Trả lời nhanh: Kiểm theo thứ tự: đúng loại tài khoản chưa, mật khẩu có bị đổi không, phương thức xác thực còn dùng được không, có bị chính sách chặn theo vị trí không, và đồng hồ máy có đúng không. Với tài khoản công ty, người quản trị xem được nhật ký đăng nhập để biết chính xác lỗi ở đâu.
Thông báo lỗi khi đăng nhập thường rất chung chung, nên người dùng hay đoán mò. Bài này đưa ra trình tự kiểm từ nguyên nhân phổ biến nhất, và chỉ cách người quản trị tìm ra nguyên nhân chính xác.
- Nhầm giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công ty là lỗi số một.
- Mất điện thoại mà chỉ đăng ký một phương thức là tự khóa mình.
- Chính sách chặn theo vị trí hay gây lỗi khi đi công tác nước ngoài.
- Đồng hồ máy lệch nhiều làm hỏng xác thực, nguyên nhân khó đoán.
- Nhật ký đăng nhập cho quản trị viên biết chính xác bị chặn ở đâu.
Bước một, đúng loại tài khoản
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất và nó không hiển nhiên.
Có hai loại tài khoản Microsoft: tài khoản cá nhân do bạn tự tạo, và tài khoản do tổ chức cấp. Cùng một địa chỉ email có thể tồn tại ở cả hai loại.
Khi bạn nhập địa chỉ, hệ thống có thể hỏi bạn muốn dùng loại nào. Chọn nhầm thì hai kết quả:
- Báo sai mật khẩu, vì mật khẩu của hai loại khác nhau.
- Vào được nhưng trống không, không thấy hộp thư công ty và ứng dụng báo chưa có giấy phép.
Với địa chỉ do công ty cấp, hãy chọn vế tài khoản cơ quan hoặc trường học.
Nếu không thấy màn hình hỏi mà vẫn nghi ngờ, thử đăng nhập trong cửa sổ ẩn danh của trình duyệt. Nó không dùng phiên đã lưu nên bạn thấy được luồng đăng nhập đầy đủ.
Bước hai, mật khẩu
Bốn tình huống.
- Quản trị viên vừa đặt lại mật khẩu. Bạn phải dùng mật khẩu mới, và thường bị bắt đổi ngay lần đăng nhập đầu.
- Mật khẩu hết hạn nếu tổ chức đặt chính sách hết hạn định kỳ.
- Tài khoản bị khóa tạm do nhập sai nhiều lần. Chờ một lúc rồi thử lại, hoặc nhờ quản trị viên mở khóa.
- Bạn thật sự quên.
Với trường hợp cuối: nếu tổ chức đã bật chức năng tự đặt lại mật khẩu và bạn đã đăng ký phương thức xác minh, bạn tự làm được qua liên kết quên mật khẩu. Chưa đăng ký thì phải nhờ quản trị viên.
Đây là lý do nên đăng ký đủ phương thức xác minh ngay khi nhận tài khoản, chứ không phải lúc cần.
Với tài khoản cá nhân, việc khôi phục qua email hoặc số điện thoại dự phòng. Không còn cả hai thì quá trình khôi phục dài và không chắc chắn, nên hãy giữ chúng luôn cập nhật.
Bước ba, xác thực nhiều yếu tố
Sau khi nhập đúng mật khẩu, hệ thống yêu cầu bước xác thực thứ hai. Bốn tình huống hay kẹt.
Đổi điện thoại. Ứng dụng xác thực trên máy mới chưa có tài khoản của bạn. Nếu còn phương thức thứ hai, dùng nó rồi thêm lại ứng dụng trên máy mới. Nếu không, phải nhờ quản trị viên đặt lại phương thức.
Mất điện thoại. Tương tự, và đây là lúc bạn thấy giá trị của nguyên tắc đăng ký hai phương thức.
Không nhận được mã qua tin nhắn. Kiểm sóng, kiểm số điện thoại đăng ký có còn dùng không. Nếu đang ở nước ngoài, tin nhắn quốc tế có thể không tới.
Ứng dụng xác thực không hiện thông báo. Mở ứng dụng thủ công thay vì chờ thông báo. Kiểm cả quyền thông báo và pin của điện thoại.
Với người sắp đi công tác nước ngoài, nên chuẩn bị trước: đăng ký ứng dụng xác thực thay vì chỉ dựa vào tin nhắn, và lưu mã dự phòng nếu tổ chức có phát.
Bước bốn, chính sách chặn
Nếu mọi thứ đúng mà vẫn không vào được, có thể một chính sách của tổ chức đang chặn bạn.
Bốn kiểu chặn phổ biến:
- Chặn theo vị trí địa lý. Nhiều công ty chỉ cho đăng nhập từ Việt Nam. Đi công tác nước ngoài là gặp ngay, và thông báo lỗi thường không nói rõ lý do.
- Chặn thiết bị không được quản lý. Máy cá nhân không đăng ký với công ty bị từ chối.
- Chặn ứng dụng cũ dùng giao thức xác thực lỗi thời.
- Tài khoản bị vô hiệu hóa hoặc hết hạn thuê bao của tổ chức.
Với các trường hợp này, người dùng không tự xử được. Cần liên hệ quản trị viên, và nên nói rõ bối cảnh: đang ở đâu, dùng máy gì, dùng ứng dụng gì. Thông tin đó giúp họ tìm ra nguyên nhân nhanh hơn nhiều.
