Trả lời nhanh: Ba cách: để nhân viên tự đặt theo mẫu, dùng quy tắc trên máy chủ để tự chèn chữ ký vào mọi thư đi, hoặc dùng dịch vụ chuyên dụng. Quy tắc trên máy chủ đảm bảo nhất quán nhưng người gửi không thấy chữ ký khi soạn, nên cần cân nhắc.
Mỗi người một kiểu chữ ký là chuyện thường thấy ở doanh nghiệp Việt Nam. Bài này nói ba cách chuẩn hóa và cách chọn.
Vì sao nên thống nhất
Bốn lý do thực tế, không chỉ là chuyện thẩm mỹ.
- Nhận diện chuyên nghiệp. Khách hàng nhận thư từ ba người trong cùng công ty với ba kiểu chữ ký khác nhau thì ấn tượng không tốt.
- Thông tin liên hệ đúng. Công ty đổi địa chỉ hoặc đổi số điện thoại mà chữ ký của nhân viên vẫn ghi thông tin cũ là vấn đề thật.
- Yêu cầu pháp lý, với một số ngành cần có dòng miễn trừ trách nhiệm hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp trong thư đi.
- Kênh truyền thông. Chữ ký là chỗ đặt được liên kết tới website, tới chương trình đang chạy.
Điểm thứ hai là lý do phổ biến nhất khiến các công ty bắt đầu quan tâm tới việc này.
Cách một, nhân viên tự đặt theo mẫu
Bạn soạn một mẫu chữ ký chuẩn, gửi cho nhân viên kèm hướng dẫn, họ tự đặt trong Outlook.
Ưu điểm: không cần cấu hình gì, người gửi thấy chữ ký ngay khi soạn, và họ tự sửa được tên chức danh của mình.
Nhược điểm: không kiểm soát được. Người quên đặt, người đặt sai, người tự sửa font cho đẹp hơn theo ý họ. Sau một năm bạn lại có nhiều kiểu chữ ký.
Ba việc làm cho cách này hiệu quả hơn:
- Gửi mẫu ở dạng chép dán được, không phải ảnh chụp màn hình. Nhân viên chỉ cần chép và sửa tên.
- Đưa việc đặt chữ ký vào quy trình nhận việc của nhân viên mới.
- Kiểm ngẫu nhiên định kỳ, chẳng hạn mỗi quý nhìn qua vài thư nội bộ.
Với công ty dưới hai chục người, cách này thường là đủ và không đáng đầu tư thêm.
Cách hai, quy tắc trên máy chủ
Trong Exchange, bạn tạo một quy tắc luồng thư tự chèn một đoạn nội dung vào cuối mọi thư gửi ra ngoài.
Ưu điểm lớn nhất: hoàn toàn nhất quán. Mọi thư đi đều có chữ ký đúng, bất kể nhân viên gửi từ máy tính, điện thoại hay trình duyệt. Đổi thông tin công ty thì sửa một chỗ.
Nhược điểm cần cân nhắc kỹ:
- Người gửi không thấy chữ ký khi soạn, nó chỉ được chèn khi thư rời máy chủ. Điều này gây bối rối lúc đầu.
- Thư trả lời bị chèn thêm mỗi lần, nên một chuỗi trao đổi dài sẽ đầy chữ ký lặp. Cần cấu hình để chỉ chèn vào thư đầu tiên, và Exchange có tùy chọn cho việc này.
- Cá nhân hóa hạn chế. Bạn chèn được các trường lấy từ hồ sơ người dùng như tên, chức danh, số điện thoại, nhưng cần các trường đó được điền đúng trong hệ thống.
Điều kiện tiên quyết: hồ sơ người dùng phải đầy đủ. Nếu ô chức danh trống thì chữ ký sẽ có một dòng trống. Nên rà và điền đủ hồ sơ trước khi bật quy tắc.
Cách ba, dịch vụ chuyên dụng
Có các dịch vụ bên thứ ba chuyên về quản lý chữ ký email, tích hợp với Microsoft 365.
Chúng giải quyết các nhược điểm của cách hai: người gửi thấy chữ ký khi soạn, xử lý được thư trả lời, hỗ trợ chữ ký khác nhau theo phòng ban, và cho phép chèn các biểu ngữ chiến dịch có thời hạn.
Đổi lại: chi phí thêm tính theo người dùng, và bạn đưa một bên thứ ba vào luồng thư của công ty, điều này cần cân nhắc về mặt bảo mật và về mặt tuân thủ.
Khi nào đáng dùng: công ty từ vài trăm người, có bộ phận truyền thông muốn dùng chữ ký làm kênh quảng bá, hoặc có nhiều thương hiệu và nhiều phòng ban cần chữ ký khác nhau.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, thường cách một hoặc cách hai là đủ.
Thiết kế chữ ký và các lỗi hiển thị
Năm nguyên tắc tránh được phần lớn lỗi.
- Giữ đơn giản. Tên, chức danh, công ty, điện thoại, website. Chữ ký dài với nhiều ảnh và nhiều liên kết dễ bị đánh dấu là thư quảng cáo.
