Startup dưới 10 người nên bắt đầu bằng gói thấp nhất nhưng phải làm đúng ba việc nền: tên miền riêng, quy ước địa chỉ thư, và quyền sở hữu tài liệu thuộc công ty. Ba việc này làm sai lúc đầu thì sửa rất tốn kém khi đội lớn lên, còn gói thì nâng lúc nào cũng được.
- Bắt đầu gói thấp nhất, nâng sau khi thật sự thiếu
- Dùng tên miền công ty ngay từ ngày đầu, đừng dùng thư cá nhân
- Đặt quy ước địa chỉ thư thống nhất trước khi tuyển người thứ tư
- Tài liệu phải thuộc sở hữu tài khoản công ty, không phải cá nhân
Ba việc nền phải làm đúng
Tên miền riêng. Thư dạng [email protected] tạo khác biệt rõ khi làm việc với khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời giữ được liên lạc khi nhân sự thay đổi. Dùng thư cá nhân cho việc công ty là thói quen tốn kém nhất về dài hạn.
Quy ước địa chỉ. Chốt sớm một kiểu và giữ nguyên, ví dụ [email protected]. Kèm theo đó là các địa chỉ dùng chung như sales@ và support@ trỏ tới nhóm, để khi người phụ trách đổi thì khách không phải nhớ địa chỉ mới.
Quyền sở hữu tài liệu. Tài liệu quan trọng nên nằm trên bộ nhớ dùng chung của tổ chức thay vì Drive cá nhân. Khi một người nghỉ, tài liệu vẫn ở lại công ty.
Chọn gói lúc mới bắt đầu
Gói thấp nhất thường đủ cho giai đoạn đầu. Bạn nâng gói bất cứ lúc nào mà không mất dữ liệu, nên không cần mua dư từ đầu. Chỉ có một ngoại lệ: nếu ngay từ đầu đã lưu nhiều ảnh, video hoặc bản vẽ thì nên vào thẳng gói cao hơn để khỏi phải dọn dẹp sau.
Ba lỗi hay gặp khi đội lớn lên
- Mỗi người một kiểu địa chỉ thư vì không chốt quy ước từ đầu.
- Tài liệu nằm rải rác trên Drive cá nhân, tới lúc có người nghỉ mới phát hiện không truy cập được.
- Không ai là quản trị viên rõ ràng, tài khoản quản trị dùng chung, không ai chịu trách nhiệm.
Khắc phục sớm khi còn dưới 10 người mất một buổi. Để tới lúc 30 người thì thành một dự án thật sự.
Câu hỏi thường gặp
Startup nhỏ nên chọn gói Google Workspace nào?
Gói thấp nhất thường đủ cho giai đoạn đầu và có thể nâng bất cứ lúc nào mà không mất dữ liệu. Ngoại lệ là nếu ngay từ đầu đã lưu nhiều ảnh, video hoặc bản vẽ.
Có nhất thiết phải dùng tên miền riêng không?
Nên có ngay từ đầu. Thư theo tên miền công ty giúp giữ liên lạc khi nhân sự thay đổi và tạo khác biệt khi làm việc với khách hàng.
Làm sao để tài liệu không mất khi nhân viên nghỉ?
Đặt tài liệu quan trọng trên bộ nhớ dùng chung của tổ chức thay vì Drive cá nhân, khi đó quyền sở hữu thuộc về công ty.
Cần dựng Google Workspace theo tên miền công ty ngay từ đầu? TND xuất hóa đơn VAT điện tử, hỗ trợ chuyển đổi và cấu hình tên miền bằng tiếng Việt.
Xem gói và báo giáTư vấn qua Zalo
