Trả lời nhanh: Muốn mua giá Microsoft Education, trường phải được Microsoft xác minh là cơ sở giáo dục đủ điều kiện: tên pháp lý, địa chỉ, email theo tên miền của trường và giấy tờ chứng minh. Xét duyệt thường tối đa 3 ngày làm việc khi cần xem thêm, và được nộp lại tối đa 3 lần. Ưu đãi giấy phép học sinh tới 40 cho mỗi giấy phép giảng viên, nhân viên chỉ áp khi trường mua cho toàn bộ giảng viên, nhân viên thuộc diện.
Trường nào cũng muốn giá giáo dục, nhưng hai câu hỏi hay bị bỏ qua là "trường mình có qua được xác minh không" và "mua bao nhiêu giấy phép giảng viên thì học sinh được dùng miễn phí". Câu thứ hai nếu hiểu sai sẽ dẫn tới mua thiếu, dùng sai điều khoản. Bài này gom cả hai.
- Microsoft xác minh mọi tenant giáo dục mới trước khi cho mua ưu đãi giáo dục.
- Hồ sơ: tên pháp lý khớp giấy tờ, địa chỉ, email theo tên miền trường, website, giấy tờ tư cách giáo dục.
- Xét duyệt thường tối đa 3 ngày làm việc; tối đa 3 lần xét cho mỗi khách.
- Giấy phép học sinh: tới 1:40 khi mua theo bộ, tới 1:15 khi mua sản phẩm lẻ.
- Điều kiện: mua cho toàn bộ (100%) giảng viên, nhân viên thuộc diện, không mua vài giấy phép để lấy giấy phép học sinh.
Xác minh tenant giáo dục: Microsoft kiểm những gì
Microsoft xác minh mọi tenant khách hàng giáo dục mới để đảm bảo đủ điều kiện mua ưu đãi giáo dục (Microsoft Learn: Create and sell offers to education customers). Khi Microsoft Partner như TND tạo khách hàng với tư cách đặc biệt Education, các trường thông tin sau được dùng để xét:
| Thông tin | Yêu cầu | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Tên tổ chức | Tên pháp lý, khớp hồ sơ chính thức | Ghi tên viết tắt, tên thương mại khác quyết định thành lập |
| Quốc gia, địa chỉ | Địa chỉ đầy đủ, dùng để đối chiếu hồ sơ | Địa chỉ cơ sở phụ, không khớp giấy tờ |
| Email của trường; không dùng email miễn phí | Dùng Gmail, Outlook.com của thầy cô phụ trách | |
| Phân khúc | K-12 (phổ thông) hoặc Higher Education (sau phổ thông, cao đẳng, dạy nghề) | Chọn sai phân khúc |
| Website | Website chính thức, giúp xét nhanh hơn | Chỉ có trang mạng xã hội |
| Tên miền chính (phần tên dùng tạo tài khoản, dạng tentruong.onmicrosoft.com) | Đặt một lần, không đổi được về sau | Đặt tùy ý rồi muốn sửa |
Nếu cần xem xét thủ công, giấy tờ được chấp nhận gồm chứng nhận kiểm định hoặc thư xác nhận kiểm định, đăng ký của cơ quan nhà nước, điều lệ, văn bản của bộ hoặc sở giáo dục, hồ sơ đăng ký chính thức, hoặc trang web chính thức thể hiện tên, địa chỉ và sứ mệnh giáo dục. Với trường Việt Nam, bộ giấy tờ thường chuẩn bị là quyết định thành lập và giấy phép hoạt động giáo dục do cơ quan quản lý cấp, sao sang bản điện tử rõ nét.
Thời gian xét, từ chối và nộp lại
- Thời gian: nếu hồ sơ cần xem xét thêm, việc xét thường mất tối đa 3 ngày làm việc; xét lại sau khi sửa thông tin cũng có thể tới 3 ngày làm việc.
- Số lần: được yêu cầu xác minh tối đa 3 lần cho mỗi khách hàng; quá 3 lần không được xét tiếp.
- Lý do từ chối điển hình: không tìm thấy trong cơ sở dữ liệu giáo dục, là tổ chức không đủ điều kiện (Microsoft nêu ví dụ thư viện, bảo tàng tư nhân), hoặc dùng tên miền email công cộng.
- Sửa thông tin: phải sửa trong trang quản trị Microsoft 365 (Settings, Org settings, Organization profile) với quyền Global Admin hoặc Billing Admin, không sửa được ở phía đối tác.
