Trả lời nhanh: Khoản tiết kiệm được từ giấy phép nền tảng thường bị bù lại một phần bởi bốn khoản ít ai tính: thời gian của đội kỹ thuật, phần mềm sao lưu có thể phải đổi, rủi ro mất quyền hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm chuyên ngành, và giai đoạn chạy song song hai hệ thống. Vẫn thường có lợi, nhưng con số nhỏ hơn nhiều so với ước tính ban đầu.
Sau khi mô hình giá của VMware thay đổi, rất nhiều doanh nghiệp lấy chênh lệch giấy phép rồi kết luận ngay là tiết kiệm được vài trăm triệu. Bài này bổ sung những dòng còn thiếu trong bảng tính đó, để quyết định dựa trên con số đầy đủ chứ không phải con số dễ nhìn nhất.
Bảng tính đầy đủ gồm những dòng nào
Chín dòng, chia làm ba nhóm.
Nhóm tiết kiệm:
- Chênh lệch giấy phép nền tảng ảo hóa trong ba năm.
- Chênh lệch chi phí hỗ trợ nếu chuyển từ hợp đồng có cam kết sang gói đăng ký thường.
Nhóm chi phí phát sinh:
- Thời gian của đội kỹ thuật cho việc học nền tảng mới.
- Thời gian chuyển máy ảo và kiểm thử lại từng hệ thống.
- Phần mềm sao lưu mới nếu phần mềm hiện tại không hỗ trợ.
- Công cụ giám sát và tự động hóa phải cấu hình lại.
- Giai đoạn chạy song song hai nền tảng, tốn cả phần cứng lẫn giấy phép của cả hai.
Nhóm không đổi, đừng tính nhầm là tiết kiệm:
- Giấy phép Windows Server, vẫn tính theo lõi vật lý.
- Giấy phép cơ sở dữ liệu, cũng vẫn tính theo phần cứng bên dưới.
Hai dòng hay bị tính nhầm thành tiết kiệm
Đây là hiểu lầm phổ biến nhất khi lập dự toán chuyển đổi.
Giấy phép hệ điều hành khách. Windows Server tính theo lõi vật lý của máy chủ. Cách đếm hoàn toàn không phụ thuộc bạn chạy nền tảng ảo hóa nào. Chuyển sang nền tảng mã nguồn mở không giảm được một đồng nào ở dòng này.
Giấy phép cơ sở dữ liệu. Tương tự, cách tính dựa trên lõi ảo hoặc lõi vật lý chứ không dựa trên phần mềm ảo hóa. Có một điểm cần chú ý ngược lại: nếu nền tảng mới có cơ chế chuyển máy ảo tự động khác đi, bạn có thể cần xem lại quyền linh hoạt về giấy phép.
Kinh nghiệm thực tế: với hệ thống nhiều máy ảo Windows, chi phí giấy phép hệ điều hành và cơ sở dữ liệu thường lớn hơn chi phí giấy phép nền tảng ảo hóa. Nghĩa là dòng bạn đang nhắm tới có thể không phải dòng lớn nhất trong bảng.
Rủi ro mất quyền hỗ trợ phần mềm chuyên ngành
Đây là rủi ro lớn nhất và cũng khó quy ra tiền nhất.
Nhiều hệ thống kế toán, quản lý sản xuất, quản lý bệnh viện và phần mềm ngành đặc thù chỉ được nhà cung cấp chứng nhận chạy trên một số nền tảng nhất định. Chuyển đi nghĩa là khi hệ thống lỗi, bên bán có lý do chính đáng từ chối xử lý.
Cách xử lý đúng, theo thứ tự:
- Liệt kê mọi phần mềm quan trọng đang chạy trên hệ thống.
- Hỏi từng nhà cung cấp bằng văn bản xem nền tảng mới có nằm trong danh sách được hỗ trợ không. Hỏi bằng văn bản, không hỏi miệng.
- Nếu câu trả lời là không, cân nhắc giữ nhóm hệ thống đó ở nền tảng cũ và chỉ chuyển phần còn lại.
Một hệ thống kế toán dừng ba ngày vào cuối kỳ có thể gây thiệt hại lớn hơn toàn bộ khoản tiết kiệm giấy phép của cả năm.
Thời gian đội ngũ, khoản dễ đánh giá thấp
Cách ước lượng thô cho một hệ thống vài chục máy ảo.
- Học nền tảng mới: một tới hai tuần cho người đã quen Linux, lâu hơn nếu chưa.
- Dựng và cấu hình cụm mới: vài ngày cho phần cài đặt, thêm vài ngày cho lưu trữ và mạng.
- Chuyển và kiểm thử từng máy ảo: đây là phần dài nhất, tính theo tuần chứ không theo ngày, vì mỗi hệ thống phải được người dùng nghiệp vụ xác nhận chạy đúng.
- Dựng lại quy trình sao lưu và giám sát: vài ngày, và phải kiểm chứng bằng một lần phục hồi thử thành công.
Quy đổi số ngày công đó ra tiền theo mức lương thực tế, và nhớ rằng trong thời gian đó đội kỹ thuật không làm được việc khác.
