Chi phí Google Workspace một năm cho công ty 5, 10, 20 nhân viên

Chi phí Google Workspace tính theo số người dùng nhân với giá gói mỗi năm. Với gói Business Starter từ 1.790.000đ/user/năm, một công ty 5 người tốn khoảng 8.950.000đ/năm, 10 người khoảng 17.900.000đ/năm, 20 người khoảng 35.800.000đ/năm. Chọn gói cao hơn như Standard hay Plus thì chi phí tăng theo. Bài này giúp bạn dự trù ngân sách và tối ưu.

TND là đối tác Google (Google Partner), cung cấp Google Workspace bản quyền chính hãng, khởi tạo trực tiếp trên tài khoản chính chủ của doanh nghiệp và xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Mua qua TND được hỗ trợ tiếng Việt trong suốt quá trình sử dụng.

Chi phí tính như thế nào

Công thức rất đơn giản: tổng chi phí năm = số người dùng x giá gói mỗi năm. Không có phí ẩn theo kiểu tính riêng từng tính năng. Bạn chỉ trả cho số tài khoản thực tế cần cấp. Khi thêm người, bạn thêm license; khi bớt người, bạn giảm ở kỳ gia hạn.

Giá thay đổi theo gói bạn chọn. Business Starter là gói rẻ nhất, từ 1.790.000đ/user/năm. Business Standard và Business Plus có giá cao hơn nhưng cho dung lượng và tính năng nhiều hơn.

Bảng dự trù theo số nhân viên (gói Starter)

Lấy mốc Business Starter làm ví dụ dễ hình dung nhất:

Nếu chọn Standard hoặc Plus, bạn nhân số người với giá gói tương ứng. Cấu trúc tính vẫn y hệt, chỉ đổi đơn giá.

Nên chọn gói nào để không lãng phí

Đội nhỏ, nhu cầu cơ bản

Nếu công ty chủ yếu cần email tên miền riêng, họp Meet vừa phải và lưu trữ không quá lớn, Business Starter là đủ và tiết kiệm nhất. Nhiều SME 5 tới 10 người bắt đầu ở đây.

Cần nhiều dung lượng và họp chuyên nghiệp

Nếu nhân viên lưu nhiều file nặng trên Drive, họp Meet đông người, cần ghi hình cuộc họp, thì Business Standard đáng để lên. Chênh lệch chi phí thường xứng đáng với năng suất.

Cần bảo mật và quản trị chặt

Công ty coi trọng kiểm soát dữ liệu, phân quyền chi tiết thì Business Plus phù hợp hơn. Không phải ai cũng cần gói này, nên cân theo thực tế.

Mẹo tối ưu ngân sách

• Không cấp gói cao cho toàn bộ nhân viên. Có thể cho nhóm cần nhiều dung lượng dùng gói cao, số còn lại dùng gói thấp hơn.
• Rà soát tài khoản định kỳ, khóa tài khoản người đã nghỉ để không trả phí thừa.
• Trả theo năm thường tối ưu hơn trả tháng nếu nhân sự ổn định.
• Dự trù trước số người sẽ tăng trong năm để chốt ngân sách sát thực tế.

Nếu bạn đang so sánh với hướng dùng bộ công cụ Microsoft, hãy xem thêm khi cân nhắc Microsoft 365 Business Standard để chọn theo thói quen của đội.

Ví dụ ngân sách thực tế cho ba kiểu công ty

Để dễ hình dung, lấy ba tình huống thường gặp với gói Business Starter:

• Startup 5 người, mới lập, cần email chuyên nghiệp: khoảng 8.950.000đ/năm là chi phí nhỏ so với giá trị hình ảnh mang lại.
• Công ty dịch vụ 10 người, trao đổi email nhiều với khách: khoảng 17.900.000đ/năm, đổi lại kiểm soát được toàn bộ thư từ.
• Doanh nghiệp 20 người, nhiều phòng ban: khoảng 35.800.000đ/năm, có thể pha trộn gói để tối ưu.

Con số trên dùng đơn giá Starter. Nếu một số phòng cần dung lượng lớn hơn, bạn nâng riêng nhóm đó lên Standard thay vì nâng cả công ty.

Những chi phí dễ bị bỏ sót khi dự trù

Nhiều công ty chỉ tính tiền license mà quên vài khoản liên quan:

• Tên miền: nếu chưa có, cần đăng ký và duy trì tên miền hằng năm.
• Số người tăng trong năm: tuyển thêm là thêm license, nên dự phòng.
• Nâng gói giữa chừng: khi nhu cầu vượt Starter, chi phí sẽ nhích lên.

Tính trước các khoản này giúp ngân sách sát thực tế, tránh vượt dự toán giữa năm.

So với việc cố dùng email miễn phí

Có công ty vẫn dùng Gmail miễn phí để tiết kiệm. Nhưng cái giá vô hình là hình ảnh thiếu chuyên nghiệp và nguy cơ mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ. Một hợp đồng mất vì khách nghi ngờ địa chỉ đuôi gmail.com đã đủ đắt hơn cả năm phí Workspace. Nhìn theo cách đó, chi phí Workspace là khoản đầu tư cho uy tín và an toàn dữ liệu, không phải chi phí thuần túy.

Cách trình bày chi phí để được duyệt ngân sách

Khi đề xuất Workspace cho ban giám đốc, đừng chỉ đưa con số tổng. Hãy quy về chi phí mỗi người mỗi tháng, thường chỉ tương đương một bữa ăn, rồi đặt cạnh giá trị nhận lại: email chuyên nghiệp, kiểm soát dữ liệu, giảm rủi ro mất thư khi nhân viên nghỉ. Cách trình bày này giúp người duyệt thấy đây là khoản đầu tư đáng giá chứ không phải chi phí phát sinh.

Kèm theo, nêu rõ phương án tối ưu như pha trộn gói và rà soát tài khoản định kỳ để cho thấy bạn đã tính đến tiết kiệm.

Mua và xuất hóa đơn

TND cung cấp Google Workspace chính hãng theo số user, hỗ trợ cấu hình tên miền và xuất hóa đơn VAT để công ty hạch toán chi phí. Bạn cho biết số nhân viên và nhu cầu, TND báo giá đúng gói tiết kiệm nhất.

Câu hỏi thường gặp