Nguồn: Microsoft Learn. Vì chỉ có 3 lần, TND khuyên chuẩn bị đủ hồ sơ trước khi nộp lần đầu, thay vì nộp thử.
Trường cũng có thể tự đăng ký bản dùng thử Microsoft 365 Education rồi xác minh trong trang quản trị; sau khi được duyệt, thẻ Education mới hiện trong mục mua sản phẩm, và Office 365 A1 cho giảng viên, học sinh là gói miễn phí (Microsoft Learn: Verify academic eligibility).
Ưu đãi giấy phép học sinh 1:40: đọc đúng điều kiện
Student Use Benefit cho phép trường cấp giấy phép cho học sinh dựa trên số giấy phép giảng viên, nhân viên đã trả tiền, qua các chương trình đủ điều kiện gồm cả kênh Microsoft Partner (Microsoft Product Terms: Student Use Benefits and Academic Programs). Hai điều kiện then chốt nằm trong FAQ cấp phép của Microsoft (Microsoft Licensing FAQ):
- Tỷ lệ: mua theo bộ (suite, ví dụ Microsoft 365 A3) thì tới 1:40; mua sản phẩm lẻ thì tới 1:15.
- Phạm vi mua: tổ chức phải mua sản phẩm đủ điều kiện cho toàn bộ số đối tượng của tổ chức. Nói cách khác, mua cho 100% giảng viên, nhân viên thuộc diện, không phải vài người.
| Cách mua | Có đúng điều kiện không | Giấy phép học sinh tối đa |
|---|---|---|
| Trường 60 giảng viên, nhân viên, mua 60 A3 | Đúng | tới 2.400 |
| Trường 60 giảng viên, nhân viên, mua 5 A3 cho tổ tin học | Không đủ điều kiện ưu đãi học sinh | không được tính |
| Giáo viên dùng giấy phép học sinh để khỏi mua | Sai điều khoản | không áp dụng |
Một bẫy thực tế: trên diễn đàn Microsoft Q&A có câu trả lời cho biết hệ thống có thể tự cấp giấy phép học sinh khi trường mua A3 cho giảng viên (Microsoft Q&A). Hệ thống cấp tự động không có nghĩa điều kiện 100% được miễn. Khi bị kiểm tra, điều khoản mới là căn cứ.
Checklist trước khi gửi TND báo giá
- Tên pháp lý, địa chỉ đúng như quyết định thành lập.
- Tên miền riêng của trường và email theo tên miền đó (tham khảo tên miền .edu.vn nếu trường chưa có).
- Bản điện tử quyết định thành lập, giấy phép hoạt động giáo dục.
- Số giảng viên, nhân viên thuộc diện dùng máy tính và email: con số này quyết định số giấy phép A3/A5.
- Số học sinh, sinh viên cần tài khoản: đối chiếu với trần 1:40.
- Số máy và tình trạng Windows của phòng máy, nếu trường muốn nâng cấp Education.
Tổng quan các chương trình cấp phép giáo dục tại Việt Nam xem bài License Microsoft Education; gói miễn phí cho sinh viên xem Microsoft 365 A1 miễn phí cho sinh viên.
Câu hỏi thường gặp
Xác minh giáo dục mất bao lâu?
Nếu hồ sơ cần xem xét thêm, Microsoft cho biết thường tối đa 3 ngày làm việc. Hồ sơ thiếu hoặc sai sẽ kéo dài vì phải sửa và nộp lại.
Bị từ chối thì nộp lại được mấy lần?
Tối đa 3 lần xét cho mỗi khách hàng. Nên chuẩn bị đủ giấy tờ trước lần đầu.
Mua 1 giấy phép A3 có được 40 giấy phép học sinh không?
Không đúng điều kiện. Ưu đãi học sinh đòi hỏi mua cho toàn bộ giảng viên, nhân viên thuộc diện; tỷ lệ tới 1:40 tính trên số giấy phép đó.
Dùng email Gmail của thầy phụ trách để đăng ký được không?
Không. Microsoft không chấp nhận email miễn phí hay tên miền công cộng cho xác minh giáo dục.
Không đạt xác minh thì trường mua gì?
Mua gói Microsoft 365 thương mại như doanh nghiệp, không có giá giáo dục.
Nguồn tham khảo
- Microsoft Learn: Create and sell offers to education customers in Partner Center
- Microsoft Learn: Verify academic eligibility for Microsoft 365 Education
- Microsoft Product Terms: Student Use Benefits and Academic Programs
- Microsoft Licensing FAQ (Student Use Benefits)
