Trả lời nhanh: Viết một danh sách kiểm cho việc thiết lập máy, chia theo bốn nhóm: bảo mật, hệ thống, phần mềm, và bàn giao. Mọi máy làm theo cùng danh sách đó. Kết quả là mọi máy giống nhau, hỗ trợ nhanh hơn nhiều, và người mới cũng làm được.
Mỗi máy một kiểu là nguyên nhân của phần lớn thời gian hỗ trợ ở doanh nghiệp. Bài này nói cách giải quyết bằng một tài liệu.
- Một danh sách kiểm biến việc thiết lập máy thành quy trình lặp lại được.
- Chia theo bốn nhóm: bảo mật, hệ thống, phần mềm, bàn giao.
- Mọi máy giống nhau thì việc hỗ trợ nhanh hơn nhiều lần.
- Ghi cả cấu hình đặc thù của từng phần mềm nghiệp vụ.
- Rà lại danh sách mỗi quý vì phần mềm và nhu cầu đổi.
Vì sao mỗi máy một kiểu là vấn đề
Bốn hậu quả cụ thể ở doanh nghiệp không chuẩn hóa.
- Chẩn đoán sự cố mất nhiều thời gian. Mỗi lần có vấn đề, người hỗ trợ phải tìm hiểu máy đó đang cài gì, cấu hình ra sao trước khi bắt đầu sửa.
- Không biết máy nào thiếu gì. Máy này có phần mềm bảo vệ, máy kia không. Máy này đã bật mã hóa, máy kia chưa.
- Dựng lại máy hỏng rất lâu, vì phải hỏi người dùng họ cần gì và mò lại từng cấu hình.
- Người mới không làm được. Kiến thức nằm trong đầu một người, và người đó nghỉ là công ty mất luôn.
Chi phí thật: ở công ty năm chục máy không chuẩn hóa, việc hỗ trợ chiếm gấp nhiều lần so với công ty đã chuẩn hóa, với cùng số máy.
Và chi phí để bắt đầu chuẩn hóa chỉ là một buổi ngồi viết ra danh sách.
Bốn nhóm trong danh sách kiểm
Nhóm một, bảo mật. Làm trước tiên, trước khi cài gì.
- Cập nhật Windows tới khi không còn gì.
- Kích hoạt bản quyền và ghi lại.
- Tạo tài khoản người dùng chuẩn, không phải quản trị viên.
- Tạo tài khoản quản trị riêng cho bộ phận kỹ thuật, mật khẩu khác nhau mỗi máy.
- Bật mã hóa ổ đĩa và lưu khóa vào hệ thống tập trung.
- Kiểm phần mềm bảo vệ đang chạy và cập nhật.
Nhóm hai, hệ thống.
- Đặt tên máy theo quy ước của công ty.
- Đưa vào miền hoặc Entra ID.
- Đặt giờ hoạt động cho cập nhật.
- Gỡ phần mềm của hãng máy không dùng.
- Cấu hình sao lưu hoặc đồng bộ đám mây.
- Kết nối máy in mạng của phòng ban.
Nhóm ba, phần mềm. Danh sách phần mềm chuẩn cho mọi máy, cộng danh sách theo từng phòng ban.
Nhóm bốn, bàn giao. Hướng dẫn người dùng, ghi lại vào sổ tài sản, và cho họ ký nhận.
Ghi cấu hình đặc thù
Đây là phần tạo ra giá trị lớn nhất và cũng hay bị bỏ qua.
Với mỗi phần mềm nghiệp vụ, ghi lại bốn thứ:
- Phiên bản đang dùng và tải từ đâu.
- Các thành phần cần cài trước, chẳng hạn một phiên bản nền tảng cụ thể.
- Cấu hình sau khi cài: địa chỉ máy chủ dữ liệu, cổng, tài khoản dùng chung nếu có.
- Các bẫy đã gặp và cách xử lý.
Điểm bốn quý nhất. Mỗi lần bạn mất một giờ mò ra cách sửa một vấn đề, ghi hai dòng vào tài liệu là lần sau chỉ mất hai phút.
Ví dụ dòng ghi tốt: phần mềm kế toán cần chạy với quyền quản trị lần đầu để tạo thư mục dữ liệu, sau đó chạy bình thường bằng tài khoản người dùng.
Đó là loại kiến thức nằm trong đầu người làm lâu năm và biến mất khi họ nghỉ.
Từ danh sách kiểm tới tự động hóa
Danh sách kiểm là bước đầu. Ba bước tiếp theo khi công ty lớn hơn.
- Tệp cấu hình chuẩn cho việc cài đặt. Với công cụ triển khai chính thức, bạn khai sẵn phiên bản, ngôn ngữ, và các ứng dụng loại trừ. Mọi máy cài ra giống nhau.
- Áp cấu hình bằng chính sách. Chính sách nhóm hoặc Intune áp các thiết lập ở nhóm một và hai một cách tự động, không phải làm tay.
- Triển khai máy mới tự động. Máy giao thẳng cho nhân viên, họ bật lên và máy tự cấu hình.
Nhưng đừng bỏ qua bước danh sách kiểm để nhảy thẳng vào tự động hóa. Bạn không tự động hóa được thứ chưa viết ra rõ ràng.
