Trả lời nhanh: Đặt nhắc trước ngày hết hạn hai tháng, rà soát số người dùng thật, rồi gia hạn. Nếu để hết hạn, dữ liệu không mất ngay mà đi qua một giai đoạn hạn chế trước khi bị xóa, nhưng người dùng mất quyền truy cập rất sớm nên đừng dựa vào giai đoạn đó.
Gia hạn không khó, nhưng làm sát ngày thì mất cơ hội tối ưu và có rủi ro gián đoạn. Bài này nói mốc thời gian và việc cần làm.
- Đặt nhắc trước ngày hết hạn hai tháng, không phải hai ngày.
- Rà số người dùng thật trước khi gia hạn, đây là lúc duy nhất điều chỉnh dễ.
- Hết hạn thì mất truy cập sớm, dữ liệu còn thêm một thời gian.
- Bật tự động gia hạn để tránh quên, nhưng vẫn rà trước.
- Kiểm cả các giấy phép bổ sung, không chỉ gói chính.
Mốc thời gian
Bốn mốc, tính lùi từ ngày hết hạn.
- Trước hai tháng: đặt nhắc và bắt đầu rà soát. Đây là lúc bạn còn thời gian trao đổi với các phòng ban và với nhà cung cấp.
- Trước một tháng: chốt số lượng và gói. Nếu định giảm số giấy phép hoặc đổi gói, phải quyết ở đây.
- Trước hai tuần: hoàn tất thủ tục. Với doanh nghiệp cần duyệt chi và xuất hóa đơn, phần thủ tục nội bộ thường lâu hơn phần kỹ thuật.
- Ngày hết hạn: kiểm lại đã gia hạn thành công, đừng giả định.
Điểm thường bị bỏ qua: ngày hết hạn của các giấy phép bổ sung có thể khác ngày của gói chính. Nếu công ty có mua thêm Visio, Project, hoặc dung lượng lưu trữ, kiểm từng cái.
Vào phần thanh toán trong trang quản trị để xem danh sách sản phẩm kèm ngày hết hạn của từng cái.
Rà soát trước khi gia hạn
Đây là phần tạo ra giá trị thật. Năm việc.
- Đếm số người dùng đang hoạt động và so với số giấy phép đã mua. Chênh lệch là tiền đang trả cho chỗ trống.
- Tìm giấy phép gán cho người đã nghỉ. Thu hồi trước khi gia hạn.
- Xem báo cáo sử dụng để tìm người giữ gói cao mà chỉ dùng email và Word. Họ có thể xuống gói thấp hơn.
- Chuyển tài khoản dùng chung thành hộp thư dùng chung. Hộp thư dùng chung không cần giấy phép trong giới hạn dung lượng của nó.
- Rà các giấy phép bổ sung. Đây là nhóm hay bị mua cho một dự án rồi quên gỡ.
Với công ty năm mươi người, năm việc này thường tìm ra vài giấy phép thừa. Với công ty vài trăm người, con số lớn hơn nhiều.
Làm sau khi vừa gia hạn thì phải chờ cả năm mới điều chỉnh được, nên thời điểm quan trọng ngang với nội dung công việc.
Chuyện gì xảy ra nếu để hết hạn
Microsoft không xóa dữ liệu ngay khi hết hạn. Có một chuỗi giai đoạn.
Ngay sau ngày hết hạn: dịch vụ thường bước vào một giai đoạn ân hạn, trong đó mọi thứ còn chạy và bạn còn gia hạn lại được bình thường.
Sau giai đoạn đó: người dùng mất quyền truy cập, chỉ quản trị viên còn vào được để lấy dữ liệu ra hoặc gia hạn.
Cuối cùng: dữ liệu bị xóa vĩnh viễn.
Độ dài từng giai đoạn thay đổi theo chương trình và theo thời gian, nên đừng lấy con số trong bài viết cũ làm căn cứ. Kiểm tài liệu chính thức hiện hành, và nếu mua qua đại lý thì hỏi họ.
Điều quan trọng về mặt vận hành: đừng coi các giai đoạn này là vùng đệm để trì hoãn. Người dùng mất quyền truy cập sớm hơn nhiều so với lúc dữ liệu bị xóa, và với doanh nghiệp thì mất email vài ngày đã là sự cố nghiêm trọng.
Tự động gia hạn
Bật hay tắt là quyết định về rủi ro.
Bật: không bao giờ quên, không bao giờ gián đoạn. Đổi lại bạn có thể trả tiền cho số lượng không còn đúng, hoặc bị trừ tiền vào lúc chưa duyệt chi.
Tắt: kiểm soát hoàn toàn, nhưng phải nhớ. Và người nhớ thường là một người duy nhất, nên khi họ nghỉ phép hoặc nghỉ việc thì rủi ro là thật.
Cách nhiều tổ chức làm: bật tự động gia hạn để đảm bảo không gián đoạn, đồng thời đặt lịch rà soát trước hai tháng để vẫn kịp điều chỉnh số lượng. Bạn có cả an toàn lẫn kiểm soát.
Ba việc kèm theo:
- Kiểm phương thức thanh toán còn hiệu lực. Thẻ hết hạn là gia hạn tự động thất bại, và bạn chỉ biết khi đã muộn.
- Đặt thông báo về thanh toán gửi cho nhiều người, không chỉ một.
