Quay lại Outlook classic khi bản mới thiếu tính năng

Trả lời nhanh: Trong nhiều trường hợp bản cũ vẫn nằm trên máy và bạn chỉ cần tắt công tắc chuyển sang bản mới ở góc trên. Nếu đã gỡ, cài lại Office từ nguồn chính thức sẽ có lại. Trước khi quyết, hãy liệt kê chính xác tính năng nào bạn đang thiếu.

Bản Outlook mới gọn hơn nhưng vẫn thiếu một số thứ mà người dùng lâu năm cần. Bài này nói cách quay lại và cách quyết định.

Hai bản khác nhau chỗ nào

Bản cũ là ứng dụng Outlook đi cùng bộ Office nhiều năm nay. Nặng hơn, nhiều tính năng hơn, hỗ trợ đầy đủ tệp dữ liệu trên máy, tiện ích bổ sung và macro.

Bản mới nhẹ hơn, giao diện gần với bản trên trình duyệt, khởi động nhanh hơn, nhưng chưa có đủ mọi thứ bản cũ có.

Bốn nhóm tính năng người dùng hay thấy thiếu:

• Tiện ích bổ sung cũ, nhất là các tiện ích ngành và tiện ích kết nối phần mềm nghiệp vụ.
• Làm việc với tệp dữ liệu trên máy, mở tệp lưu trữ cũ.
• Một số thao tác nâng cao với quy tắc, chế độ xem tùy chỉnh, và quản lý nhiều tài khoản.
• Macro cho ai tự động hóa công việc trong Outlook.

Danh sách này thu hẹp dần theo thời gian, Microsoft bổ sung tính năng cho bản mới theo từng đợt. Nên kiểm lại sau vài tháng thay vì kết luận một lần rồi thôi.

Cách quay lại

Ba tình huống.

Một, bản cũ vẫn còn trên máy. Đây là tình huống phổ biến nhất. Trong bản mới, ở góc trên có công tắc chuyển đổi. Tắt nó là quay về bản cũ ngay, không cần cài gì.

Hệ thống thường hỏi lý do bạn quay lại. Trả lời cụ thể thì phản hồi đó có ích, còn bỏ qua cũng được.

Hai, không thấy công tắc. Tìm ứng dụng Outlook cũ trong danh sách chương trình của Windows. Hai bản có thể cùng tồn tại, và bạn ghim bản cũ vào thanh tác vụ để mở thẳng.

Ba, đã gỡ hẳn. Cài lại Office từ trang tài khoản Microsoft hoặc bằng công cụ triển khai chính thức, bản cũ sẽ có lại.

Về dữ liệu: chuyển qua lại không mất thư, vì thư nằm trên máy chủ. Nhưng một số thiết lập cục bộ như chữ ký và chế độ xem tùy chỉnh có thể không đồng bộ giữa hai bản, nên chuẩn bị tinh thần đặt lại.

Quyết định thế nào

Đừng quyết theo cảm giác quen tay. Ba bước.

1. Liệt kê chính xác thứ bạn thiếu. Viết ra từng cái. Rất nhiều người quay lại bản cũ chỉ vì giao diện khác chứ không vì thiếu tính năng thật, và sau hai tuần dùng bản mới thì họ quen.
2. Với mỗi thứ thiếu, kiểm xem có cách khác không. Tiện ích cũ có bản mới không, thao tác đó làm được bằng cách khác không.
3. Nếu vẫn còn thứ không thay thế được, dùng bản cũ. Không có gì sai với việc đó, và Microsoft vẫn hỗ trợ bản cũ.

Một hướng thực dụng: dùng bản mới cho công việc hằng ngày và giữ bản cũ để làm những việc bản mới chưa làm được. Hai bản cùng tồn tại trên một máy, và bạn không phải chọn dứt khoát.

Với doanh nghiệp

Bốn việc cho người quản trị.

