Trả lời nhanh: Đây là dịch vụ thuê bao gồm bộ ứng dụng Office cộng với các dịch vụ đám mây, trả tiền theo tháng hoặc theo năm. Khác Office mua đứt ở chỗ luôn ở phiên bản mới nhất, có dung lượng lưu trữ và các dịch vụ đi kèm, nhưng ngừng trả tiền là ngừng dùng. Tên gọi nay là Microsoft 365.
Bài này dành cho người mới tiếp cận và cần một lời giải thích ngắn gọn trước khi quyết định mua gì.
Nó là gì
Microsoft 365 là một dịch vụ thuê bao. Bạn trả tiền theo tháng hoặc theo năm và nhận được ba nhóm thứ.
- Bộ ứng dụng Office cài trên máy: Word, Excel, PowerPoint, Outlook và tùy gói có thêm các ứng dụng khác. Luôn ở phiên bản mới nhất.
- Dịch vụ đám mây: dung lượng lưu trữ OneDrive, hộp thư trên máy chủ với gói doanh nghiệp, và các dịch vụ cộng tác.
- Bản chạy trên trình duyệt của các ứng dụng chính, dùng được từ bất kỳ máy nào.
Về tên gọi: sản phẩm từng tên là Office 365, nay đổi thành Microsoft 365. Lý do là phạm vi đã vượt ra ngoài bộ Office, gồm cả các dịch vụ bảo mật, quản lý thiết bị và cộng tác.
Hai tên chỉ cùng một dòng sản phẩm, và người Việt Nam vẫn quen gọi Office 365. Khi đọc tài liệu cũ, bạn sẽ gặp cả hai tên.
Khác Office mua đứt chỗ nào
Bốn khác biệt cốt lõi.
- Cách trả tiền. Thuê bao trả đều theo tháng hoặc năm. Mua đứt trả một lần và dùng mãi phiên bản đó.
- Phiên bản. Thuê bao luôn ở bản mới nhất, tự nhận tính năng mới. Mua đứt đứng yên ở phiên bản bạn mua, chỉ nhận bản vá bảo mật trong thời hạn hỗ trợ.
- Dịch vụ đi kèm. Thuê bao có dung lượng lưu trữ, hộp thư, các dịch vụ cộng tác. Mua đứt chỉ có ứng dụng.
- Số thiết bị. Thuê bao cho phép cài trên nhiều thiết bị tùy gói. Mua đứt thường gắn với một máy.
Điểm đánh đổi lớn nhất: ngừng trả tiền thuê bao là ứng dụng chuyển sang chế độ hạn chế, mở và in được nhưng không sửa. Dữ liệu của bạn không mất, tệp vẫn nằm đó và mở được bằng công cụ khác.
Với Office mua đứt, bạn dùng mãi nhưng sau vài năm nó lạc hậu và hết hỗ trợ bảo mật.
Các gói chính
Chia thành hai nhóm lớn.
Nhóm cá nhân và gia đình:
- Bản cho một người, gồm ứng dụng và dung lượng lưu trữ cá nhân.
- Bản cho gia đình, chia sẻ được cho nhiều thành viên, mỗi người có dung lượng riêng. Tính theo đầu người thì rẻ hơn hẳn.
Nhóm doanh nghiệp:
- Gói cơ bản: email theo tên miền công ty, dung lượng lưu trữ, các ứng dụng chạy trên trình duyệt. Không có ứng dụng cài trên máy.
- Gói tiêu chuẩn: thêm ứng dụng cài trên máy. Đây là gói phổ biến nhất với doanh nghiệp Việt Nam.
- Gói cao cấp: thêm các tính năng bảo mật và quản lý thiết bị.
- Các gói doanh nghiệp lớn cho tổ chức nhiều người dùng, với các tính năng tuân thủ và bảo mật nâng cao.
Khác biệt quan trọng nhất giữa hai nhóm: gói cá nhân không có email theo tên miền công ty. Doanh nghiệp cần địa chỉ dạng tên tại tên công ty thì phải dùng gói doanh nghiệp.
Ai nên dùng loại nào
Bốn tình huống phổ biến.
- Cá nhân, một máy, chỉ soạn văn bản và bảng tính đơn giản: Office mua đứt có thể rẻ hơn tính trên nhiều năm. Nhưng cân nhắc là bạn sẽ không có dung lượng lưu trữ và sẽ phải mua lại sau vài năm.
- Cá nhân dùng nhiều thiết bị, cần lưu trữ đám mây: thuê bao rõ ràng hơn.
- Gia đình nhiều người: gói gia đình gần như luôn là lựa chọn đúng về mặt chi phí.
- Doanh nghiệp: gần như luôn là gói doanh nghiệp, vì email theo tên miền, quản trị tập trung và bảo mật là những thứ Office mua đứt không có.