Nếu bạn sắp đi công tác, hãy báo trước cho bộ phận công nghệ thông tin để họ mở ngoại lệ tạm thời.
Cách quản trị viên tìm ra nguyên nhân chính xác
Đây là phần quan trọng nhất và nó biến việc đoán mò thành việc tra cứu.
Trong trang Entra có nhật ký đăng nhập. Nó ghi mọi lần đăng nhập với thông tin đầy đủ: thời gian, người dùng, địa chỉ mạng, quốc gia, ứng dụng, thiết bị, kết quả, và mã lỗi kèm mô tả cụ thể nếu thất bại.
Cách dùng: lọc theo người dùng đang gặp vấn đề, xem các lần đăng nhập gần nhất, tìm dòng thất bại và đọc mô tả lỗi.
Ba loại thông tin bạn thường thấy:
- Sai mật khẩu, kèm số lần thử.
- Bị chặn bởi một chính sách truy cập có điều kiện, và nó ghi rõ tên chính sách nào.
- Không hoàn tất bước xác thực thứ hai.
Với thông tin này bạn xử lý đúng chỗ trong vài phút, thay vì thử hết cách này tới cách khác.
Một việc nên làm khi thấy đăng nhập thất bại bất thường: nếu có nhiều lần thử từ địa chỉ lạ, đó có thể là ai đó đang dò mật khẩu tài khoản của công ty bạn. Đây là lúc nên siết chính sách và bảo đảm mọi người đã bật xác thực nhiều yếu tố.
Chẩn đoán theo thông báo
| Thông báo | Nguyên nhân | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Không tìm thấy tài khoản này | Nhập nhầm tài khoản cá nhân và tài khoản công ty | Kiểm đúng địa chỉ, và chọn đúng loại tài khoản khi được hỏi |
| Mật khẩu sai dù chắc chắn đúng | Mật khẩu đã hết hạn theo chính sách, hoặc bàn phím sai | Đổi mật khẩu, kiểm phím khóa hoa và bộ gõ |
| Tài khoản đã bị khóa | Nhập sai nhiều lần, hoặc quản trị viên chặn | Liên hệ quản trị viên, không thử tiếp |
| Cần thêm thông tin xác minh | Chưa đăng ký phương thức xác thực nhiều yếu tố | Đăng ký trong lần đăng nhập đầu, quản trị viên đặt lại được |
| Bạn không thể truy cập từ vị trí hoặc thiết bị này | Chính sách truy cập có điều kiện chặn | Quản trị viên xem nhật ký đăng nhập để biết chính sách nào chặn |
| Đăng nhập vòng lặp, nhập xong lại hỏi lại | Thông tin đăng nhập cũ còn lưu trên máy | Xóa thông tin đăng nhập đã lưu, xóa bộ nhớ tạm trình duyệt |
Xử ở phía máy người dùng
:: Xoa thong tin dang nhap cu con luu, buoc hay bi bo qua nhat cmdkey /list :: roi xoa tung muc lien quan: cmdkey /delete:TEN_MUC :: Xoa cache danh tinh rd /s /q "%LOCALAPPDATA%\Microsoft\IdentityCache" rd /s /q "%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\Licensing" :: Kiem ngay gio he thong, sai gio gay loi xac thuc w32tm /query /status w32tm /resync :: Thu dang nhap bang cua so an danh de loai tru yeu to trinh duyet
Mở trang quản trị danh tính để biết nguyên nhân
Đây là bước tiết kiệm nhiều thời gian nhất, và cũng là bước ít người dùng tới: mở trang quản trị danh tính, vào mục nhật ký đăng nhập, lọc theo tài khoản và thời điểm người dùng báo lỗi. Mỗi lần đăng nhập thất bại có mã lý do và mô tả cụ thể, cho biết chính xác là sai mật khẩu, bị chính sách chặn, hay thiếu bước xác thực.
Không xem nhật ký thì việc chẩn đoán là đoán mò, và người hỗ trợ thường bắt người dùng gỡ cài lại phần mềm một cách vô ích. Xem nhật ký trước, sửa sau.
Câu hỏi thường gặp
Đăng nhập được trên điện thoại mà máy tính thì không
Thường là do trình duyệt trên máy tính giữ phiên cũ hoặc thông tin đăng nhập đã lưu. Thử cửa sổ ẩn danh, hoặc xóa thông tin xác thực Office đã lưu trong Windows.
Bao lâu thì tài khoản bị khóa tạm được mở
Thường tự mở sau một khoảng thời gian ngắn. Nếu gấp, quản trị viên mở khóa ngay được. Nếu tài khoản bị khóa liên tục dù bạn không thử đăng nhập, đó là dấu hiệu ai đó đang dò mật khẩu của bạn.
Mất điện thoại thì làm sao vào lại
Nếu còn phương thức xác thực thứ hai thì dùng nó. Nếu không, phải nhờ quản trị viên đặt lại phương thức cho bạn. Với tài khoản cá nhân thì dùng email hoặc số điện thoại dự phòng đã khai.
Đi nước ngoài không đăng nhập được là vì sao
Rất có thể tổ chức đang chặn đăng nhập từ ngoài Việt Nam. Liên hệ quản trị viên để họ mở ngoại lệ. Nên báo trước khi đi công tác để tránh kẹt ngay ngày đầu.
