SME nên chọn Microsoft 365 Business Basic hay Google Workspace Business Starter? Cả hai đều cho email theo tên miền công ty, bộ ứng dụng văn phòng trên web và lưu trữ đám mây với mức giá gần nhau. Nếu công ty bạn quen bộ Office (Word, Excel, Outlook) và có thể sẽ cần bản app cài đặt sau này, Business Basic là lựa chọn mượt hơn. Nếu cả nhóm đã quen Gmail và Google Docs, thích giao diện gọn và cộng tác thời gian thực, Google Workspace hợp hơn. Bài này so sánh từng mặt để bạn quyết định.
Điểm giống nhau giữa hai gói
Trước khi bàn khác biệt, cần thấy rằng cả Microsoft 365 Business Basic và Google Workspace Business Starter đều giải quyết cùng một bài toán cốt lõi cho SME: email chuyên nghiệp theo tên miền riêng dạng [email protected], thay cho địa chỉ Gmail hay Yahoo cá nhân trông thiếu tin cậy. Cả hai đều cho bộ ứng dụng soạn thảo, bảng tính, trình chiếu chạy trên trình duyệt, kèm lưu trữ đám mây và công cụ họp trực tuyến. Về mặt này, chúng tương đương và đều tốt hơn hẳn việc dùng email miễn phí.
- Cả Microsoft 365 Business Basic và Google Workspace Business Starter đều cho email tên miền và app văn phòng web, giá gần nhau.
- Chọn Microsoft nếu quen bộ Office và có thể cần bản app cài đặt sau này.
- Chọn Google nếu ưu tiên làm việc cộng tác trên web và đã quen hệ sinh thái Google.
- TND là đối tác Microsoft, Business Basic 2.325.000đ/user/năm, đã gồm hóa đơn VAT.
Bảng so sánh nhanh
| Tiêu chí | Microsoft 365 Business Basic | Google Workspace Business Starter |
|---|---|---|
| Giá tham khảo | 2.325.000đ/user/năm | Liên hệ, mức tương đương |
| Bộ ứng dụng | Word, Excel, PowerPoint, Outlook (bản web) | Docs, Sheets, Slides, Gmail |
| Email tên miền | Có, hộp thư lớn | Có, 30GB dùng chung mail và Drive |
| Lưu trữ đám mây | 1TB OneDrive/user | 30GB dùng chung/user |
| Họp trực tuyến | Teams | Google Meet |
| App cài đặt trên máy | Không ở gói Basic, nâng lên Standard là có | Chủ yếu dùng web |
Chênh lệch lớn nhất trong bảng là dung lượng: Business Basic cho tới 1TB OneDrive mỗi user, trong khi Business Starter chỉ 30GB dùng chung cho cả mail lẫn Drive. Với công ty lưu nhiều file, đây là điểm cộng rõ rệt cho phía Microsoft.
Khi nào nên chọn Microsoft 365 Business Basic
Business Basic hợp với bạn nếu:
- Nhân viên quen thao tác Word, Excel, Outlook và các file gửi đi nhận về đều là định dạng Office.
- Công ty cần dung lượng lưu trữ lớn, 1TB mỗi người là con số rất thoải mái.
- Bạn dự tính sau này một số user sẽ cần bản Office cài đặt, khi đó chỉ việc nâng lên Microsoft 365 Business Standard mà giữ nguyên hệ thống.
- Đối tác và khách hàng của bạn dùng Office, việc cùng hệ sinh thái giúp trao đổi file ít lỗi định dạng.
Khi nào Google Workspace hợp hơn
Google Workspace Business Starter là lựa chọn tốt nếu cả nhóm đã sống trong hệ Google: quen Gmail, thích cộng tác thời gian thực trên Docs và Sheets, làm việc chủ yếu trên trình duyệt và không cần app cài đặt. Giao diện Gmail và Drive quen thuộc, dễ dùng cho đội trẻ. Nếu công ty bạn thiên về web-first và ít phụ thuộc file Office phức tạp, đây là hướng nhẹ nhàng. TND cũng cung cấp Google Workspace Business Starter chính hãng nếu bạn chọn hướng này.