- Ảnh nên đặt bằng liên kết tới máy chủ công khai, không đính kèm vào thư. Ảnh đính kèm làm thư nặng và hiện thành tệp đính kèm ở nhiều ứng dụng thư, gây khó chịu.
- Dùng phông chữ phổ thông. Phông lạ sẽ bị thay bằng phông mặc định trên máy người nhận và bố cục vỡ.
- Kiểm hiển thị trên điện thoại. Phần lớn thư ngày nay được đọc trên điện thoại, và chữ ký thiết kế cho màn hình rộng thường vỡ ở đó.
- Có phương án khi thư ở dạng văn bản thuần. Một số hệ thống nhận thư sẽ bỏ hết định dạng, khi đó chữ ký chỉ còn chữ. Đảm bảo thông tin quan trọng vẫn đọc được.
Quy trình triển khai: thiết kế mẫu, thử với năm người từ nhiều thiết bị khác nhau, gửi thử tới địa chỉ ở các dịch vụ thư khác nhau để xem hiển thị, chỉnh, rồi mới áp cho cả công ty.
Bước thử này ngăn được tình huống phải xin lỗi khách vì chữ ký hiện thành một khối ký tự lộn xộn.
Ba cách và cách chọn
| Cách | Ưu | Nhược | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Nhân viên tự đặt theo mẫu công ty gửi | Không tốn chi phí, làm ngay | Không ai làm đúng hoàn toàn, và không đồng bộ được | Dưới 10 người |
| Quy tắc trên máy chủ tự chèn chữ ký | Bảo đảm mọi thư đi đều có | Nhân viên không thấy chữ ký khi soạn; ảnh và định dạng hạn chế | 10 tới 100 người |
| Dịch vụ chuyên dụng | Đầy đủ nhất, quản lý tập trung | Có chi phí theo người | Trên 100 người, hoặc cần chữ ký có chiến dịch quảng cáo |
Cách hai là cách phần lớn công ty vừa và nhỏ nên chọn: không tốn thêm tiền, bảo đảm 100% thư đi có chữ ký, và đổi được cho toàn công ty bằng một thao tác.
Đặt quy tắc chèn chữ ký
Connect-ExchangeOnline # Chen chu ky vao cuoi moi thu gui ra ngoai to chucNew-TransportRule -Name "Chu ky cong ty" ` -FromScope InOrganization -SentToScope NotInOrganization ` -ApplyHtmlDisclaimerLocation Append ` -ApplyHtmlDisclaimerText "<br>--<br>%%DisplayName%%<br>%%Title%%<br>Cong ty ABC | %%PhoneNumber%%" ` -ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction Wrap ` -Mode Audit # Chay o che do chi ghi nhat ky truoc, xem anh huong bao nhieu thu# Sau khi kiem xong moi bat thatSet-TransportRule -Identity "Chu ky cong ty" -Mode Enforce # Kiem thu tu uu tien so voi cac quy tac khacGet-TransportRule | Select Priority, Name, State, Mode | Sort PriorityCác trường thông tin trong chữ ký lấy từ hồ sơ nhân viên, nên phải điền đủ hồ sơ trước. Hồ sơ thiếu chức danh hoặc số điện thoại sẽ ra chữ ký khuyết.
Các lỗi hiển thị hay gặp
- Chữ ký lặp lại nhiều lần trong chuỗi thư trả lời. Đây là nhược điểm cố hữu của cách chèn ở máy chủ; giảm bằng cách chỉ chèn với thư mới, không chèn với thư trả lời.
- Ảnh không hiển thị vì nhiều ứng dụng thư chặn ảnh từ nguồn ngoài. Giữ chữ ký chủ yếu bằng chữ, ảnh chỉ là phần phụ.
- Chữ ký vỡ trên điện thoại nếu dùng bảng để dàn trang. Giữ thiết kế đơn giản một cột.
- Chữ ký quá dài làm thư khó đọc. Bốn tới sáu dòng là đủ: tên, chức danh, công ty, điện thoại, website.
Một lưu ý về nội dung: đừng đưa vào chữ ký các tuyên bố về tư cách đối tác với hãng mà công ty chưa xác minh được. Chỉ nêu những gì kiểm chứng được.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký đặt trong Outlook có đồng bộ sang điện thoại không
Chữ ký đặt trong Outlook trên máy tính không phải lúc nào cũng đồng bộ sang ứng dụng trên điện thoại. Đây là một lý do khiến nhiều công ty chọn cách chèn từ máy chủ.
Chèn từ máy chủ có làm thư vào thư rác không
Bản thân việc chèn thì không. Nhưng chữ ký có nhiều ảnh, nhiều liên kết theo dõi, hoặc quá nhiều nội dung quảng cáo thì có thể làm tăng điểm nghi ngờ ở phía người nhận.
Có chèn chữ ký khác nhau cho từng phòng ban không
Được với quy tắc trên máy chủ bằng cách đặt điều kiện theo phòng ban trong hồ sơ người dùng. Cần hồ sơ được điền đúng, đây là điều kiện tiên quyết.
Nên để nhân viên tự thêm ảnh cá nhân vào chữ ký không
Nên tránh với chữ ký chuẩn của công ty. Ảnh cá nhân làm thư nặng, hiển thị không đồng nhất, và khó duy trì khi có nhiều người.
