Google Workspace hay Microsoft 365: chọn gì cho doanh nghiệp Việt

Google Workspace mạnh ở cộng tác trên trình duyệt, Microsoft 365 mạnh ở bộ ứng dụng cài máy và tương thích định dạng. Không có bên nào thắng tuyệt đối. Chọn đúng phụ thuộc vào việc nhân viên của bạn làm việc trên trình duyệt hay trên phần mềm cài sẵn, và bạn trao đổi tài liệu với ai nhiều nhất.

Khác biệt về cách làm việc

Google Workspace sinh ra cho mô hình nhiều người sửa cùng lúc trên một tài liệu. Docs, Sheets, Slides chạy trên trình duyệt, không cần cài, mở là dùng và lịch sử phiên bản lưu tự động.

Microsoft 365 đi hướng ngược lại: Word, Excel, PowerPoint cài thẳng vào máy, mạnh khi xử lý file nặng, bảng tính nhiều công thức, hoặc khi mạng chập chờn. Bản web cũng có nhưng ít tính năng hơn bản cài.

Tương thích tài liệu, điểm dễ bị bỏ qua

Nếu bạn thường gửi hồ sơ thầu, hợp đồng, báo cáo cho cơ quan nhà nước, ngân hàng hoặc đối tác lớn, khả năng cao họ dùng Office. File tạo bằng Docs khi xuất sang Word đôi lúc lệch bố cục, bảng biểu và mục lục hay bị xô. Với hồ sơ có yêu cầu định dạng chặt, đây là rủi ro thật.

Ngược lại nếu công việc chủ yếu là nội bộ, biểu mẫu, kế hoạch, theo dõi tiến độ thì Workspace nhanh và gọn hơn hẳn.

Quản trị và chi phí

Cả hai đều có trang quản trị, thư theo tên miền công ty, phân quyền, khôi phục tài khoản nhân viên nghỉ việc. Workspace được đánh giá dễ dùng hơn cho công ty không có người chuyên trách IT. Microsoft 365 có chiều sâu quản trị lớn hơn, đổi lại cần người biết việc.

Về chi phí, hai bên bám nhau khá sát ở phân khúc doanh nghiệp nhỏ. Khác biệt lớn thường nằm ở chỗ bạn có cần Office cài máy hay không, vì đó là phần đắt nhất trong gói Microsoft.

Chọn theo tình huống

• Công ty trẻ, làm việc nhóm nhiều, ít file nặng: Google Workspace.
• Kế toán, xây dựng, hồ sơ thầu, Excel nhiều công thức: Microsoft 365.
• Đội hỗn hợp: dùng song song theo phòng ban, không nhất thiết cả công ty một nền tảng.

Câu hỏi thường gặp

Google Workspace và Microsoft 365 khác nhau cơ bản ở đâu?

Workspace thiên về cộng tác thời gian thực trên trình duyệt, Microsoft 365 thiên về bộ ứng dụng cài máy chạy được khi mất mạng và giữ đúng định dạng tài liệu.

Doanh nghiệp Việt nên chọn bên nào?

Phụ thuộc công việc. Nếu thường gửi hồ sơ cho cơ quan nhà nước, ngân hàng hay đối tác lớn thì Microsoft 365 an toàn hơn về định dạng. Nếu chủ yếu làm việc nội bộ theo nhóm thì Workspace nhanh gọn hơn.

Có dùng song song hai nền tảng được không?

Được, và nhiều công ty làm vậy theo phòng ban. Không bắt buộc cả công ty phải dùng chung một nền tảng.

Bài viết liên quan

• Google Workspace cho doanh nghiệp