổ chức. Nếu OneDrive là ngăn tủ riêng của mỗi người, thì SharePoint là kho chung của công ty, nơi các phòng ban để tài liệu dùng chung và phân quyền ai được xem, ai được sửa.
SharePoint thường được dùng để:
- Thư viện tài liệu phòng ban: phòng kế toán, nhân sự, kinh doanh mỗi phòng một khu vực riêng, quản lý phiên bản file, lịch sử chỉnh sửa.
- Trang thông tin nội bộ (intranet): đăng thông báo công ty, quy trình, biểu mẫu để nhân viên tra cứu.
- Nền tảng cho Teams: mỗi nhóm Teams thực chất lưu file trên một site SharePoint phía sau, nên khi bạn gửi file trong Teams là đang dùng SharePoint mà không hay.
Điểm mạnh của SharePoint là kiểm soát truy cập chặt và làm việc cộng tác trên cùng một tài liệu. Nhiều người mở cùng một file Word hay Excel, chỉnh song song, thấy thay đổi của nhau theo thời gian thực.
Phân biệt OneDrive, SharePoint và Exchange Online
| Nền tảng | Vai trò | Ai sở hữu dữ liệu |
|---|---|---|
| Exchange Online | Email, lịch, danh bạ doanh nghiệp | Từng nhân viên có hộp thư riêng, admin quản lý |
| OneDrive for Business | Ổ lưu trữ tài liệu cá nhân trong công việc | Riêng từng nhân viên |
| SharePoint | Kho tài liệu chung, trang nội bộ, nền của Teams | Của cả tổ chức, phân quyền theo nhóm |
Cách nhớ đơn giản: email của bạn ở Exchange, file riêng của bạn ở OneDrive, file chung của cả nhóm ở SharePoint. Ba nền tảng này phối hợp với nhau tạo thành bộ khung làm việc số của một công ty.
Gói Microsoft 365 nào có Exchange Online và SharePoint
Cả Exchange Online và SharePoint đều đi kèm các gói Microsoft 365 Business:
- Microsoft 365 Business Basic: có đủ Exchange Online, SharePoint, OneDrive và Teams, dùng qua web. Hợp công ty chỉ cần email và cộng tác online, chưa cần app cài trên máy.
- Microsoft 365 Business Standard: thêm Word, Excel, PowerPoint, Outlook bản cài đặt. Đây là gói phổ biến nhất.
- Microsoft 365 Business Premium: thêm lớp bảo mật và quản lý thiết bị nâng cao, hợp công ty coi trọng an toàn dữ liệu.
Lưu ý: các gói cá nhân như Personal, Family và gói Apps for Business không có Exchange Online và SharePoint, vì chúng không hướng tới email và cộng tác doanh nghiệp.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 bản quyền chính hãng, xuất hóa đơn VAT hợp lệ. TND hỗ trợ bạn thiết lập email tên miền trên Exchange Online, tạo cấu trúc thư viện SharePoint cho từng phòng ban và phân quyền hợp lý, nên bạn triển khai nhanh mà không phải tự mò cấu hình phức tạp. Đây là điểm khác biệt khi mua qua đối tác so với tự đăng ký lẻ.
Đặt tệp ở đâu: quy tắc một câu cho mỗi loại
| Loại tệp | Đặt ở đâu | Vì sao |
|---|---|---|
| Bản nháp cá nhân, chưa chia sẻ | Kho tệp cá nhân | Chưa ai cần đọc |
| Tài liệu của một phòng ban | Thư viện của nhóm phòng ban đó | Người mới vào phòng tự có quyền |
| Tài liệu dùng chung toàn công ty: quy trình, biểu mẫu, chính sách | Trang nội bộ chung | Ai cũng đọc được, ít người sửa |
| Tài liệu dự án có thời hạn | Thư viện của nhóm dự án | Giải thể nhóm khi xong, sau khi chuyển tài liệu cần giữ |
| Tệp gửi khách hàng | Thư viện nhóm, chia sẻ bằng liên kết có hạn | Thu hồi được, và không nằm trong tài khoản cá nhân |
Nguyên tắc gốc: tệp công việc không nên nằm trong kho cá nhân của một người quá vài ngày. Nằm ở đó nghĩa là khi người đó nghỉ việc hoặc nghỉ phép dài, cả đội bị kẹt.
Ba việc quản trị đáng làm ngay
- Đặt chính sách chia sẻ ra ngoài: cho phép chia sẻ, nhưng bắt liên kết có hạn sử dụng và yêu cầu xác minh danh tính người nhận. Cấm hẳn thì nhân viên sẽ gửi tệp qua đường khác, khó kiểm soát hơn.
- Bật thùng rác hai tầng và biết thời gian giữ, để khi ai đó xóa nhầm thư mục lớn thì có đường lấy lại.
- Đặt hạn mức dung lượng cho từng nhóm nếu công ty đông người, tránh một nhóm chiếm hết dung lượng của tổ chức.
Về hộp thư: ba con số nên biết
- Hạn mức hộp thư theo gói, và hộp thư lưu trữ có hạn mức riêng, không dùng chung.
- Kích thước tệp đính kèm tối đa, con số này quyết định việc nên gửi liên kết thay vì đính kèm.
- Số người nhận tối đa mỗi ngày. Đây là giới hạn hay bị chạm khi công ty gửi thư thông báo cho khách hàng, và cũng là lý do việc gửi thư hàng loạt nên dùng dịch vụ chuyên biệt thay vì gửi từ hộp thư nhân viên.
Câu hỏi thường gặp
Exchange Online có phải mua riêng không?
Không cần nếu bạn đã mua gói Microsoft 365 Business Basic, Standard hoặc Premium, vì Exchange Online đã nằm trong đó. Microsoft có bán Exchange Online riêng lẻ, nhưng với phần lớn công ty, mua theo gói Business lợi hơn vì có thêm nhiều dịch vụ.
SharePoint và OneDrive khác nhau chỗ nào?
OneDrive là ổ lưu trữ cá nhân của từng nhân viên. SharePoint là kho chung của cả công ty, phân quyền theo nhóm và phòng ban. File chung nên để trên SharePoint để cả nhóm cùng truy cập và không mất khi một nhân viên nghỉ việc.
Dùng Teams có tự động dùng SharePoint không?
Có. Mỗi nhóm trong Teams được gắn với một site SharePoint ở phía sau để lưu file. Khi bạn chia sẻ tài liệu trong kênh Teams, thực chất file nằm trên SharePoint.
Email tên miền công ty có cần Exchange Online không?
Để có email chuyên nghiệp dạng [email protected] với hộp thư lớn, lịch dùng chung và quản trị tập trung, bạn cần Exchange Online, tức là mua gói Business Basic trở lên. Gói Apps for Business không có email này.
Công ty nhỏ 10 người nên bắt đầu với gói nào?
Nếu chủ yếu làm việc trên web và cần email tên miền cùng kho tài liệu chung, Business Basic là điểm khởi đầu tiết kiệm. Nếu cần Word, Excel bản cài trên máy, chọn Business Standard. Liên hệ TND để được tư vấn theo đúng cách làm việc của công ty.
Bài viết liên quan
Cần dựng email tên miền và kho tài liệu chung cho công ty?
Nhắn TND qua Messenger Facebook để được tư vấn và hỗ trợ thiết lập Exchange Online, SharePoint. Xem ngay Microsoft 365 Business Standard. Giá đã gồm hóa đơn VAT, license chính hãng.
