Nếu chắc chắn dùng Microsoft 365 cả năm, trả theo năm luôn rẻ hơn trả theo tháng vì mỗi tháng lẻ thường bị cộng phụ phí cho tính linh hoạt. Trả theo tháng chỉ lợi khi công ty biến động nhân sự liên tục, cần thêm bớt user thường xuyên hoặc chỉ dùng ngắn hạn theo dự án. Nói gọn: cá nhân và doanh nghiệp ổn định nên trả năm để tiết kiệm, còn nơi số lượng người dùng lên xuống thất thường thì trả tháng đáng đồng tiền hơn.
- Nếu dùng cả năm, trả theo năm rẻ hơn vì trả theo tháng thường bị cộng phụ phí cho tính linh hoạt.
- Trả theo tháng chỉ lợi khi nhân sự biến động liên tục hoặc chỉ dùng ngắn hạn theo dự án.
- Cá nhân và doanh nghiệp ổn định nên trả theo năm để tiết kiệm.
- TND là đối tác Microsoft chính thức, cung cấp Microsoft 365 chính hãng, có hóa đơn VAT.
Bài viết so sánh chi tiết hai cách thanh toán Microsoft 365, chỉ ra khi nào nên chọn kiểu nào, kèm mẹo mua qua nhà cung cấp để có hóa đơn VAT và giá tốt.
Hai kiểu thanh toán Microsoft 365
Với các gói doanh nghiệp như Business Basic, Business Standard, Business Premium, Microsoft cho hai lựa chọn cam kết:
- Cam kết theo năm, trả hằng tháng hoặc trả trọn năm: Bạn cam kết dùng đủ 12 tháng. Đây là mức giá niêm yết thấp nhất tính trên mỗi user.
- Trả theo tháng, không cam kết: Bạn được hủy bất kỳ lúc nào, thêm bớt user tự do, nhưng đơn giá mỗi tháng cao hơn so với chia đều từ giá năm.
Với gói cá nhân Personal và Family, đa số người dùng mua trọn năm vì chênh lệch giữa trả tháng và trả năm khá lớn.
Bảng so sánh trả tháng và trả năm
| Tiêu chí | Trả theo năm | Trả theo tháng (không cam kết) |
|---|---|---|
| Đơn giá mỗi user | Thấp nhất | Cao hơn |
| Tính linh hoạt | Cam kết 12 tháng | Hủy hoặc đổi bất kỳ lúc nào |
| Thêm bớt user | Ít linh hoạt trong kỳ | Rất linh hoạt |
| Phù hợp với | Người dùng và doanh nghiệp ổn định | Dự án ngắn, nhân sự biến động |
| Rủi ro lãng phí | Thấp nếu dùng đều | Thấp vì trả tới đâu dùng tới đó |
Tham khảo giá gói phổ biến: Microsoft 365 Business Standard ở mức 2.475.000đ/user/năm, còn Business Basic thấp hơn nếu bạn chỉ cần bản web và email.
Khi nào nên trả theo năm
Trả năm là lựa chọn mặc định tốt cho phần lớn trường hợp:
- Cá nhân, freelancer, hộ kinh doanh: Bạn dùng Office quanh năm, gần như chắc chắn không bỏ giữa chừng, nên trả năm để hưởng giá thấp nhất.
- Doanh nghiệp có bộ khung nhân sự ổn định: Nếu số nhân viên ít thay đổi, cam kết năm cho toàn bộ user sẽ tối ưu ngân sách.
- Muốn cố định chi phí: Trả năm giúp bạn khóa giá, dễ lập kế hoạch tài chính, tránh biến động.
Khi nào nên trả theo tháng
Trả tháng chỉ thực sự lợi trong các tình huống sau:
- Nhân sự lên xuống liên tục: Công ty mùa vụ, thuê cộng tác viên theo dự án, cần cấp và thu hồi license thường xuyên. Trả tháng giúp bạn không phải ôm license thừa.
- Dự án ngắn hạn: Chỉ cần Microsoft 365 vài tháng cho một chiến dịch hoặc nhóm tạm thời.
- Đang thử nghiệm quy mô: Startup chưa chắc số user, muốn linh hoạt trước khi cam kết dài hạn.
Cần lưu ý, nếu bạn chọn trả tháng nhưng cuối cùng dùng đủ cả năm, tổng chi phí sẽ cao hơn so với trả năm. Vì vậy hãy thành thật với nhu cầu thực tế.
Chiến lược kết hợp cho doanh nghiệp
Không nhất thiết phải chọn một kiểu cho tất cả. Nhiều doanh nghiệp áp dụng cách lai:
- Nhóm nhân viên chính thức, ổn định: cấp license cam kết theo năm.
- Cộng tác viên, nhân sự thời vụ: cấp license trả tháng, thu hồi khi hết việc.
Cách này vừa tối ưu chi phí cho phần lõi, vừa giữ linh hoạt cho phần biến động. Bạn có thể tham khảo thêm các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp để chọn cấu hình phù hợp.
