Quản trị Google Workspace: bảy việc bảo mật nên làm ngay

Phần lớn sự cố mất dữ liệu ở doanh nghiệp Việt không đến từ tấn công tinh vi mà từ ba chỗ: mật khẩu yếu, chia sẻ file nhầm, và tài khoản nhân viên nghỉ việc không bị thu hồi. Bảy việc dưới đây làm được trong một buổi và xử lý gần hết rủi ro thường gặp, không cần mua thêm gì.

Bảy việc theo thứ tự ưu tiên

1. Bật xác thực hai lớp bắt buộc. Đây là việc hiệu quả nhất trên mỗi đồng chi phí. Đặt hạn chót và bắt buộc toàn tổ chức, đừng để tự nguyện.
2. Đặt mặc định chia sẻ file chỉ trong nội bộ. Người cần chia sẻ ra ngoài vẫn làm được nhưng phải chủ động, tránh lỡ tay để chế độ ai có link cũng xem được.
3. Quy trình nghỉ việc. Ngay khi nhân viên nghỉ: đình chỉ tài khoản, chuyển quyền sở hữu tài liệu sang quản lý, chuyển tiếp thư. Đình chỉ chứ đừng xóa ngay, vì xóa là mất dữ liệu.
4. Rà ứng dụng bên thứ ba. Nhân viên thường cấp quyền cho các công cụ tiện ích mà quên mất. Xem danh sách và gỡ những thứ không còn dùng.
5. Giới hạn quyền quản trị. Càng ít tài khoản quản trị càng tốt, và tài khoản quản trị không nên dùng cho công việc hằng ngày.
6. Bật cảnh báo đăng nhập bất thường để biết khi có người đăng nhập từ nơi lạ.
7. Sao lưu riêng. Đây là điểm nhiều người hiểu nhầm, nói kỹ ở dưới.

Đám mây không thay thế sao lưu

Dữ liệu nằm trên Drive không có nghĩa là đã được sao lưu. Nếu nhân viên xóa nhầm rồi dọn thùng rác, hoặc mã độc mã hóa file rồi đồng bộ lên, bản trên đám mây cũng hỏng theo. Thùng rác chỉ giữ trong thời gian giới hạn.

Với dữ liệu quan trọng, nên có bản sao lưu độc lập nằm ngoài tài khoản Workspace.

Việc nên làm định kỳ

Mỗi quý rà một lần: ai còn tài khoản mà đã nghỉ, file nào đang chia sẻ công khai, ứng dụng nào mới được cấp quyền. Mười lăm phút mỗi quý tiết kiệm rất nhiều rắc rối về sau.

Câu hỏi thường gặp

Việc bảo mật nào nên làm đầu tiên?

Bật xác thực hai lớp bắt buộc cho toàn tổ chức. Đây là biện pháp hiệu quả nhất so với công sức bỏ ra và không tốn thêm chi phí.

Nhân viên nghỉ việc thì xử lý tài khoản thế nào?

Đình chỉ tài khoản ngay, chuyển quyền sở hữu tài liệu sang người quản lý và chuyển tiếp thư. Không nên xóa ngay vì xóa đồng nghĩa mất dữ liệu.

Dữ liệu trên Drive có cần sao lưu riêng không?

Có. Nếu bị xóa nhầm và dọn thùng rác, hoặc bị mã độc mã hóa rồi đồng bộ lên, bản trên đám mây cũng hỏng theo. Dữ liệu quan trọng cần bản sao độc lập.

Bài viết liên quan

• Google Workspace cho doanh nghiệp