1. Khảo sát các tiện ích bổ sung đang dùng trong công ty trước khi để bản mới lan ra. Bộ phận kế toán và bộ phận dùng phần mềm ngành là nơi hay có phụ thuộc.
2. Đặt chính sách cho cả tổ chức. Microsoft có các cài đặt cho phép kiểm soát việc chuyển sang bản mới, áp qua chính sách nhóm hoặc qua Intune. Chi tiết thay đổi theo thời gian nên kiểm tài liệu hiện hành.
3. Thử với một nhóm nhỏ trước, chọn những người ít phụ thuộc tiện ích, rồi mở rộng dần.
4. Chuẩn bị hướng dẫn ngắn cho người dùng về những thay đổi giao diện chính. Phần lớn phản ứng tiêu cực đến từ việc không biết thứ quen thuộc giờ nằm ở đâu.

Điểm thứ tư rẻ và hiệu quả: một trang hướng dẫn có ảnh chụp màn hình giảm được phần lớn yêu cầu hỗ trợ trong tuần đầu.

Nhìn về sau

Ba điều đáng biết khi lập kế hoạch.

• Hướng đi của Microsoft là bản mới. Tính năng mới sẽ ra ở đó trước, và khoảng cách giữa hai bản sẽ thu hẹp dần.
• Bản cũ vẫn được hỗ trợ, nhưng lịch trình dài hạn do Microsoft công bố và có thể thay đổi. Kiểm thông báo chính thức thay vì dựa vào tin đồn.
• Với tiện ích cũ, nên hỏi nhà cung cấp về kế hoạch của họ. Nếu họ không có kế hoạch hỗ trợ bản mới, đó là thông tin quan trọng cho quyết định dài hạn của công ty bạn.

Lời khuyên thực dụng: đừng vội chuyển cả công ty, nhưng cũng đừng bám bản cũ vô thời hạn. Kiểm lại mỗi sáu tháng xem những thứ đang thiếu đã có chưa, và chuyển dần từng nhóm khi đủ điều kiện.

Quyết định thế nào: bảng kiểm nhanh

Điểm cần nói rõ: đây không phải hai sản phẩm khác nhau về giấy phép. Cả hai đều nằm trong gói bạn đang có, nên việc chọn là chuyện tính năng và thói quen, không phải chuyện chi phí.

Chuẩn bị trước khi quay lại hoặc chuyển đi

:: Tim tep du lieu thu dang nam o daudir "%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\*.ost" /sdir "%USERPROFILE%\Documents\Outlook Files\*.pst" /s :: Sao luu chu ky, mau thu va tu dien tu taorobocopy "%APPDATA%\Microsoft\Signatures" D:\SaoLuu\Signatures /Erobocopy "%APPDATA%\Microsoft\Templates" D:\SaoLuu\Templates /E :: Xuat danh sach quy tac loc thu de khai lai neu can:: Trong Outlook: Rules, Manage Rules and Alerts, Options, Export Rules

Chữ ký và quy tắc lọc thư là hai thứ không tự đi theo khi chuyển qua lại. Chụp màn hình hoặc xuất ra tệp trước, vì khai lại từ trí nhớ rất mất thời gian.

Chia nhóm thay vì để mỗi người tự quyết

• Đừng để mỗi người tự quyết. Chia theo nhóm: nhóm phụ thuộc phần bổ trợ giữ bản cũ, nhóm còn lại chuyển sang bản mới.
• Hỏi nhà cung cấp phần mềm nghiệp vụ về lộ trình hỗ trợ, bằng văn bản. Đây là thông tin quyết định kế hoạch của công ty.
• Chuyển thử một phòng ban trước, dùng thật một tháng, rồi mới nhân rộng.
• Quản trị viên đặt được chính sách để cố định lựa chọn cho từng nhóm, thay vì để giao diện tự chuyển.

Chi tiết so sánh hai bản nằm ở bài về New Outlook và Outlook classic.