Kết nối Outlook bằng POP hay IMAP, chọn cái nào

Trả lời nhanh: Với Microsoft 365, câu trả lời đúng là không dùng cả hai mà dùng kết nối gốc của Exchange, vì nó đồng bộ đủ thư, lịch, danh bạ và tác vụ. POP nguy hiểm vì tải thư về máy và có thể xóa khỏi máy chủ. IMAP chỉ nên dùng cho ứng dụng không hỗ trợ Exchange.

Nhiều người vẫn cấu hình Outlook theo thói quen từ thời email hosting. Bài này nói vì sao với Microsoft 365 thì cách đó là sai.

Ba cách kết nối

POP. Ứng dụng tải thư từ máy chủ về máy, và theo mặc định của nhiều cấu hình cũ thì xóa luôn trên máy chủ. Thư chỉ tồn tại trên chiếc máy đó.

Ra đời từ thời đường truyền tính theo phút và dung lượng máy chủ rất nhỏ.

IMAP. Thư nằm trên máy chủ, ứng dụng chỉ hiển thị. Đọc trên máy tính thì trên điện thoại cũng thấy đã đọc. Nhưng chỉ đồng bộ thư, không có lịch, danh bạ, tác vụ.

Kết nối gốc của Exchange. Đồng bộ đầy đủ: thư, lịch, danh bạ, tác vụ, ghi chú, chữ ký, quy tắc, trạng thái rảnh bận. Đây là cách Outlook được thiết kế để nối với Microsoft 365.

Với Microsoft 365, cách thứ ba là câu trả lời trong gần như mọi trường hợp. Hai cách đầu là di sản.

Vì sao POP nguy hiểm

Bốn vấn đề thật, không phải lý thuyết.

• Thư chỉ nằm trên một máy. Máy hỏng, mất máy, ổ cứng chết là mất toàn bộ thư. Không có bản trên máy chủ để lấy lại.
• Không xem được trên thiết bị khác. Nhân viên đi công tác không đọc được thư cũ trên điện thoại.
• Khi chuyển sang hệ thống mới thì không di chuyển được. Công cụ di chuyển đọc thư từ máy chủ, mà máy chủ thì không còn gì. Đây là vấn đề rất hay gặp trong các dự án chuyển email ở Việt Nam.
• Tổ chức không quản được. Thư nằm ngoài phạm vi sao lưu, tìm kiếm và các công cụ tuân thủ.

Điểm thứ ba đáng nhấn với người quản trị: khi lên kế hoạch chuyển email, phải khảo sát xem ai đang dùng POP trước, chứ không giả định mọi người đều để thư trên máy chủ.

Khi nào IMAP còn hợp lý

IMAP an toàn hơn POP nhiều nhưng vẫn thiếu so với kết nối gốc. Ba trường hợp nó còn hợp lý.

1. Ứng dụng thư không hỗ trợ Exchange. Một số ứng dụng thư trên máy tính và trên điện thoại chỉ hỗ trợ IMAP.
2. Thiết bị hoặc phần mềm cần đọc hộp thư, chẳng hạn một hệ thống xử lý thư tự động.
3. Trong quá trình di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang, nơi IMAP là giao thức trung gian.

Ngoài ba trường hợp đó, dùng IMAP với Outlook là tự bỏ đi lịch chung, danh bạ tổ chức, trạng thái rảnh bận và quy tắc chạy trên máy chủ. Đó là những thứ doanh nghiệp trả tiền để có.

Về mặt cấu hình: tổ chức có thể tắt hoàn toàn POP và IMAP ở cấp hộp thư nếu không cần, và đó là việc nên làm vì hai giao thức này cũng là hướng tấn công phổ biến khi chúng dùng cách xác thực cũ.

Cách cấu hình đúng

Với Outlook và một tài khoản Microsoft 365, bạn gần như không cần cấu hình gì.

1. Mở Outlook, thêm tài khoản, nhập địa chỉ email.
2. Outlook tự dò cấu hình qua các bản ghi tự động trong DNS của tên miền.
3. Đăng nhập, xác thực nếu tổ chức bật xác thực nhiều yếu tố.
4. Xong. Nó tự dùng kết nối gốc của Exchange.

Nếu Outlook không tự dò được, nguyên nhân gần như luôn là thiếu hai bản ghi CNAME tự dò cấu hình trong DNS của tên miền. Sửa ở DNS, đừng chuyển sang cấu hình tay bằng IMAP.

Đây là một sai lầm rất phổ biến: người cấu hình thấy tự dò không được nên chuyển sang IMAP cho xong, và thế là người dùng mất lịch chung mà không biết vì sao.

Chuyển người đang dùng POP sang

Bốn bước, và bước hai là bước khó.

1. Xác định ai đang dùng POP. Người quản trị xem được qua nhật ký đăng nhập, hoặc hỏi trực tiếp và kiểm cấu hình trên máy họ.
2. Đưa thư đang nằm trên máy họ lên đám mây. Thư đã tải về bằng POP không có trên máy chủ, nên phải nhập từ tệp dữ liệu Outlook trên máy đó lên hộp thư. Làm bước này trước, vì bước sau có thể làm mất truy cập vào tệp cũ.
3. Tạo hồ sơ Outlook mới dùng kết nối gốc của Exchange, thay vì sửa hồ sơ POP cũ.
4. Kiểm thư cũ đã lên đủ, rồi mới gỡ hồ sơ cũ. Giữ tệp dữ liệu cũ thêm một thời gian.

Giải thích cho người dùng vì sao đổi: họ sẽ xem được thư trên điện thoại, không mất thư khi hỏng máy, và có lịch chung. Nói lợi ích cụ thể thì họ hợp tác, nói lý do kỹ thuật thì họ thấy phiền.

Ba cách kết nối và cách chọn

Vì sao cách tải về máy nguy hiểm

• Thư chỉ nằm trên một máy. Máy hỏng là mất toàn bộ, vì máy chủ đã xóa bản của nó.
• Không nằm trong sao lưu của công ty, nên không khôi phục được và không truy được khi cần điều tra.
• Không áp được chính sách lưu giữ, nên với doanh nghiệp có nghĩa vụ giữ chứng từ, đây là lỗ hổng thật.
• Xem thư trên điện thoại thì không thấy, vì thư đã bị tải về máy tính.
• Nhân viên nghỉ việc mang theo toàn bộ thư trên máy đó, và công ty không có bản nào.

Chuyển người đang dùng cách cũ sang

1. Xác định thư cũ đang nằm ở đâu: tìm tệp dữ liệu thư trên máy người đó.
2. Sao lưu tệp đó ra bản riêng trước khi làm gì.
3. Thêm tài khoản bằng cách kết nối hiện đại song song, chưa xóa cấu hình cũ.
4. Nhập thư cũ vào hộp thư trực tuyến, theo lô nếu tệp lớn.
5. Kiểm số lượng thư khớp, rồi mới xóa cấu hình cũ.
6. Bật hộp thư lưu trữ nếu tổng dung lượng lớn.

:: Tim tep du lieu thu tren maydir "%USERPROFILE%\Documents\Outlook Files\*.pst" /sdir C:\*.pst /s /b :: Sao chep ra ban rieng truoc khi nhaprobocopy "%USERPROFILE%\Documents\Outlook Files" D:\SaoLuuPST /E :: Voi ca cong ty: chan tao tep du lieu cuc bo bang chinh sach nhom:: User Configuration, Administrative Templates, Microsoft Outlook,:: Miscellaneous, PST Settings

Chi tiết cách nhập nằm ở bài về nhập tệp PST.