Công ty thiết kế thường hết dung lượng nhanh gấp nhiều lần công ty văn phòng, vì file nguồn và bản dựng chiếm chỗ lớn hơn tài liệu thông thường rất nhiều. Vấn đề không chỉ là mua thêm dung lượng, mà là cách bố trí lưu trữ để không phải mua thêm mãi.
Tính dung lượng theo dự án, không theo đầu người
Cách tính quen thuộc là nhân số nhân viên với dung lượng mỗi người. Với công ty thiết kế, cách đó sai ngay từ đầu, vì phần lớn dung lượng không sinh ra từ người mà từ dự án.
Hãy ước lượng: một dự án trung bình chiếm bao nhiêu, mỗi tháng làm bao nhiêu dự án, giữ lại bao lâu. Nhân ba số đó ra con số sát thực tế hơn nhiều.
Tách file đang làm và file lưu trữ
Đây là điều chỉnh mang lại hiệu quả lớn nhất. File của dự án đang chạy để trên bộ nhớ dùng chung để cả đội truy cập. Dự án đã bàn giao quá một khoảng thời gian nhất định thì chuyển sang nơi lưu trữ giá rẻ hơn, hoặc ổ cứng lưu trữ có sao lưu.
Nếu không làm việc này, dung lượng chỉ tăng chứ không bao giờ giảm, và bạn sẽ nâng gói liên tục.
Quy ước thư mục cứu bạn nhiều thời gian
Đặt cấu trúc theo khách hàng rồi tới dự án rồi tới giai đoạn, thống nhất cách đặt tên file có ngày tháng và số phiên bản. Nghe đơn giản nhưng đây là thứ quyết định việc tìm lại file của dự án hai năm trước mất năm phút hay mất cả buổi.
Đừng quên bản sao lưu
File nguồn thiết kế là tài sản của công ty. Nếu chỉ nằm một chỗ trên đám mây, một lần xóa nhầm hoặc một lần dính mã độc là mất. Nên có bản sao độc lập cho các dự án đã bàn giao.
Câu hỏi thường gặp
Công ty thiết kế nên tính dung lượng thế nào?
Tính theo dự án thay vì theo đầu người: dung lượng trung bình mỗi dự án nhân số dự án mỗi tháng nhân thời gian cần giữ lại.
Làm sao để dung lượng không phình mãi?
Tách file đang làm và file lưu trữ. Dự án đã bàn giao quá một khoảng thời gian thì chuyển sang nơi lưu trữ rẻ hơn thay vì để mãi trên gói chính.
File nguồn có cần sao lưu riêng không?
Có. File nguồn là tài sản công ty, nếu chỉ nằm một chỗ trên đám mây thì một lần xóa nhầm hoặc dính mã độc là mất trắng.