OneNote là ứng dụng sổ tay số của Microsoft, cho phép ghi chú tự do bằng chữ, hình ảnh, bảng, file đính kèm và cả nét vẽ tay, đồng bộ tức thì trên mọi thiết bị qua OneDrive. Bản cơ bản của OneNote miễn phí, và nó đi kèm mọi gói Microsoft 365 từ Personal tới Business. Bạn có thể dùng nó như một cuốn sổ cá nhân, hoặc chia sẻ cho cả nhóm cùng ghi chú vào một chỗ.
- OneNote là sổ tay số của Microsoft: ghi chú bằng chữ, hình ảnh, bảng, file đính kèm và nét vẽ tay.
- Đồng bộ tức thì trên mọi thiết bị qua OneDrive; bản cơ bản miễn phí.
- Tổ chức theo ba tầng Notebook, Section, Page và chia sẻ cho nhóm cùng ghi chú.
- Đi kèm mọi gói Microsoft 365 từ Personal tới Business.
Bài này giới thiệu OneNote cho người mới, cách nó tổ chức thông tin, và cách khai thác cho công việc nhóm.
OneNote hoạt động như một cuốn sổ tay
Điểm dễ hiểu nhất về OneNote là nó mô phỏng một cuốn sổ giấy, nhưng linh hoạt hơn nhiều. Cấu trúc gồm ba tầng:
- Notebook (sổ): một chủ đề lớn, ví dụ "Công việc" hoặc "Học tập".
- Section (mục): các tab bên trong sổ, ví dụ "Dự án A", "Ghi chú họp".
- Page (trang): từng trang ghi chú cụ thể trong mỗi mục.
Khác với Word, bạn không bị bó vào lề trang. Bấm vào đâu là gõ được ở đó, chèn ảnh, kéo file PDF vào, vẽ sơ đồ tay nếu dùng bút cảm ứng. Mọi thứ tự lưu, không cần bấm Save.
Vì sao OneNote hợp với ghi chú cá nhân
OneNote đặc biệt tiện cho việc lưu trữ linh tinh mà vẫn tìm lại được:
- Ghi nhanh ý tưởng, danh sách việc cần làm, mật khẩu wifi, ghi chú cuộc gọi.
- Cắt một đoạn web, một ảnh chụp màn hình, dán thẳng vào trang.
- Tìm kiếm toàn văn, kể cả chữ trong ảnh, nên không sợ mất dấu ghi chú cũ.
- Đồng bộ qua OneDrive nên bạn ghi trên điện thoại, mở lại trên máy tính là thấy ngay.
Vì đồng bộ qua OneDrive, dung lượng ghi chú tính vào kho OneDrive của bạn. Với gói Microsoft 365 Personal có 1TB, bạn thoải mái lưu ghi chú kèm ảnh trong nhiều năm.
Dùng OneNote cho làm việc nhóm
OneNote không chỉ để một mình. Khi bạn chia sẻ một notebook cho đồng nghiệp, mọi người cùng xem và sửa trên cùng cuốn sổ theo thời gian thực. Một số cách dùng phổ biến cho nhóm:
- Sổ họp chung: cả nhóm ghi biên bản họp vào một mục, ai vắng cũng đọc lại được.
- Cẩm nang nội bộ: lưu quy trình, hướng dẫn, câu trả lời mẫu cho nhân viên mới.
- Theo dõi dự án: mỗi dự án một mục, gom tài liệu, ghi chú và việc cần làm.
Nếu công ty bạn dùng gói Microsoft 365 Business Standard, OneNote gắn liền với hệ sinh thái Teams và SharePoint, nên một notebook nhóm có thể mở ngay trong kênh làm việc chung, rất tiện cho cộng tác. Với gia đình nhiều người, gói Microsoft 365 Family cho phép mỗi thành viên có sổ riêng mà vẫn chia sẻ được sổ chung như kế hoạch du lịch hay danh sách mua sắm.
OneNote miễn phí và OneNote trong Microsoft 365
Bản OneNote cơ bản tải miễn phí và dùng được ngay với tài khoản Microsoft. Khi bạn có Microsoft 365, OneNote hưởng lợi từ dung lượng OneDrive lớn hơn, đồng bộ ổn định trong hệ sinh thái công việc và tích hợp chặt với Outlook, Teams. Nói cách khác, bạn không phải mua OneNote riêng, nó luôn đi kèm gói.
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp các gói Microsoft 365 chính hãng có sẵn OneNote và toàn bộ bộ ứng dụng Office, kích hoạt trên tài khoản của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Giá đã gồm hóa đơn VAT.
Vài mẹo dùng OneNote hiệu quả
- Tạo ít notebook nhưng nhiều mục và trang, để không bị rối khi số sổ tăng.
- Dùng thẻ (tag) như "To Do", "Quan trọng" để lọc nhanh ghi chú cần theo dõi.
