Kế toán cần Excel bản desktop đầy đủ với Power Query, PivotTable và macro, nên tối thiểu phải chọn gói có cài Office trên máy. Cá nhân làm kế toán tự do dùng Microsoft 365 Personal (1.690.000đ/năm) là đủ; phòng kế toán trong công ty nên dùng Apps for Business (3.130.000đ/user/năm) nếu chỉ cần app, hoặc Business Standard (2.475.000đ/user/năm) nếu cần thêm email tên miền và Teams. Tuyệt đối tránh chỉ dùng Excel online miễn phí vì thiếu nhiều công cụ xử lý số liệu.
Vì sao Excel online không đủ cho kế toán
Excel bản web tại office.com tiện để xem nhanh và sửa nhẹ, nhưng với công việc kế toán thực thụ nó thiếu những thứ quan trọng: Power Query để gộp và làm sạch dữ liệu từ nhiều nguồn, PivotTable nâng cao, macro và VBA để tự động hóa báo cáo, cùng nhiều hàm và add-in chuyên sâu. Khi file có hàng chục nghìn dòng, công thức lồng nhau và liên kết nhiều sheet, bản web dễ chậm hoặc không mở đủ tính năng. Vì vậy kế toán bắt buộc dùng bản desktop, tức phải chọn gói Microsoft 365 có cài Office trên máy.
- Kế toán cần Excel desktop đầy đủ (Power Query, PivotTable, macro VBA), nên chọn gói có cài Office trên máy.
- Cá nhân làm kế toán tự do: Microsoft 365 Personal 1.690.000đ/năm là đủ.
- Phòng kế toán trong công ty: Apps for Business 3.130.000đ/user/năm nếu chỉ cần app.
- TND là đối tác Microsoft, giá đã gồm hóa đơn VAT.
Ba lựa chọn theo quy mô
| Đối tượng | Gói | Giá/năm | Điểm mạnh |
|---|---|---|---|
| Kế toán tự do, làm dịch vụ cá nhân | Microsoft 365 Personal | 1.690.000đ | Excel desktop đầy đủ, 1TB, một người |
| Phòng kế toán chỉ cần app | Apps for Business | 3.130.000đ/user | Office desktop, quyền thương mại, không email |
| Phòng kế toán cần email và cộng tác | Business Standard | 2.475.000đ/user | Office desktop + email tên miền + Teams |
Kế toán tự do: Microsoft 365 Personal
Nếu bạn làm kế toán dịch vụ cho nhiều khách, làm sổ sách tại nhà, Microsoft 365 Personal đủ dùng và tiết kiệm. Bạn có Excel desktop đầy đủ Power Query, PivotTable, macro; Word để làm hợp đồng, biên bản; 1TB OneDrive để lưu file khách hàng an toàn. Chi phí 1.690.000đ/năm cho một người là hợp lý.
Phòng kế toán: Apps for Business hay Business Standard
Với phòng kế toán trong doanh nghiệp, có hai hướng. Nếu công ty đã có hệ thống email riêng và phòng kế toán chỉ cần app Office bản quyền cho công việc, Apps for Business cung cấp đúng bộ Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access và 1TB OneDrive, kèm quyền sử dụng thương mại. Nếu phòng kế toán cần cả email @tencongty.com, Teams để trao đổi nội bộ và kho tài liệu chung, Business Standard là lựa chọn trọn gói hơn và thực tế lại rẻ hơn Apps for Business tính trên mỗi user.
Điểm đáng chú ý: Business Standard (2.475.000đ) rẻ hơn Apps for Business (3.130.000đ) mà còn có thêm email và Teams. Apps for Business chỉ đáng chọn khi bạn thực sự không cần email từ Microsoft và muốn tách riêng phần ứng dụng.
Lưu ý về Access cho kế toán
Nếu phòng kế toán dùng Microsoft Access để quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ (theo dõi công nợ, kho, khách hàng), lưu ý Access chỉ có trên Windows và nằm trong Apps for Business, Business Standard, Business Premium, không có ở gói Personal. Vì vậy nếu công việc gắn với Access, hãy chọn gói doanh nghiệp thay vì Personal. Tham khảo thêm tại Microsoft 365 cho doanh nghiệp.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 chính hãng, kích hoạt trực tiếp trên tài khoản của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ, đúng nhu cầu của dân kế toán vốn cần chứng từ đầy đủ. TND tư vấn chọn gói theo đúng cách bạn dùng Excel, hỗ trợ cài đặt và gia hạn. Toàn bộ là bản quyền thật, dùng ổn định lâu dài.
