Khi tìm phần mềm văn phòng miễn phí thay cho Microsoft Office, hai cái tên xuất hiện nhiều nhất là OnlyOffice và WPS Office. Cả hai đều đủ bộ soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu và chỉnh sửa PDF. Nhưng triết lý của chúng khác hẳn nhau, và chọn sai thì bạn sẽ khó chịu suốt cả năm làm việc.
So sánh nhanh OnlyOffice và WPS Office
| Tiêu chí | WPS Office | OnlyOffice |
|---|---|---|
| Giá | Miễn phí, có gói Premium trả phí | Miễn phí, mã nguồn mở |
| Quảng cáo | Có ở bản miễn phí | Không |
| Giao diện | Gần giống Office, dễ làm quen | Gọn gàng nhưng cần thời gian quen |
| Mở file Microsoft Office | Rất tốt | Tốt, bám sát chuẩn OOXML |
| Cộng tác thời gian thực | Hạn chế | Đầy đủ, nhiều người sửa cùng lúc |
| Tích hợp lưu trữ đám mây | WPS Cloud, OneDrive | Nextcloud, ownCloud, Google Drive, Dropbox |
| Nơi dữ liệu được lưu | Máy chủ Kingsoft nếu dùng WPS Cloud | Máy của bạn hoặc máy chủ bạn tự dựng |
WPS Office hợp với ai
WPS Office là lựa chọn tốt nếu bạn:
- Mới làm quen với phần mềm văn phòng và muốn giao diện quen thuộc như Microsoft Office
- Cần kho mẫu có sẵn để làm nhanh báo cáo, đơn từ, bản trình chiếu
- Thường xuyên mở và gửi file DOCX, XLSX, PPTX qua lại với người khác
- Không bận tâm chuyện dữ liệu đám mây nằm trên máy chủ của nhà phát triển
Nhược điểm cần biết:
- Bản miễn phí có quảng cáo và lời mời nâng cấp, muốn bỏ hẳn thì phải mua Premium. Cách hạn chế nằm ở bài tắt quảng cáo WPS Office.
- Cộng tác nhiều người trên cùng tài liệu không mạnh
- Nếu bật WPS Cloud, tài liệu của bạn nằm trên hạ tầng của Kingsoft, một công ty Trung Quốc
OnlyOffice hợp với ai
OnlyOffice là lựa chọn tốt nếu bạn:
- Muốn phần mềm hoàn toàn không quảng cáo
- Cần nhiều người sửa chung một tài liệu theo thời gian thực
- Muốn toàn quyền kiểm soát dữ liệu, kể cả tự dựng máy chủ riêng
- Đang dùng Nextcloud hoặc hệ thống nội bộ và cần cắm phần soạn thảo vào đó
Nhược điểm cần biết:
- Giao diện lạ hơn với người quen Microsoft Office, mất vài buổi để quen tay
- Muốn dùng bản máy chủ đầy đủ thì phải có người biết dựng và bảo trì
- Với file DOCX bố cục phức tạp, thỉnh thoảng vẫn lệch đôi chút khi mở
Chọn theo tình huống của bạn
Chọn WPS Office khi
- Bạn là sinh viên hoặc người dùng cá nhân, cần cài xong là làm việc được ngay
- Công việc chủ yếu là soạn thảo và bảng tính thông thường
- Bạn không muốn học lại thao tác mới
Chọn OnlyOffice khi
- Doanh nghiệp cần nhiều người cùng biên tập một tài liệu
- Dữ liệu thuộc loại không được rời khỏi hệ thống của công ty
- Đội ngũ đã có sẵn hạ tầng nội bộ để cắm thêm dịch vụ soạn thảo
Nói thẳng: cả hai đều là bản thay thế tốt cho nhu cầu phổ thông, nhưng nếu công việc của bạn xoay quanh file Excel nhiều công thức, macro hoặc mẫu tài liệu chuẩn của công ty, thì Microsoft Office bản quyền vẫn là lựa chọn ít rủi ro nhất. Chi phí bỏ ra thường nhỏ hơn thời gian sửa lỗi hiển thị và định dạng.
Độ tương thích với Microsoft Office trên thực tế
Không bộ nào tương thích tuyệt đối một trăm phần trăm với Microsoft Office, đó là điều cần chấp nhận trước:
- WPS Office: mở file thông thường gần như không sai lệch, đôi khi lệch nhẹ ở khoảng cách dòng và vị trí ảnh khi xuất PDF.
- OnlyOffice: bám sát chuẩn OOXML nên tốt với tài liệu viết đúng chuẩn, nhưng file có nhiều hộp văn bản lồng nhau hoặc định dạng thủ công thì dễ xê dịch hơn.
Với văn bản và bảng tính thông thường, cả hai đều dùng tốt. Với tài liệu quan trọng gửi ra ngoài, hãy xuất PDF rồi kiểm tra lại trước khi gửi.
Cần Microsoft Office bản quyền?
TND là nhà cung cấp phần mềm bản quyền chính hãng tại Việt Nam, xuất hóa đơn VAT đầy đủ, tư vấn chọn đúng license theo nhu cầu.
Xem Office bản quyềnCâu hỏi thường gặp
OnlyOffice và WPS Office, rốt cuộc nên chọn cái nào?
Chọn WPS nếu bạn cần giao diện quen thuộc và cài xong là dùng được ngay. Chọn OnlyOffice nếu bạn cần cộng tác nhiều người và muốn dữ liệu nằm trên hạ tầng của mình. Cả hai đều miễn phí nên cách chắc nhất là cài thử một tuần với chính tài liệu bạn hay dùng.
OnlyOffice có quảng cáo không?
Không. OnlyOffice là phần mềm mã nguồn mở, bản miễn phí không chèn quảng cáo và không mời nâng cấp trong lúc bạn làm việc.
WPS Office lưu dữ liệu của tôi ở đâu?
Nếu chỉ dùng bản cài trên máy, tài liệu nằm trên ổ cứng của bạn như bình thường. Chỉ khi bật WPS Cloud thì file mới được đồng bộ lên máy chủ của Kingsoft, công ty phát triển WPS tại Trung Quốc.
Có thể dùng OnlyOffice hoàn toàn ngoại tuyến không?
Được. OnlyOffice có bản desktop cho Windows, macOS và Linux chạy độc lập không cần internet. Đổi lại, tính năng cộng tác thời gian thực chỉ hoạt động khi có máy chủ.