Mẹo mua qua nhà cung cấp tại Việt Nam
Tự thanh toán bằng thẻ quốc tế trên trang Microsoft khiến bạn chịu tỷ giá, phí thẻ và không có hóa đơn VAT. Khi mua qua nhà cung cấp trong nước, bạn trả bằng tiền Việt, có hóa đơn hợp lệ cho kế toán, và thường được tư vấn chọn kỳ hạn tối ưu theo tình hình nhân sự. Với doanh nghiệp, hóa đơn VAT là yếu tố bắt buộc để hạch toán chi phí phần mềm.
TND - đối tác Microsoft chính hãng
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 và Office bản quyền, kích hoạt trực tiếp trên tài khoản của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. TND tư vấn giúp bạn cân nhắc trả tháng hay trả năm theo đặc thù nhân sự, tránh mua thừa license và tối ưu ngân sách phần mềm.
Chọn kỳ hạn theo tình huống
| Tình huống | Nên chọn | Vì sao |
|---|---|---|
| Công ty ổn định, nhân sự ít biến động | Trả theo năm | Giá tốt hơn, ít việc hành chính |
| Mới thành lập, nhân sự còn thay đổi nhiều | Trả theo tháng trong 6 tháng đầu | Giảm được số ghế bất cứ lúc nào |
| Có nhân sự thời vụ theo mùa | Trả theo tháng cho nhóm thời vụ | Chỉ trả trong tháng thật sự dùng |
| Đang thử nghiệm, chưa chắc dùng lâu | Trả theo tháng | Dừng được ngay khi quyết định đổi |
| Đội cố định cộng đội thời vụ | Kết hợp: nhóm cố định trả năm, nhóm thời vụ trả tháng | Đây là cách tối ưu nhất cho phần lớn công ty |
Chiến lược kết hợp ở dòng cuối là thứ ít công ty nghĩ tới nhưng thường tiết kiệm nhất: bạn không phải chọn một kiểu cho toàn bộ tổ chức.
Ba điều cần biết về ràng buộc hợp đồng
- Trả theo năm thường là cam kết một năm, nghĩa là giảm số ghế giữa chừng không phải lúc nào cũng được. Hỏi rõ điều này trước khi ký, đừng suy đoán.
- Thêm ghế giữa kỳ thường tính theo phần còn lại của kỳ, và ghế mới hết hạn cùng lúc với các ghế cũ.
- Đổi từ gói thấp lên gói cao giữa kỳ dễ hơn nhiều so với chiều ngược lại. Đây là lý do nên bắt đầu ở gói thấp.
Việc nên làm trước mỗi kỳ gia hạn
- Rà số ghế đang gán so với số ghế đã mua, ít nhất một tháng trước ngày gia hạn.
- Xem báo cáo sử dụng để tìm người dùng gói cao mà chỉ dùng thư và tài liệu.
- Kiểm nhóm nào dùng bản có Teams mà thực tế không họp, vì chuyển sang bản No Teams tiết kiệm 655.000đ mỗi người mỗi năm.
- Chốt số lượng và kỳ hạn với nhà cung cấp trước ngày gia hạn, thay vì để hệ thống tự gia hạn theo số cũ.
Về việc mua qua nhà cung cấp trong nước: ngoài hóa đơn hợp lệ để hạch toán chi phí, một lợi ích thực tế đáng kể là có người xử lý giúp các việc như đổi gói, tăng giảm ghế và xử lý sự cố, thay vì tự làm việc với hệ thống hỗ trợ quốc tế.
Câu hỏi thường gặp
Trả theo năm rẻ hơn trả tháng bao nhiêu?
Đơn giá theo năm luôn thấp hơn tổng 12 tháng trả lẻ. Mức chênh tùy gói, nhưng nguyên tắc chung là cam kết dài đổi lấy giá thấp hơn, còn linh hoạt thì trả giá cao hơn.
Đang trả năm giữa chừng muốn giảm user thì sao?
Trong kỳ cam kết năm, việc giảm số user thường bị hạn chế cho tới khi hết chu kỳ. Nếu dự đoán nhân sự sẽ giảm, nên để phần đó ở dạng trả tháng ngay từ đầu.
Gói cá nhân Personal nên trả tháng hay năm?
Người dùng cá nhân gần như luôn nên trả năm vì dùng quanh năm, giá năm tính ra rẻ hơn nhiều so với cộng dồn từng tháng.
Trả tháng có bị ràng buộc hợp đồng không?
Kiểu trả tháng không cam kết cho phép hủy bất kỳ lúc nào, nhưng đổi lại đơn giá mỗi tháng cao hơn. Đây chính là chi phí cho sự linh hoạt.
Mua qua nhà cung cấp có hóa đơn VAT không?
Có. Khi mua qua nhà cung cấp trong nước như TND, bạn được xuất hóa đơn VAT hợp lệ, thanh toán bằng tiền Việt, thuận tiện cho hạch toán doanh nghiệp.
Cần tư vấn chọn kỳ hạn Microsoft 365?
Chưa chắc nên trả tháng hay trả năm cho công ty mình? Nhắn tin cho TND qua Messenger để được tính toán cụ thể theo số user và tình hình nhân sự. Mọi báo giá đã gồm hóa đơn VAT, license chính hãng kích hoạt trực tiếp.