Kiểm máy có chạy nổi tệp Excel nặng không
:: Excel phai la ban 64 bit, ban 32 bit bi gioi han bo nho khoang 2 GB
:: Mo Excel, vao File, Account, About Excel: dong dau ghi 32-bit hay 64-bit
:: Kiem bang PowerShell
Get-ItemProperty "HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration" |
Select Platform, VersionToReport
:: Bo nho may
Get-CimInstance Win32_ComputerSystem | Select TotalPhysicalMemory
:: Xem Excel dang an bao nhieu bo nho khi mo file nang
Get-Process EXCEL | Select Name, @{n="MB";e={[math]::Round($_.WorkingSet64/1MB)}}Điểm quan trọng nhất và hay bị bỏ qua: bản Office 32 bit bị giới hạn bộ nhớ khoảng 2 GB dù máy có 32 GB. Người làm kế toán mở tệp lớn báo hết bộ nhớ trong khi máy còn dư rất nhiều thì gần như luôn là do đang chạy bản 32 bit. Đổi sang bản 64 bit phải gỡ và cài lại, không nâng cấp tại chỗ được.
Cấu hình máy theo mức việc
| Loại công việc | Bộ nhớ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sổ sách cơ bản, dưới 50.000 dòng | 8 GB | Đủ thoải mái |
| Bảng lớn, nhiều công thức, có bảng tổng hợp | 16 GB | Mức nên có cho phòng kế toán |
| Nhiều bảng nối với nhau, dữ liệu vài trăm nghìn dòng | 32 GB | Và nên cân nhắc chuyển sang cơ sở dữ liệu |
Khi Excel không còn là công cụ đúng
- Tệp trên 100 MB và mở mất vài phút: dữ liệu đã vượt cỡ bảng tính, nên tách phần dữ liệu ra một cơ sở dữ liệu và dùng bảng tính chỉ để phân tích.
- Nhiều người cùng sửa một tệp và hay sinh bản trùng: đây là dấu hiệu cần một hệ thống có phân quyền và nhật ký.
- Số liệu quan trọng chỉ nằm trong công thức của một tệp mà một người hiểu: đây là rủi ro lớn nhất và ít được nói tới nhất trong các phòng kế toán.
Ba việc giảm rủi ro ngay: bật lưu phiên bản cho thư mục chứa tệp kế toán; đặt sao lưu ra nơi khác ngoài kho đám mây; và viết một tờ tài liệu mô tả cấu trúc tệp và các công thức chính, để người khác đọc được.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán mua gói nào để có Excel đầy đủ Power Query và macro?
Bất kỳ gói nào có Office desktop: Personal cho cá nhân, Apps for Business hoặc Business Standard cho phòng kế toán. Bản Excel online miễn phí không đủ các công cụ này.
Business Standard hay Apps for Business tốt hơn cho kế toán?
Business Standard thường tốt hơn vì rẻ hơn (2.475.000đ so với 3.130.000đ) và có thêm email tên miền, Teams. Apps for Business chỉ hợp khi bạn không cần email từ Microsoft.
Gói Personal có chạy được file Excel nặng của kế toán không?
Có. Personal cài Excel desktop đầy đủ tính năng như bản doanh nghiệp, xử lý được file lớn, Power Query, PivotTable, macro. Khác biệt là Personal dùng cho một người, không có email tên miền.
Muốn dùng Access thì mua gói nào?
Access có trong Apps for Business, Business Standard và Business Premium, chỉ chạy trên Windows. Gói Personal không có Access.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Personal 1 năm
- Microsoft 365 Apps for Business 1 user/năm
- Microsoft 365 Business Standard 1 user/năm
Kế toán cần Excel bản quyền chạy mượt?
Nhắn tin cho TND qua Messenger để được tư vấn gói phù hợp cách bạn dùng Excel, hoặc xem Microsoft 365 Personal. Giá tại TND đã gồm hóa đơn VAT, xuất hóa đơn đầy đủ.