Một điểm riêng với doanh nghiệp Việt Nam: khi mua, nên chọn nguồn cung cấp chính hãng có xuất hóa đơn giá trị gia tăng, vì đó vừa là yêu cầu hạch toán vừa là bằng chứng về bản quyền khi cần chứng minh.
Những hiểu lầm phổ biến
Bốn điều hay bị hiểu sai.
- Không phải chỉ dùng được khi có mạng. Ứng dụng cài trên máy chạy offline bình thường, chỉ cần kết nối định kỳ để kiểm giấy phép.
- Ngừng trả tiền không mất dữ liệu. Tệp của bạn vẫn nằm đó. Chỉ khả năng chỉnh sửa bằng ứng dụng Office bị ngừng.
- Không phải chỉ là bản trên trình duyệt. Trừ gói cơ bản của doanh nghiệp, các gói đều có ứng dụng cài trên máy đầy đủ tính năng.
- Dữ liệu không tự động thuộc về Microsoft. Điều khoản dịch vụ quy định rõ dữ liệu của khách hàng thuộc về khách hàng, và bạn xuất được dữ liệu ra bất cứ lúc nào.
Về việc chuyển đổi: nếu bạn đang dùng Office mua đứt và cân nhắc chuyển sang thuê bao, hai thứ có thể cùng tồn tại trong giai đoạn chuyển tiếp, nhưng không nên cài hai bản Office khác nhau trên cùng một máy vì dễ xung đột.
Bảng giá thật tại TND
| Gói | Giá tại TND | Office cài trên máy | Email tên miền |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal | 1.690.000đ mỗi năm | Có | Không |
| Microsoft 365 Family | 1.990.000đ mỗi năm, tới 6 người | Có | Không |
| Business Basic | 2.325.000đ bản No Teams, 2.980.000đ bản có Teams | Không, chỉ bản web | Có |
| Business Standard | 2.475.000đ bản No Teams, 3.130.000đ bản có Teams | Có | Có |
| Apps for business | 3.130.000đ | Có | Không |
| Business Premium | 6.900.000đ | Có | Có, thêm bảo mật và quản lý thiết bị |
Hai điểm đáng chú ý khi đọc bảng: chênh giữa bản No Teams và bản có Teams là 655.000đ mỗi người mỗi năm; và Apps for business có cùng giá với Business Standard bản có Teams nhưng không kèm email theo tên miền.
Bảng câu hay nghe và thực tế
| Câu hay nghe | Thực tế |
|---|---|
| Office 365 và Microsoft 365 là hai sản phẩm khác nhau | Cùng một dòng, tên đã đổi từ Office 365 sang Microsoft 365 |
| Phải có mạng liên tục mới dùng được | Không, bản cài trên máy chạy ngoại tuyến; chỉ cần nối mạng định kỳ để kiểm giấy phép |
| Hết hạn là mất hết tệp | Không, tệp vẫn còn; ứng dụng chuyển sang chế độ chỉ đọc |
| Gói cá nhân dùng cho công ty được | Về điều khoản thì không; công ty nên dùng gói doanh nghiệp có quyền thương mại |
| Mua đứt rẻ hơn | Tùy số năm dùng và có cần đám mây không; điểm hòa vốn khoảng năm thứ ba tới thứ tư |
Ghép từng nhóm người dùng với gói phù hợp
- Cá nhân, một máy, không cần email tên miền: gói cá nhân.
- Hộ gia đình nhiều người: gói gia đình, rẻ hơn nhiều so với mua nhiều gói cá nhân.
- Doanh nghiệp cần email theo tên miền: nhóm gói doanh nghiệp, chọn Basic hay Standard tùy có cần Office cài trên máy không.
- Máy cố định nhiều năm, chỉ soạn thảo: cân nhắc bản mua đứt.
Câu hỏi thường gặp
Office 365 và Microsoft 365 có phải hai thứ khác nhau không
Cùng một dòng sản phẩm, chỉ đổi tên. Microsoft đổi tên để phản ánh phạm vi rộng hơn bộ Office. Tài liệu cũ vẫn dùng tên cũ.
Hết hạn thuê bao có mất file không
Không. Tệp vẫn nằm trên máy và trên đám mây trong một thời gian. Chỉ ứng dụng chuyển sang chế độ chỉ đọc, và dung lượng lưu trữ trở về mức miễn phí nên cần dọn bớt nếu đang dùng nhiều.
Có bản dùng miễn phí không
Microsoft có các ứng dụng chạy trên trình duyệt dùng miễn phí với tài khoản Microsoft, đủ cho nhu cầu cơ bản. Chúng ít tính năng hơn bản cài và không có các dịch vụ dành cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp dùng gói cá nhân được không
Về kỹ thuật thì chạy được nhưng không nên: không có email theo tên miền công ty, không quản trị tập trung, và điều khoản cấp phép của gói cá nhân dành cho sử dụng cá nhân chứ không phải thương mại.