- Mua qua đại lý thì hỏi rõ quy trình gia hạn của họ và cần báo trước bao lâu.
Mua qua đại lý trong nước
Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam mua qua đại lý, và có bốn điểm khác so với mua trực tiếp.
- Quy trình gia hạn qua đại lý, không phải tự bấm trong trang quản trị. Cần biết họ yêu cầu báo trước bao lâu.
- Thủ tục hóa đơn và thanh toán theo chu kỳ của doanh nghiệp bạn, thường cần thời gian duyệt nội bộ.
- Điều khoản về thay đổi số lượng nằm trong hợp đồng với đại lý, không phải điều khoản chung của Microsoft.
- Hỗ trợ bằng tiếng Việt khi có sự cố, đây là lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp chọn cách này.
Nên hỏi đại lý bốn câu trước mỗi kỳ gia hạn: hạn chót báo thay đổi số lượng, thời gian xử lý, có đổi gói được không, và giá kỳ tới có thay đổi không.
Hỏi bằng văn bản và giữ lại câu trả lời. Với hợp đồng nhiều năm, đây là tài liệu bạn sẽ cần.
Mốc thời gian khi để hết hạn
| Mốc | Điều xảy ra | Còn cứu được không |
|---|---|---|
| Ngày hết hạn | Vẫn dùng bình thường trong thời gian ân hạn | Có, gia hạn là trở lại như cũ |
| Sau ân hạn | Chuyển sang chế độ hạn chế: quản trị viên vào được, người dùng không | Có |
| Sau giai đoạn hạn chế | Dữ liệu bị vô hiệu hóa, người dùng mất quyền truy cập | Vẫn có, nhưng gấp |
| Sau khoảng vài tháng nữa | Dữ liệu bị xóa vĩnh viễn | Không |
Điểm cần nhấn mạnh với doanh nghiệp: mất quyền truy cập hộp thư nghĩa là công ty ngừng nhận thư khách hàng. Thiệt hại thật không phải là mất dữ liệu ở mốc cuối, mà là gián đoạn kinh doanh ngay từ mốc thứ hai.
Rà soát trước khi gia hạn, chạy trước ít nhất một tháng
Connect-MgGraph -Scopes "Directory.Read.All","Reports.Read.All"
# 1. Ghe da mua so voi ghe da gan
Get-MgSubscribedSku | Select SkuPartNumber,
@{n="DaMua";e={$_.PrepaidUnits.Enabled}},
@{n="DaGan";e={$_.ConsumedUnits}},
@{n="Trong";e={$_.PrepaidUnits.Enabled - $_.ConsumedUnits}}
# 2. Tai khoan da chan nhung con giay phep, chuyen thanh hop thu dung chung
Get-MgUser -Filter "accountEnabled eq false" -All | Select DisplayName, UserPrincipalName
# 3. Tai khoan lau khong dang nhap
Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,SignInActivity |
Select DisplayName, @{n="LanCuoi";e={$_.SignInActivity.LastSignInDateTime}} | Sort LanCuoi
# 4. Xem thuc te nhan vien dung gi, tim nguoi dung goi cao ma chi dung thu
# Trang quan tri, Reports, UsageBốn khoản tiết kiệm hay bỏ sót ở kỳ gia hạn
- Ghế trống chưa gán cho ai. Hủy bớt ở kỳ gia hạn, vì giữa kỳ thường không hủy được.
- Tài khoản đã chặn nhưng còn giấy phép. Chuyển hộp thư thành hộp thư dùng chung, loại này không tốn giấy phép.
- Người dùng gói cao mà chỉ dùng thư và tài liệu. Hạ gói, nhưng kiểm dung lượng và nhu cầu Office cài máy trước.
- Nhóm dùng bản có Teams mà thực tế không họp. Chuyển sang bản No Teams tiết kiệm 655.000đ mỗi người mỗi năm.
Về tự động gia hạn
Bật tự động gia hạn tránh được rủi ro gián đoạn, nhưng cũng nghĩa là hệ thống gia hạn theo số ghế cũ mà không ai rà lại. Cách cân bằng: bật tự động gia hạn để không bao giờ gián đoạn, đồng thời đặt lịch nhắc rà soát trước ngày gia hạn 45 ngày, và điều chỉnh số lượng trong cửa sổ đó.
Câu hỏi thường gặp
Gia hạn có mất dữ liệu không
Không. Gia hạn đúng hạn thì mọi thứ chạy liên tục, người dùng không nhận ra gì. Rủi ro mất dữ liệu chỉ xuất hiện khi để hết hạn quá lâu.
Giảm số giấy phép khi gia hạn được không
Kỳ gia hạn là thời điểm dễ điều chỉnh nhất. Điều kiện cụ thể tùy hình thức mua và hợp đồng, nên hỏi nhà cung cấp trước một tháng chứ không phải vào ngày cuối.
Quên gia hạn vài ngày có sao không
Thường có giai đoạn ân hạn nên dịch vụ chưa dừng ngay, nhưng đừng dựa vào đó. Gia hạn lại càng sớm càng tốt và kiểm tra người dùng vẫn truy cập bình thường.
Có nên gia hạn nhiều năm một lần không
Nhiều năm thường có giá tốt hơn nhưng khóa bạn vào một số lượng và một gói. Với công ty ổn định thì hợp lý, với công ty đang thay đổi nhanh thì kỳ hạn ngắn linh hoạt hơn.