- Ghim OneNote lên thanh tác vụ để mở nhanh mỗi khi có ý tưởng.
- Dùng tính năng chèn cuộc họp từ Outlook để gắn ghi chú vào lịch họp.
Chọn công cụ ghi chú theo việc, không theo thói quen
| Việc | Công cụ hợp | Vì sao |
|---|---|---|
| Ghi chú cá nhân dạng sổ tay, viết tay trên máy tính bảng | Sổ ghi chú dạng trang tự do | Bố cục tự do, viết ở đâu cũng được |
| Biên bản họp có bảng và mục việc cần làm | Sổ ghi chú, hoặc tài liệu văn bản | Sổ tiện hơn nếu cần ghi nhanh nhiều mảnh |
| Danh sách việc cần làm có hạn chót và người phụ trách | Công cụ quản lý công việc | Ghi chú không nhắc hạn và không giao việc được |
| Tài liệu chính thức gửi khách hàng | Trình soạn thảo văn bản | Cần định dạng in ấn chuẩn |
| Cơ sở tri thức chung của cả công ty | Thư viện tài liệu dùng chung | Cần phân quyền và tìm kiếm toàn tổ chức |
Ba điều nên biết trước khi dùng cho cả nhóm
- Sổ ghi chú nhóm sống trong nơi lưu trữ của nhóm. Nghĩa là ai có quyền vào nhóm là đọc được sổ, và giải thể nhóm là mất sổ nếu chưa chuyển đi.
- Nhiều người sửa cùng lúc thì được, nhưng đồng bộ có độ trễ. Hai người sửa cùng một đoạn trong lúc mạng chập chờn sẽ sinh ra hai phiên bản của trang.
- Tìm kiếm chỉ tìm trong sổ bạn đã mở. Sổ ai đó chia sẻ mà bạn chưa mở thì tìm không ra, và đây là nguyên nhân của cảm giác công cụ này tìm kém.
Cấu trúc gợi ý và thói quen giữ sổ không loạn
- Một sổ cho một mục đích lớn, ví dụ một sổ cá nhân và một sổ cho mỗi dự án dài hạn. Đừng tạo sổ mới cho mỗi chủ đề nhỏ.
- Đặt tên trang bắt đầu bằng ngày theo dạng năm tháng ngày với biên bản họp và nhật ký công việc, để chúng tự xếp theo thứ tự.
- Mỗi tháng dọn một lần: chuyển việc cần làm sang công cụ quản lý công việc, chuyển tài liệu đã chốt sang thư viện chung, xóa mảnh vụn.
- Với thông tin quan trọng, đừng để nó chỉ nằm trong sổ ghi chú. Ghi chú là nơi suy nghĩ, không phải nơi lưu trữ chính thức.
Về giấy phép: bản dùng miễn phí đủ cho ghi chú cá nhân. Bản đi kèm gói Microsoft 365 thêm phần lưu trữ theo tài khoản công ty, phân quyền theo nhóm và khả năng khôi phục do quản trị viên quản lý. Với công ty, điểm khác biệt đáng giá nhất vẫn là quyền sở hữu dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc.
Câu hỏi thường gặp
OneNote có miễn phí không?
Bản cơ bản miễn phí với tài khoản Microsoft. Khi có Microsoft 365, bạn dùng OneNote kèm dung lượng OneDrive lớn và tích hợp sâu hơn, nhưng không phải trả riêng cho OneNote.
Ghi chú OneNote lưu ở đâu?
Notebook đồng bộ lên OneDrive, nên ghi chú an toàn trên đám mây và có mặt trên mọi thiết bị bạn đăng nhập. Dung lượng tính vào kho OneDrive của tài khoản.
Nhiều người sửa cùng một trang có bị đè lên nhau không?
OneNote hợp nhất chỉnh sửa của nhiều người khá tốt. Nếu có xung đột hiếm gặp, nó giữ lại các phiên bản để bạn đối chiếu, hạn chế mất nội dung.
OneNote có dùng offline được không?
Có. Bạn ghi chú khi không có mạng, khi kết nối lại nó tự đồng bộ lên OneDrive. Đây là điểm tiện khi làm việc di chuyển.
OneNote khác Word ở chỗ nào?
Word hướng tới văn bản in ấn có bố cục chuẩn, còn OneNote hướng tới ghi chú tự do, chèn linh hoạt và cộng tác nhanh. Hai công cụ bổ trợ nhau chứ không thay thế.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Personal có OneNote
- Microsoft 365 Family cho gia đình
- Microsoft 365 Business Standard cho nhóm
Muốn dùng trọn bộ Microsoft 365 kèm OneNote?
Nếu bạn muốn sở hữu bộ ứng dụng Office đầy đủ kèm OneNote và 1TB OneDrive, nhắn TND qua Messenger để được tư vấn gói phù hợp. License chính hãng, kích hoạt trên tài khoản của bạn, giá đã gồm hóa đơn VAT.