Danh sách kiểm chính là bản đặc tả cho việc tự động hóa sau này. Và với công ty dưới ba chục máy, nó có thể là tất cả những gì bạn cần.
Duy trì danh sách
Bốn nguyên tắc để nó không thành tài liệu chết.
- Để ở nơi ai cũng mở được, ổ mạng chung hoặc nơi lưu tài liệu của công ty. Đừng để trong máy của một người.
- Cập nhật ngay khi có thay đổi, không để dồn. Ai phát hiện điều gì mới thì bổ sung luôn.
- Rà lại mỗi quý: phần mềm nào không còn dùng, phần mềm nào mới, cấu hình nào đã đổi.
- Ghi ngày cập nhật cuối ở đầu tài liệu, để người đọc biết nó còn mới không.
Cách bắt đầu nếu công ty chưa có gì: lần tới khi bạn thiết lập một máy, vừa làm vừa ghi lại từng bước. Mất thêm mười lăm phút cho máy đó, và bạn có bản nháp đầu tiên.
Máy tiếp theo làm theo bản nháp và bổ sung chỗ thiếu. Sau ba bốn máy là bạn có một tài liệu dùng được.
Đừng chờ tới khi có tài liệu hoàn hảo mới bắt đầu dùng. Một danh sách chưa đầy đủ vẫn tốt hơn nhiều so với không có gì.
Bảng bốn nhóm việc và người phụ trách
| Nhóm | Nội dung | Ai làm |
|---|---|---|
| Bảo mật | Mã hóa ổ đĩa và lưu khóa, xác thực hai lớp, tài khoản người dùng không có quyền quản trị | Bộ phận kỹ thuật |
| Phần mềm chuẩn | Bộ văn phòng, trình duyệt, phần mềm bảo mật, phần mềm nén, phần mềm đọc tệp in ấn | Bộ phận kỹ thuật |
| Kết nối | Tài khoản thư, ổ đĩa mạng, máy in, mạng riêng khi làm việc từ xa | Bộ phận kỹ thuật |
| Bàn giao | Sổ tài sản, chữ ký nhận máy, hướng dẫn một trang cho người dùng | Hành chính và kỹ thuật |
Vì sao mỗi máy một kiểu là vấn đề thật
- Hỗ trợ kỹ thuật chậm hơn nhiều lần. Mỗi ca sự cố phải bắt đầu bằng việc tìm hiểu máy đó đang có gì.
- Không biết máy nào thiếu bản vá, nên không đánh giá được rủi ro thật của công ty.
- Bàn giao máy giữa các nhân viên trở thành việc lớn, thay vì việc nửa giờ.
- Không tự động hóa được, vì mỗi máy một trạng thái khác nhau.
Chuẩn hóa làm tay trước khi tự động
:: Buoc 1: chuan hoa bang danh sach kiem lam tay, ghi lai moi buoc
:: Muc tieu: hai ky thuat vien lam ra hai may giong het nhau
:: Buoc 2: chuyen phan cai phan mem sang lenh
winget import -i \\MAYCHU\ChuanMay\phan-mem-chuan.json
:: Buoc 3: chuyen phan cau hinh sang chinh sach tap trung
:: Ma hoa o dia, xac thuc hai lop, chinh sach mat khau
:: Buoc 4: kiem may da dat chuan chua, chay dinh ky
Get-Printer | Select Name
manage-bde -status C:
Get-Package | Where Name -in @("Google Chrome","7-Zip") | Select Name, Version
Get-HotFix | Sort InstalledOn -Descending | Select -First 3Đừng nhảy thẳng tới bước ba. Danh sách kiểm làm tay phải chạy ổn định vài tháng trước đã, vì chính quá trình đó cho bạn biết những gì thật sự cần chuẩn hóa.
Rà lại mỗi quý và bổ sung sau mỗi sự cố
- Rà lại mỗi quý, vì phần mềm và chính sách đổi.
- Mỗi lần có sự cố lặp lại, thêm một mục vào danh sách. Danh sách xây theo cách này luôn hữu ích hơn danh sách chép từ nơi khác.
- Ghi cấu hình đặc thù của từng máy vào sổ tài sản, ví dụ máy kế toán có token chữ ký số, máy thiết kế có phần mềm riêng.
Câu hỏi thường gặp
Công ty nhỏ có cần chuẩn hóa không
Có, và càng nhỏ càng dễ làm. Với dưới hai chục máy, một danh sách kiểm một trang là đủ và nó tiết kiệm rất nhiều thời gian hỗ trợ.
Nên dùng công cụ gì để viết danh sách
Bất cứ thứ gì cả nhóm mở được: một tài liệu trên đám mây, một trang trong nơi lưu tài liệu nội bộ. Quan trọng là ai cũng mở và sửa được, không phải công cụ.
Chuẩn hóa có làm nhân viên khó chịu không
Không nếu bộ phần mềm chuẩn đã đủ thứ họ cần. Phàn nàn thường đến từ việc thiếu công cụ họ cần, không phải từ việc máy giống nhau.
Bao lâu nên rà lại danh sách
Mỗi quý một lần là hợp lý, và cập nhật ngay mỗi khi có thay đổi thay vì để dồn tới kỳ rà.
