Bạn có những file Word hoặc Excel chứa thông tin nhạy cảm như bảng lương, hợp đồng, danh sách khách hàng và muốn bảo vệ chúng? Microsoft Office có sẵn tính năng đặt mật khẩu file Word và Excel, không cần cài thêm phần mềm nào, cũng không tốn thêm đồng nào.
Vì sao nên đặt mật khẩu cho tài liệu
- File được mã hóa thật: Office từ bản 2016 trở đi dùng chuẩn mã hóa AES với khóa 256 bit, không ai mở được nội dung nếu không có mật khẩu.
- Chống mất máy: laptop bị mất hay bị lấy cắp thì người cầm máy vẫn không đọc được tài liệu đã khóa.
- An toàn khi chuyển tay: file gửi nhầm địa chỉ, hoặc bị chuyển tiếp ngoài ý muốn, vẫn không lộ nội dung.
- Đáp ứng quy định nội bộ: nhiều công ty yêu cầu mọi tài liệu chứa dữ liệu cá nhân đều phải khóa trước khi lưu hoặc gửi.
Đặt mật khẩu file Excel
- Mở file Excel cần bảo vệ
- Bấm File trên thanh menu
- Chọn Info
- Bấm Protect Workbook
- Chọn Encrypt with Password
- Nhập mật khẩu rồi bấm OK
- Nhập lại lần nữa để xác nhận
- Bấm Save để lưu file
Từ lần mở sau, Excel sẽ hỏi mật khẩu trước khi cho xem nội dung.
Phân biệt cho đúng: Excel có hai thứ nghe giống nhau nhưng khác hẳn. Encrypt with Password mã hóa toàn bộ file, không có mật khẩu thì không mở được. Còn Protect Sheet chỉ khóa việc chỉnh sửa một trang tính, ai cũng vẫn mở và đọc được. Muốn bảo vệ dữ liệu thì phải dùng cái đầu tiên.
Đặt mật khẩu file Word
- Mở tài liệu Word cần bảo vệ
- Bấm File rồi chọn Info
- Bấm Protect Document
- Chọn Encrypt with Password
- Nhập mật khẩu và bấm OK
- Nhập lại để xác nhận
- Bấm Save
Hai kiểu bảo vệ trong Word
- Encrypt with Password: mã hóa cả file. Muốn mở là phải có mật khẩu. Dùng cho tài liệu nhạy cảm.
- Restrict Editing: ai cũng mở và đọc được, nhưng chỉ người có mật khẩu mới sửa được. Dùng khi bạn muốn gửi bản chính thức cho nhiều người xem mà không ai sửa lung tung.
Đặt mật khẩu thế nào cho chắc
Mật khẩu yếu thì mã hóa mạnh cũng vô nghĩa. Vài nguyên tắc đủ dùng:
- Dài tối thiểu 12 ký tự, càng dài càng khó dò
- Trộn chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt
- Không dùng tên người, ngày sinh, số điện thoại hay tên công ty
- Mỗi tài liệu quan trọng một mật khẩu riêng, đừng dùng lại
Cách dễ nhớ mà vẫn mạnh là ghép bốn năm từ không liên quan thành một cụm dài, rồi chèn thêm số và ký tự đặc biệt vào giữa. Đừng lấy nguyên các ví dụ mật khẩu tìm thấy trên mạng, kể cả trong bài viết này, vì thứ đã công khai thì không còn là bí mật.
Gửi file có mật khẩu sao cho an toàn
Quy tắc số một: không bao giờ gửi mật khẩu trong cùng email với file. Hộp thư bị xâm nhập hoặc email chuyển tiếp nhầm là mất cả hai cùng lúc, việc mã hóa trở nên vô ích.
Cách làm đúng:
- Gửi file đã mã hóa qua email như bình thường
- Báo mật khẩu qua kênh khác: gọi điện, nhắn tin, hoặc ứng dụng nhắn tin của công ty
- Với tài liệu đặc biệt quan trọng, đặt mật khẩu mới cho mỗi lần gửi thay vì dùng lại mật khẩu cũ
Lỡ quên mật khẩu thì sao
Sự thật phũ phàng: Microsoft không có cách khôi phục mật khẩu file đã mã hóa, và cũng không có cửa hậu nào để mở. Quên mật khẩu gần như đồng nghĩa mất luôn tài liệu.
Vì vậy hãy phòng trước:
- Lưu mật khẩu trong trình quản lý mật khẩu như 1Password hoặc Bitwarden, đừng ghi vào file text trên cùng máy
- Giữ một bản sao chưa mã hóa ở nơi an toàn, ví dụ ổ cứng riêng có khóa hoặc thư mục đã được bảo vệ
- Với tài liệu của cả nhóm, hãy để ít nhất hai người biết mật khẩu, tránh cảnh người giữ mật khẩu nghỉ việc
Gỡ mật khẩu khi không cần nữa
Bạn gỡ được bất cứ lúc nào, với điều kiện đang biết mật khẩu hiện tại:
- Mở file và nhập mật khẩu
- Vào File rồi Info, bấm Protect Document với Word hoặc Protect Workbook với Excel
- Chọn Encrypt with Password
- Xóa sạch nội dung ô mật khẩu, để trống rồi bấm OK
- Lưu lại file
| Tính năng | Word | Excel | WPS Office | OnlyOffice |
|---|---|---|---|---|
| Mã hóa bằng mật khẩu | Có | Có | Có | Có |
| Khóa chỉnh sửa | Có | Có | Có | Có |
| Độ phức tạp thao tác | Đơn giản | Đơn giản | Đơn giản | Trung bình |
| Chuẩn mã hóa | AES 256 bit | AES 256 bit | Tương thích Office | Tương thích Office |
Làm tương tự trên phần mềm khác
WPS Office
- Mở file trong WPS
- Vào menu Tools rồi chọn Encrypt Document
- Nhập mật khẩu mở file và xác nhận
- Lưu lại
OnlyOffice
- Mở file trong OnlyOffice
- Vào File rồi chọn Protect
- Bấm Add password
- Nhập mật khẩu, xác nhận rồi lưu
Cần Microsoft Office bản quyền?
TND là nhà cung cấp phần mềm bản quyền chính hãng tại Việt Nam, xuất hóa đơn VAT đầy đủ, tư vấn chọn đúng license theo nhu cầu.
Xem Office bản quyềnCâu hỏi thường gặp
Mật khẩu đặt cho file có hết hạn không?
Không. Mật khẩu còn hiệu lực cho tới khi bạn tự gỡ hoặc đổi sang mật khẩu khác. Muốn đổi thì làm lại đúng các bước đặt mật khẩu và nhập chuỗi mới.
Muốn cho người khác đọc nhưng không cho sửa thì làm sao?
Dùng Restrict Editing thay vì Encrypt with Password. Người nhận mở và đọc bình thường, nhưng muốn chỉnh sửa thì phải có mật khẩu bạn đặt.
Mã hóa của Word và Excel có thật sự an toàn không?
Có, các bản Office hiện hành dùng AES 256 bit, đủ mạnh cho tài liệu doanh nghiệp. Điểm yếu duy nhất thường nằm ở mật khẩu quá ngắn hoặc quá dễ đoán, chứ không nằm ở thuật toán.
Gửi file đã mã hóa qua email có an toàn không?
An toàn, miễn là bạn không gửi kèm mật khẩu trong chính email đó. File mã hóa bị chặn giữa đường vẫn chỉ là một khối dữ liệu vô nghĩa với người xem trộm.