Khi nào con tính thực sự có lợi
Bốn dấu hiệu cho thấy nên chuyển.
- Chênh lệch giấy phép ba năm đủ lớn để bù mọi khoản phát sinh và vẫn còn dư đáng kể.
- Không phần mềm quan trọng nào ràng buộc nền tảng theo điều khoản hỗ trợ.
- Đội kỹ thuật đã quen Linux và có thời gian cho dự án này.
- Phần mềm sao lưu hiện tại hỗ trợ nền tảng mới, hoặc có phương án thay thế đã kiểm chứng.
Nếu chỉ hội đủ một phần, hãy cân nhắc hướng lai: giữ nền tảng cũ cho nhóm hệ thống có ràng buộc, dựng nền tảng mới cho môi trường kiểm thử, các dịch vụ nội bộ và hệ thống dự phòng. Cách này giảm chi phí ngay mà không đặt cược cả hệ thống, đồng thời cho đội thời gian tích lũy kinh nghiệm thật.
Các dòng phải có trong bảng tính chi phí
| Dòng | Thuộc nhóm | Hay bị bỏ sót không |
|---|---|---|
| Phí giấy phép nền tảng mới, nếu có | Chi phí trực tiếp | Không |
| Phần cứng phải thay vì không tương thích | Chi phí trực tiếp | Có, rất hay bị bỏ sót |
| Thời gian đội ngũ học và thử nghiệm | Chi phí ẩn | Có, đây là dòng bị đánh giá thấp nhất |
| Thời gian chuyển từng máy ảo và kiểm tra sau chuyển | Chi phí ẩn | Có |
| Giai đoạn chạy song song hai nền | Chi phí trực tiếp | Có, nhiều nơi quên tính phần chồng lấn này |
| Phần mềm sao lưu và giám sát phải mua lại hoặc cấu hình lại | Chi phí trực tiếp | Có |
| Rủi ro mất hỗ trợ cho phần mềm chuyên ngành | Rủi ro | Có, và đây là dòng nguy hiểm nhất |
Hai khoản tưởng tiết kiệm mà không phải
- Không phải trả phí giấy phép nữa. Đúng về mặt hóa đơn, nhưng phải trừ đi phần chi cho hợp đồng hỗ trợ mới hoặc cho thời gian tự vận hành. Nền mã nguồn mở không có nghĩa là không tốn tiền, nó chỉ chuyển chi phí từ giấy phép sang con người.
- Phần cứng cũ dùng tiếp được. Chỉ đúng nếu bạn đã kiểm tương thích. Một bộ điều khiển ổ đĩa không được hỗ trợ có thể làm hỏng cả bài toán tiết kiệm.
Cách tự tính trong một buổi
# Lap bang voi ba cot: Nam 1, Nam 2, Nam 3 # Huong A: o lai nen hien tai# + phi gia han giay phep theo bao gia moi nhat# + phi ho tro# + thoi gian van hanh hang thang # Huong B: chuyen nen# + phi giay phep nen moi neu co# + phan cung phai thay# + so NGAY CONG cua doi cho viec hoc, thu, chuyen, kiem tra# + chi phi chay song song hai nen trong giai doan chuyen# + thoi gian van hanh hang thang sau khi chuyen # Quy tac thuc te: nhan doi uoc luong thoi gian doi ngu cua ban.# Gan nhu moi du an chuyen nen deu keo dai hon du kien. # Neu chenh lech trong 3 nam duoi 20 phan tram: KHONG NEN chuyen.# Rui ro va gian doan khong dang voi phan tiet kiem do.Câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi mất bao lâu cho hệ thống vài chục máy ảo
Phần kỹ thuật thuần túy thường tính bằng vài cuối tuần nếu chuẩn bị tốt. Phần dài hơn là kiểm thử lại từng hệ thống và để người dùng nghiệp vụ xác nhận. Tổng dự án ba tới sáu tháng là mốc thực tế cho doanh nghiệp vừa.
Có nên thuê ngoài việc chuyển đổi không
Đáng cân nhắc nếu đội không có kinh nghiệm, vì sai sót trong giai đoạn này rất đắt. Nhưng phải đảm bảo đội của bạn tham gia đủ để vận hành được sau khi bên ngoài rút, nếu không bạn chỉ dời sự phụ thuộc từ hãng phần mềm sang một nhà thầu.
Giữ nguyên không chuyển thì rủi ro gì
Rủi ro chính là chi phí gia hạn tiếp tục tăng ở các chu kỳ sau và bạn mất dần khả năng đàm phán. Nên ít nhất dựng thử nền tảng thay thế ở quy mô nhỏ để có phương án dự phòng thật, kể cả khi chưa định chuyển.
Có thể chuyển một phần rồi dừng lại không
Được, và nhiều doanh nghiệp dừng ở đúng trạng thái lai đó lâu dài. Chi phí phải trả là duy trì hai bộ quy trình, hai bộ kỹ năng và hai bộ công cụ giám sát, nên hãy tính khoản này vào bảng tính ngay từ đầu.