Lời khuyên chọn theo thực tế
Đừng chọn theo cảm tính, hãy nhìn vào thói quen hiện tại của đội ngũ. Nếu mọi người đang gõ Word, dựng Excel với hàm phức tạp, đó là tín hiệu nên theo Microsoft để tránh chuyển đổi tốn công. Nếu cả nhóm đã dùng Gmail cá nhân thành thạo và làm việc nhóm kiểu chia sẻ link, Google Workspace sẽ ít ma sát hơn. Một yếu tố nữa: nếu tương lai gần bạn cần bản Office cài máy cho kế toán hay bộ phận làm số liệu, chọn Microsoft ngay từ đầu giúp lộ trình nâng cấp liền mạch.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), đồng thời cung cấp Google Workspace chính hãng, xuất hóa đơn VAT hợp lệ cho cả hai nền tảng. Dù bạn chọn Microsoft 365 hay Google Workspace, TND hỗ trợ đăng ký tên miền, tạo tài khoản, cấu hình email và bàn giao đầy đủ, giúp SME lên đám mây gọn gàng mà không phải tự loay hoay.
So sánh bằng giá thật tại TND
| Gói | Giá tại TND mỗi người mỗi năm | Office cài trên máy | Dung lượng |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic bản No Teams | 2.325.000đ | Không, chỉ bản web | 1 TB mỗi người |
| Business Basic bản có Teams | 2.980.000đ | Không, chỉ bản web | 1 TB mỗi người |
| Google Workspace Business Starter | 1.790.000đ | Không | Theo hạn mức của gói |
| Google Workspace Business Standard | 3.000.000đ | Không | Cao hơn Starter |
Nhìn con số thì gói khởi đầu của Google rẻ hơn, nhưng phải so đúng thứ: dung lượng lưu trữ khác nhau đáng kể, và cách tính dung lượng cũng khác. Với công ty lưu nhiều tệp, khoản chênh giá ban đầu bị bù lại rất nhanh.
Yếu tố quyết định thật, xếp theo tầm quan trọng
- Nhân viên đang quen dùng gì. Đây là yếu tố lớn nhất và hay bị coi nhẹ. Chi phí đào tạo lại và thời gian mất năng suất thường lớn hơn phần chênh giá.
- Tệp trao đổi với khách hàng và đối tác ở định dạng nào. Nếu khách hàng gửi tệp có định dạng phức tạp, việc mở bằng công cụ khác dễ lệch bố cục.
- Có cần Office cài trên máy không. Cả hai gói khởi đầu ở trên đều chỉ có bản trình duyệt.
- Phần mềm nghiệp vụ đang dùng tích hợp với bên nào. Nhiều phần mềm kế toán và quản lý ở Việt Nam có phần bổ trợ cho Office.
Điều cần biết về chi phí chuyển đổi
- Chuyển email giữa hai hệ thống làm được nhưng mất công, và một số dữ liệu như quy tắc lọc thư không chuyển được.
- Chuyển tệp thì đơn giản hơn, nhưng liên kết chia sẻ đã gửi cho khách hàng sẽ chết.
- Đừng chuyển vì chênh vài trăm nghìn mỗi người mỗi năm. Tính cả thời gian của nhân viên trong hai tuần đầu, khoản đó thường lớn hơn.
- Nếu đang phân vân khi mới bắt đầu: chọn theo thứ đội bạn quen, và đừng đổi trong ít nhất hai năm.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển từ Google Workspace sang Microsoft 365 có mất email cũ không?
Không nếu làm đúng cách. Email và danh bạ có thể di chuyển sang hệ thống mới bằng công cụ chuyển dữ liệu. Nên có người hỗ trợ kỹ thuật để quá trình chuyển mượt, tránh gián đoạn nhận thư.
Business Basic có bản Word, Excel cài trên máy không?
Không. Basic chỉ có bản web. Muốn app cài đặt trên máy, bạn nâng lên Business Standard. Đây là điểm cần lưu ý khi so với thói quen dùng Office desktop.
Google Workspace Business Starter dung lượng 30GB có đủ không?
Đủ cho công ty ít lưu file nặng và chủ yếu trao đổi qua email, tài liệu web. Nếu lưu nhiều ảnh, video, file lớn thì 30GB dùng chung sẽ nhanh đầy, khi đó cân nhắc gói cao hơn hoặc chuyển hướng.
Hai nền tảng có gửi nhận email cho nhau bình thường không?
Có. Email giữa Microsoft 365 và Google Workspace gửi nhận hoàn toàn bình thường như mọi hệ email khác. Việc chọn nền tảng không ảnh hưởng đến khả năng liên lạc với đối tác dùng bên kia.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Business Basic giá tốt cho SME
- Google Workspace Business Starter chính hãng
- Microsoft 365 Business Standard cho doanh nghiệp
Phân vân giữa Microsoft 365 và Google Workspace?
TND tư vấn theo đúng thói quen làm việc của đội ngũ, giúp bạn chọn nền tảng email đám mây hợp nhất và hỗ trợ chuyển đổi. Giá đã gồm hóa đơn VAT, license chính hãng.
